Digitale Signatur für Unternehmen

Digitale Signatur und elektronische Signatur

Digitale Signatur und elektronische Signatur – ist damit das Gleiche gemeint? Strenggenommen nicht:

• Die digitale Signatur ist ein Verschlüsselungsverfahren, mit dem man die Identität des Unterzeichnenden zweifelsfrei nachprüfen kann. Man verwendet es, um sichere elektronische Signaturen zu erstellen. Es ist also ein technologischer Begriff.
• Die elektronische Signatur (kurz: E-Signatur) meint die digitale Unterschrift an sich. Es ist ein juristischer Begriff und hat deshalb eine genaue Definition. Als E-Signatur gilt jede Verknüpfung von elektronischen Daten, die jemand zum Unterzeichnen verwendet. Ein visueller Schriftzug kann Teil der elektronischen Signatur sein, es ist aber nicht notwendig.

In der Alltagssprache werden oft beide Begriffe verwendet, um über Unterschriften auf digitalen Dokumenten zu sprechen. 

Wichtige Fragen zur elektronischen Signatur für Unternehmen

Vorteile der elektronischen Signatur für Unternehmen

Mit der elektronischen Signatur lassen sich geschäftliche Dokumente aller Art unterschreiben. Sie ist genauso rechtsgültig wie die Unterschrift auf Papier – aber viel effizienter.

Die Vorteile der elektronischen Signatur für Unternehmen sind überzeugend – vor allem, wenn Sie unseren Service von Skribble nutzen:

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Benefits, die digitale Signaturen für Unternehmen bereithalten:

• Ressourcen sparen: Mit der elektronischen Signatur können erhebliche Mengen an Papier und CO2 eingespart werden. Dies trägt zur Nachhaltigkeit im Unternehmen bei.
• Bessere Kundenerfahrung: Sie benötigen im Verkaufsprozess die Unterschrift des Kunden? Auf elektronischem Weg ist das Unterschreiben viel einfacher und bequemer. Ein Vorteil, den besonders B2B-Kunden zu schätzen wissen.
• Image stärken: Elektronische Signaturen vermitteln den Geschäftspartnern und Kunden, dass Ihrem Unternehmen Werte wie Nachhaltigkeit und Innovation am Herzen liegen. 
• Vertraulichkeit gewährleisten: Statt sensible Dokumente per Post zu verschicken, wird lediglich ein Einladungslink versendet. Das unterzeichnete Dokument wird verschlüsselt auf Hochsicherheitsservern gespeichert.
• Vereinfachte Arbeitsabläufe: Aufstehen, drucken und Brief postfertig machen? Mit elektronischen Signaturen ist das nicht mehr nötig. Mitarbeitende erledigen alles am PC, ganz ohne Medienbrüche. Und: Skribble können Sie nahtlos in Ihre gewohnten Systeme einbinden, z. B. Google Drive oder SAP.

Wer profitiert von der digitalen Signatur für Unternehmen?

Welche Dokumente lassen sich elektronisch signieren?

Die elektronische Signatur ist – bis auf seltene Ausnahmen – bei allen Dokumenten rechtsgültig einsetzbar. Sie ist in 3 „Sicherheitsstufen“ verfügbar, den sogenannten E-Signatur-Standards. Je nach Dokument ist ein tieferer oder höherer Standard empfehlenswert.

Die Ausnahmen betreffen jene Dokumente, bei denen per Gesetz die elektronische Form ausgeschlossen ist. Es handelt sich hier um wenige Einzelfälle, dazu zählen z. B. das Testament und die Bürgschaft. 

Rechtsgültig signieren mit digitaler Signatur für Unternehmen

Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen ist EU-weit in der sogenannten eIDAS-Verordnung festgelegt worden (in der Schweiz gilt das ZertES). Diese definiert drei verschiedene E-Signatur-Standards:

• die einfache elektronische Signatur (EES)
• die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
• die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) entspricht dem höchsten Standard. Sie ist der Unterschrift per Hand rechtlich gleichgestellt.

