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Verträge digital unterschreiben: ein Leitfaden
In welcher Situation kann ich Verträge digital unterschreiben? Die kurze Antwort ist: fast immer. In diesem Blogartikel erklären wir die Details dazu: Wann genau darf ich einen Vertrag digital unterschreiben – und welche Ausnahmen gelten? Welche E-Signatur-Standards gibt es und wie wähle ich den passenden Standard für meinen Vertrag? Weiter geben wir konkrete Anleitung, wie Sie selbst eine elektronische Signatur erstellen können.
Vertrag digital unterschreiben – rechtsgültig oder nicht?
Ja, digital unterschriebene Verträge sind prinzipiell rechtsgültig. Es gibt aber einige seltene Vertragstypen, bei denen der Gesetzgeber die elektronische Form explizit ausschließt. Dann ist nur die handschriftliche Version gültig. Außerdem ist zu beachten: Manchmal kommt es auf die Form der digitalen Unterschrift an. Bei vereinzelten Verträgen schreibt das Gesetz die Schriftform vor – und dann ist auf digitalem Weg nur die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur möglich.
Wie sieht eine digitale Unterschrift aus?
Eine digitale Unterschrift kann sehr unterschiedlich aussehen. Maßgebend ist nicht das visuelle Schriftbild, sondern die Technologie dahinter. Die entsprechende Technologie spielt auch eine große Rolle, wenn es um die Unterscheidung der drei E-Signatur-Standards geht:
- die einfache,
- die fortgeschrittene und
- die qualifizierte elektronische Signatur.
Mit allen kann man einen Vertrag digital unterschreiben, aber: Die E-Signatur-Standards unterscheiden sich in ihrer Sicherheit und Aussagekraft vor Gericht.
Einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist ein Sammelbegriff für alle Signaturdienste, die nicht auf fortgeschrittener oder qualifizierter Stufe sind. Sie hat im Streitfall daher auch die geringste Beweiskraft vor Gericht. Die EU-Richtlinie eIDAS regelt diesen Standard nicht genauer und spricht lediglich von der „elektronischen Signatur“. Diese Definition lässt Spielraum für Interpretationen. So gelten auch …
- ein Fingerwisch auf dem Touch-Display,
- eine E-Mail-Signatur oder
- eine eingescannte Unterschrift
… als „einfache“ elektronische Signatur. Der große Vorteil liegt in ihrer Benutzerfreundlichkeit, die einen reibungslosen Ablauf des Signaturprozesses ermöglicht – daher sind heute die meisten weltweit erstellten Signaturen „einfach“. Mit einer EES können Sie im Prinzip jeden Vertrag unterschreiben, für den per Gesetz die Formfreiheit gilt. Bei wichtigen Verträgen empfiehlt sich aber eine höhere Stufe.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss höhere Anforderungen an die technische Sicherheit erfüllen und ist in der eIDAS-Verordnung der EU und dem schweizerischen Signaturgesetz ZertES klar geregelt.
Die Identitätsprüfung des Unterzeichnenden unterliegt hier strengeren Kriterien, die den eindeutigen Rückschluss auf den Unterzeichnenden erlauben. Dies kann zum Beispiel mittels einer Mobiltelefonnummer und SMS-Code geschehen – da in der EU SIM-Karten nur nach vorgängiger Ausweisprüfung herausgegeben werden, gelten Mobiltelefonnummern als sicheres Identitätsmerkmal für eine FES.
Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der höchste gesetzlich definierte Standard der E-Signatur und kann in nahezu allen Fällen die handschriftliche Unterschrift ersetzen – auch dann, wenn die Schriftform verlangt wird. Man kann mit ihr also jede Art von Vertrag digital unterschreiben. Ausgenommen sind lediglich Verträge, die eine notarielle Beglaubigung erfordern oder explizit von Hand unterzeichnet werden müssen – z.B. das Testament.
Die hohe Sicherheit der QES liegt darin, dass der Unterzeichnende sich einer vorgängigen Identitätsprüfung mittels amtlichem Ausweis unterziehen muss und die Signatur mit einem Zertifikat eines anerkannten Vertrauensdienste-Anbieters (VDA) versehen wird.
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Verträge digital unterschreiben – weitere rechtliche Bedingungen
Prinzipiell ist eine Unterschrift rechtsgültig, wenn man auf den Unterzeichnenden rückschließen kann und aus ihr hervorgeht, dass der Unterzeichnende dem Inhalt des signierten Dokuments zustimmt.
Für das Unterschreiben in der digitalen Welt bedeutet das: In den meisten Fällen ist jede Form der digitalen Unterschrift gültig. Allerdings hat nicht jede digitale Unterschrift die gleiche Beweiskraft vor Gericht – diese hängt mitunter vom verwendeten E-Signatur-Standard ab.
