Im Auftrag unterschreiben: Was gilt bei der Unterschrift in Vertretung?

Die Chefin ist verreist, aber eine dringende Bestellung liegt auf dem Tisch, für die es ihre Unterschrift benötigt. Können Mitarbeitende für sie im Auftrag unterschreiben? Und braucht es dazu eine schriftliche Vollmacht? In diesem Beitrag erklären wir im Detail, worauf es ankommt, wenn Sie ohne rechtliches Risiko für eine andere Person unterschreiben möchten.

Unterschrift im Auftrag: das Wichtigste in Kürze

• Eine Unterschrift im Auftrag für andere ist jederzeit möglich, wenn Sie eine entsprechende Vollmacht dazu haben.
• Die Vollmacht kann mündlich oder schriftlich erteilt werden, empfehlenswert ist aber die schriftliche Form.
• Um im Auftrag zu unterschreiben, nutzen Sie Ihren eigenen Namen und setzen davor das Kürzel „i. A.“ (im Auftrag) oder „i. V.“ (in Vollmacht).
• Noch einfacher als die Unterschrift in Vertretung: Mit einer digitalen Signatur ist das Unterschreiben von überall aus möglich – auch auf Geschäftsreise.

Im Auftrag unterschreiben: Regelungen im Detail 

Prinzipiell ist es kein Problem, für eine andere Person zu unterschreiben – zumindest wenn die Voraussetzungen stimmen. Worauf Sie achten müssen und wie Sie vorgehen, erfahren Sie im Folgenden.

Hinweis: Der gesamte Beitrag bezieht sich auf die Regelungen im deutschen Recht.

Was bedeutet eine Unterschrift aus rechtlicher Sicht?

Aus rechtlicher Sicht hat die Unterschrift meist die Funktion einer Willenserklärung: Sie erklären damit Ihre willentliche Zustimmung zum Inhalt eines bestimmten Dokuments, das dann eine bestimmte rechtliche Wirkung entfaltet. 

Im Folgenden wird es immer um Unterschriften gehen, die mit rechtlichen Folgen verbunden sind. Wenn man auf diese Weise für jemand anderen unterschreibt, dann tritt man als dessen rechtlicher Stellvertreter auf. In Deutschland kommen dann die Paragrafen zu „Vertretung und Vollmacht“ aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch zur Anwendung (§§ 164 ff. BGB).

Gut zu wissen: Es gibt natürlich auch Unterschriften, die keine rechtlichen Folgen haben – und dann gibt es für das Unterschreiben im Auftrag auch keine rechtlichen Vorgaben. Ein Beispiel: Max Müller unterschreibt eine Geburtstagskarte anstelle seiner Schwester mit „i. V. Max“. Diese Unterschrift hat keinerlei rechtliche Folgen und stellt keine Willenserklärung dar – deshalb muss sich Max auch keine Gedanken darüber machen, ob er das darf oder nicht.

Wer darf für andere unterschreiben?

Grundsätzlich darf jeder für eine andere Person unterschreiben, sofern diese ihm dazu die Vollmacht übertragen hat. Die Vollmacht muss nicht unbedingt schriftlich vorliegen, sie kann auch mündlich erteilt werden. Eine Vorschrift für ihre Form gibt es nicht (§ 167 BGB).

Eine schriftliche Vollmacht ist aber natürlich empfehlenswert, um im Zweifel einen Nachweis zu haben. Denn: Wer einen Vertrag für jemand anderen schließt, ohne die entsprechende Vollmacht zu besitzen, der kann zur Erfüllung des Vertrags oder zu Schadensersatz verpflichtet werden (§ 179 BGB).

Es gibt auch Ausnahmen für die Unterschrift in Vertretung – nämlich sogenannte „höchstpersönliche Rechtsgeschäfte“. Diese muss man selbst abschließen und darf sich nicht vertreten lassen. Dazu gehören z. B. die Eheschließung oder die Errichtung eines Testaments.

Wann darf ich im Auftrag unterschreiben?

Sie dürfen dann im Auftrag für andere unterschreiben, wenn diese Ihnen eine Vollmacht („Vertretungsmacht“) dafür erteilt haben. Eine Vollmacht kann für eine einzelne Unterschrift gelten, für eine bestimmte Art von Handlungen oder auch ganz generell für alle Rechtsgeschäfte. 

Im Auftrag unterschreiben: Welcher Name kommt aufs Papier?

Wenn Sie im Auftrag für jemanden unterschreiben, dann nutzen Sie immer Ihren eigenen Namen. Das ist sehr wichtig, denn wenn Sie mit einem fremden Namen unterschreiben, machen Sie sich unter Umständen wegen Urkundenfälschung strafbar.

Es ist außerdem ratsam, vor den eigenen Namen die Buchstaben „i. A.“ (im Auftrag) oder „i. V.“ (in Vollmacht) zu setzen. Ihrem Vertragspartner muss klar sein, dass er nicht mit Ihnen, sondern der vertretenen Person den Vertrag schließt. (§ 164 BGB)

Beispiel: Max Müller möchte für seine Schwester Marion Müller unterschreiben. In das Feld, das für ihre Unterschrift vorgesehen ist, schreibt er „i. V. Max Müller“.

Kann ich auch ohne Vollmacht im Auftrag unterschreiben?

Wenn Sie ohne jegliche Vollmacht einen Vertrag unterschreiben und der von Ihnen Vertretene nimmt diesen Vertrag nicht an, können Sie selbst zur Erfüllung dieses Vertrags oder zu Schadensersatz verpflichtet werden (§ 179 BGB). Strafbar machen Sie sich aber nicht.