Als einfache elektronische Signatur kann sogar schon eine eingescannte Unterschrift gelten. Für die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur gelten höhere Anforderungen, was die Technologie und Identifizierung betrifft. Beispielsweise muss dort verpflichtend das Verschlüsselungsverfahren der digitalen Signatur und ein qualifiziertes Zertifikat zum Einsatz kommen. 

Ob einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur für Unternehmen: Bei Skribble erhalten Sie alle drei E-Signatur-Standards aus einer Hand.

Die E-Signatur-Standards unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Rechtsgültigkeit und ihrer Beweiskraft:

• Rechtsgültigkeit: Die EES und FES sind bei Dokumenten ohne gesetzliche Formvorschrift rechtsgültig. Die QES ist zusätzlich bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis rechtsgültig. Bei Ausschluss der elektronischen Form ist keine der E-Signaturen rechtsgültig. 
• Beweiskraft: Im Streitfall besitzt die QES maximale Beweiskraft vor Gericht. Es gilt die Beweislastumkehr: Wer die Echtheit einer QES anzweifelt, hat die Bringschuld, einen Beweis dafür zu erbringen. Die FES besitzt hohe, die EES nur geringe Beweiskraft.

Digitale Signatur in das Unternehmen integrieren

Die elektronische Signatur bietet deutliche Effizienzgewinne im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift. Trotzdem mangelt es immer wieder an der Akzeptanz für elektronisches Signieren. Interne und externe Stakeholder wollen erst überzeugt werden. Folgende Tipps helfen Ihnen, den Umstieg reibungslos über die Bühne zu bringen.

1) Klein ausprobieren, dann schrittweise ausweiten

Es empfiehlt sich, zunächst in einem ausgewählten Team und mit ausgewählten Dokumenten zu starten. Überlegen Sie: 

• Welches Team in meinem Unternehmen eignet sich für ein Pilotprojekt? 
• Möchte ich mit einem einfachen oder einem komplexeren Anwendungsfall (höhere Compliance-Anforderungen, mehr Signierende) starten?
• Sollen nur interne oder auch externe Signierende beteiligt sein?

Zudem müssen Anwendungsfälle vorher rechtlich abgeklärt werden.

2) E-Signatur in Workflows einbinden

Der elektronische Signaturprozess sollte optimal in bestehende Workflows eingearbeitet werden. Ziel ist ein umfassendes digitales Vertragsmanagement, bei dem Vertragserstellung, Versand, Signierung und Archivierung nahtlos aneinander anschließen. Prüfen Sie, ob es Sinn ergibt, den digitalen Signaturvorgang per Plug-in oder API in bestehende Systeme zu integrieren.

3) Passenden Anbieter wählen

Ausgehend von z. B. Ihrem Unternehmensstandort, Ihrem Geschäftsbereich und Ihren Anwendungsfällen gilt es, einen passenden E-Signatur-Anbieter auszuwählen. Einige Fragen, die Sie sich beim Anbietervergleich stellen können: 

• Ist die Anwendung einfach und benutzerfreundlich? 
• Werden alle drei E-Signatur-Standards angeboten (und brauche ich das überhaupt)? 
• Müssen eingeladene Personen einen eigenen Account anlegen? 
• Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?

4) Akzeptanz durch Wissen schaffen

Mangelnde Akzeptanz von elektronischen Signaturen liegt oft in fehlendem Wissen begründet. Mit grundlegenden Informationen, z. B. zur Rechtsgültigkeit und Sicherheit der E-Signatur, lässt sich hier gegensteuern. Skribble bietet Ihnen für jeden Ihrer Schritte hilfreiche Informationen. Darüber hinaus sind unsere E-Signing-Experten gern persönlich für Sie da – per Telefon, Chat oder E-Mail.