Rechtsgültig vs. beweiskräftig: Was ist der Unterschied?
Rechtsgültig ist grundsätzlich jede Form der elektronischen Signatur – es sei denn, die geltende Gesetzgebung verlangt die Schriftform. In diesem Fall ist lediglich eine qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig, wenn man einen Vertrag digital unterschreiben will.
Die verschiedenen Arten von E-Signaturen unterscheiden sich deshalb primär in ihrer Beweiskraft – das heißt, der Aussagekraft vor Gericht, falls es zu einem Rechtsstreit kommt. Generell gilt: Je höher der Sicherheitsstandard und die Qualität der Identifizierung des Unterzeichnenden, desto höher die Beweiskraft. In der Praxis wählen viele Unternehmen aus Sicherheits-Erwägungen einen höheren E-Signatur-Standard als den effektiv erforderlichen.
Welche digitale Unterschrift für welchen Vertrag?
Die folgenden Beispiele sollen aufzeigen, für welchen Anwendungsfall welcher Standard zu empfehlen ist. Bitte beachten Sie aber, dass die finale Bestimmung des erforderlichen E-Signatur-Standards immer Aufgabe eines Juristen ist und je nach Land und Unternehmen stark variieren kann. Alle folgenden Beispiele beziehen sich auf Deutschland.
Beispiele – hier ist eine einfache elektronische Signatur rechtsgültig
- Angebot für Lieferanten
- Bestellung/Auftrag
- organisationsinternes Dokument
- Bekanntmachung
- Kostenvoranschlag
- Datenschutzerklärung
- Dienstleistungsvertrag
- unbefristeter Arbeitsvertrag
- unbefristeter Mietvertrag (Immobilien)
- Makleralleinauftrag
- Übergabeprotokoll
- Mandatsbrief
- NDA (Geheimhaltungsvereinbarung)
Beispiele – hier ist eine einfache elektronische Signatur rechtsgültig, aber eine fortgeschrittene empfehlenswert, um die Beweiskraft zu erhöhen
Die finale Bestimmung des erforderlichen E-Signatur-Standards ist immer Aufgabe eines Juristen und kann je nach Land und Unternehmen stark variieren.
- Mietvertrag
- Kaufvertrag
- einfacher Arbeitsvertrag
- Kontoeröffnung
- Gesellschaftsvertrag (GbR, OHG, KG)
- Geheimhaltungsvereinbarung
- Beschluss der Geschäftsführer einer GmbH
- Patent-, Marken oder Urheberrechtsvertrag
- Sozialversicherungs-/ Rentenversicherungsdokument
- bestimmte Leasingverträge
- Personenversicherung wie bspw. Lebensversicherung, Unfallversicherung oder Berufsunfähigkeitsversicherung, die nicht unter das Geldwäschereigesetz fallen
Tipp für Arbeitgeber: Wussten Sie, dass Sie einen einfachen Arbeitsvertrag digital unterschreiben können – aber dann innerhalb gewisser Fristen die Nachweispflicht (laut NachwG) erfüllen müssen? Für die Nachweispflicht müssen Sie bis dato immer noch die Papierform verwenden.
Beispiele – hier ist nur eine qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig
In den folgenden Fällen müssen Sie die qualifizierte elektronische Signatur wählen, wenn Sie den Vertrag digital unterschreiben möchten.
Zu beachten: Die finale Bestimmung des erforderlichen E-Signatur-Standards ist immer Aufgabe eines Juristen und kann je nach Land und Unternehmen stark variieren.
- Konsumkreditvertrag
- Leiharbeitsvertrag
- befristeter Arbeitsvertrag
- Revisionsbericht
- Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (Zeitarbeit)
- nachvertragliches Wettbewerbsverbot
- befristeter Mietvertrag über ein Jahr Laufzeit (Immobilien)
- Staffel- oder indexierter Miet- oder Leasingvertrag (Immobilien)
- Kündigungsschreiben bei Miet- oder Leasingvertrag (Immobilien)
- Verbraucherdarlehensvertrag
- Bankkontoeröffnung
Beispiele – hier ist die elektronische Form komplett ausgeschlossen
Bei einigen wenigen Dokumenten ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen, diese müssen also zwingend von Hand gezeichnet werden. Bitte beachten Sie, dass auch diese Anforderungen von Land zu Land variieren können. Einige Beispiele für Deutschland:
- Kündigung
- Testament
- Aufhebungsvertrag
- Arbeitszeugnis
- Sozialplan
- Betriebsvereinbarung
Wie kann ich einen Vertrag digital unterschreiben?
Das digitale Unterschreiben eines Vertrages ist keine Hexerei – wählt man die einfache elektronische Signatur, so kann schon ein Scan als digitale Unterschrift gelten. Das Verwenden von echten digitalen Signaturen wie der fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur, die mit dem Zertifikat einer Zertifizierungsstelle (Vertrauensdienste-Anbieter) erstellt werden, erfordern ein Konto bei einem anerkannten Anbieter für E-Signaturen.
Vertrag digital unterschreiben: mit einfacher elektronischer Signatur
Da bereits eine E-Mail-Signatur oder eingescannte Unterschrift als einfache elektronische Signatur gelten, hat wohl jede und jeder schon elektronisch unterschrieben. Solche Signaturen können allerdings einfach kopiert und kaum verifiziert werden. Daher bieten sie wenig Sicherheit.
Es empfiehlt sich daher, auf eine sichere Form der einfachen elektronischen Signatur zurückzugreifen, die verschlüsselt wird und die Identität des Unterzeichnenden verifiziert – zum Beispiel anhand einer überprüften E-Mail-Adresse.
Vertrag online unterschreiben: mit fortgeschrittener elektronischer Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfordert die Verschlüsselung über ein mathematisches Verfahren, das den alleinigen Zugriff des Unterzeichnenden sicherstellt. Weiter muss sie den Rückschluss auf die Identität des Signierenden erlauben. Eine FES erfordert daher fast immer die Dienste eines offiziellen Anbieters von E-Signaturen, der mit Zertifikaten von Zertifizierungsstellen arbeitet. Bei der FES müssen Sie den Vertrag online unterschreiben, das heißt, Ihr Gerät muss mit dem Internet verbunden sein.
Wenn Sie mittels FES einen Vertrag digital unterschreiben möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Schritt: Konto bei einem Anbieter für E-Signaturen erstellen, der FES anbietet
2. Schritt: Sicherstellen, dass FES aktiviert ist
3. Schritt: Das zu signierende Dokument als PDF hochladen
4. Schritt: Signatur auslösen
5. Schritt: Mit etwas bestätigen, das ich besitze (z.B. Mobiltelefon)
Das signierte Dokument kann nun als PDF mit Zertifikat heruntergeladen und verschickt werden.
Vertrag online unterschreiben: mit qualifizierter elektronischer Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur ist stark reglementiert. Sie benötigen dazu das Zertifikat einer von der Regierung anerkannten Zertifizierungsstelle. Der Anspruch an die Qualität der Identifikation des Signierenden ist ebenfalls die höchste – wer mit QES signieren will, muss sich einmalig mit einem amtlichen Ausweis identifizieren. Je nach Rechtsraum kann das über Video, persönlich vor Ort oder mittels Identifikation über Online-Banking geschehen.
1. Schritt: Konto bei einem Anbieter für E-Signaturen erstellen, der QES nach eIDAS / ZertES anbietet
2. Schritt: Identifikation auf höchster Stufe für QES durchführen
3. Schritt: Das zu signierende Dokument als PDF hochladen
4. Schritt: Signatur auslösen
5. Schritt: Mit etwas bestätigen, das ich besitze (z.B. Mobiltelefon) und weiss (z.B. Passwort oder Biometrie)
6. Schritt: Signiertes Dokument als PDF herunterladen
Das signierte Dokument kann nun als PDF mit Zertifikat heruntergeladen und verschickt werden.
Skribble: Die einfachste Lösung für elektronische Signaturen
Sie möchten rechtssicher elektronisch unterschreiben – so einfach wie möglich? Skribble ist ein führender Anbieter für E-Signaturen aus der Schweiz, der alles aus einer Hand bietet. Profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
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- Sofort loslegen und mit jedem E-Signatur-Standard auf Knopfdruck signieren
- Integrierte Identifikationsmethoden, sodass auch das Signieren mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ein Kinderspiel ist
- Zertifikat einer anerkannten Zertifizierungsstelle inkludiert, keine zusätzlichen Anbindungen und Verträge notwendig
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Verträge digital unterschreiben – spart Geld und Zeit
Sie wollen Verträge digital unterschreiben? Das ist in nahezu jedem Fall möglich – die rechtliche Basis dazu haben die Gesetzgeber vor Jahren gelegt. Um mit einer sicheren elektronischen Signatur zu unterschreiben, bedarf es der Dienste eines anerkannten Anbieters für E-Signaturen, der idealerweise mit allen drei gesetzlichen Standards arbeitet: der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur.
Vertrag digital unterschreiben: häufige Fragen
Nein. Der Begriff der elektronischen Signatur ist in erster Linie ein juristischer. Darunter ist jede Form von Zustimmung zu einem Dokument zu verstehen, die auf dem elektronischen Weg erfolgt – so zum Beispiel auch eine eingescannte Unterschrift. Eine digitale Signatur hingegen ist ein mathematisches Verschlüsselungsverfahren, um eine sichere Form der elektronischen Signatur herzustellen.