Grundsätzlich ist mit „Vollmacht“ aber nicht unbedingt ein Schriftstück gemeint. Eine mündliche Zusage des Auftraggebers reicht aus und gilt ebenso als Vollmacht. Als unterzeichnende Person tragen Sie dann allerdings das Risiko, die Erteilung der Vollmacht evtl. nicht nachweisen zu können. Bei wichtigen Schriftstücken (z. B. Kauf-, Arbeits- oder Mietverträgen) ist eine schriftliche Vollmacht deshalb unbedingt anzuraten.

Im Auftrag, in Vertretung, in Vollmacht unterschreiben – was sind die Unterschiede?

Wenn man kennzeichnen möchte, dass man eine Unterschrift für jemand anderen abgibt, kann man dies mit verschiedenen Kürzeln tun:

• i. A. – „im Auftrag“
• i. V. – „in Vollmacht“ oder auch „in Vertretung“
• ppa. – „per procura autoritate“

Das Kürzel „ppa.“ darf man nur verwenden, wenn man auch wirklich Prokurist eines Unternehmens ist (HGB § 57). Der Unterschied zwischen „im Auftrag unterschreiben“, „in Vollmacht unterschreiben“ und „in Vertretung unterschreiben“ ist jedoch nicht klar geregelt.

Es gibt die Auffassung, dass das Kürzel „i. A.“ nur meint, ein Überbringer der Botschaft zu sein und somit keine eigene Willenserklärung abzugeben. Mit dem Kürzel „i. V.“ würde hingegen deutlich, dass man tatsächlich als Vertreter handelt und eine eigene Willenserklärung abgibt.

Im Rechtsfall kommt es aber immer auf die Gesamtumstände an, d. h. das Kürzel allein entscheidet nicht, ob man anhand der Unterschrift nur als Bote oder tatsächlich als Vertreter eingestuft wird. 

Fazit: Sie sollten es auf jeden Fall kennzeichnen, wenn Sie für jemand anderen unterschreiben. Ob Sie dafür das Kürzel „i. A.“ oder „i. V.“ verwenden, macht in den meisten Fällen keinen Unterschied – vor allem, wenn aus den Umständen sowieso hervorgeht, dass Sie als Vertreter für eine Person handeln. Das Kürzel „ppa.“ dürfen Sie nur verwenden, wenn Sie als Prokurist für ein Unternehmen agieren.

Mit einer digitalen Unterschrift kann jeder Einzelne ortsunabhängig unterzeichnen

Welche Arten der Vollmacht gibt es?

Man kann Vollmachten in unterschiedliche Arten einteilen – je nachdem, wie umfangreich diese sind:

• Spezial- oder Einzelvollmacht: Hier bekommt man nur die Vollmacht für ein bestimmtes Rechtsgeschäft, z. B. eine einzelne Unterschrift auf einem bestimmten Dokument.
• Gattungs- oder Artvollmacht: Hier bekommt man die Vollmacht, eine bestimmte Gattung an Rechtsgeschäften durchzuführen, z. B. regelmäßige Bestellungen aufzugeben.
• Generalvollmacht: Hier bekommt man die Vollmacht, alle Rechtsgeschäfte für jemanden abzuschließen, bei denen eine Vertretung erlaubt ist (ausgenommen ist z. B. die Eheschließung, da es sich hierbei um ein höchstpersönliches Rechtsgeschäft handelt).

Unterschreiben im Auftrag: Regelungen im Geschäftskontext

Die Unterschrift im Auftrag kommt wohl im geschäftlichen Kontext am häufigsten vor. Von Bestellungen über Personaldokumente bis hin zur Kreditaufnahme: Die Firmenleitung kann unmöglich alle relevanten Dokumente selbst unterschreiben. Gleichzeitig geht es hier oft um hohe Summen. Eine juristisch einwandfreie Regelung bezüglich Unterschriften ist deshalb unerlässlich.

Wann darf ich im Unternehmen für andere unterschreiben?

Prinzipiell gelten die gleichen Regeln wie sonst auch: Wer die passende Vollmacht hat, darf im Auftrag für andere unterschreiben. Ein schriftlicher Nachweis der Vollmacht ist im Business-Kontext besonders wichtig, damit Unterzeichnende auf der sicheren Seite stehen.

Eine Besonderheit ist: Zusätzlich zu den Paragrafen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), die das allgemeine Stellvertreterrecht regeln, kommen noch ein paar zusätzliche Regelungen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) zur Anwendung. Dort sind nämlich zwei spezielle Arten der Vollmacht definiert.

Spezielle Arten der Vollmacht nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

Im Handelsgesetzbuch sind folgende Arten der Vollmacht definiert: 

1) Prokura

Eine Prokura ist eine besonders umfangreiche Vollmacht. Wem eine Prokura erteilt wurde, darf im Namen des Unternehmens alle Rechtshandlungen, gerichtlichen und außergerichtlichen Handlungen vornehmen, die der Betrieb eines Handelsgeschäfts mit sich bringt (ausgenommen Grundstücksgeschäfte). (§ 49 HGB)

2) Handlungsvollmacht

Die Handlungsvollmacht ist nicht ganz so umfassend wie die Prokura. Es gibt ein paar Rechtshandlungen, die man mit Handlungsvollmacht nicht ausführen darf, beispielsweise ein Darlehen aufnehmen oder einen Prozess führen. Ansonsten liegt es an demjenigen, der die Handlungsvollmacht erteilt, den Umfang der Vollmacht zu bestimmen (§ 54 HGB).

Sie kann z. B. gelten für …

• ein bestimmtes Geschäft (Einzelhandlungsvollmacht) 
• eine bestimmte Art von Geschäften (Arthandlungsvollmacht) oder 
• alle Geschäfte, die mit dem Betrieb des Unternehmens gewöhnlich einhergehen (Generalhandlungsvollmacht).

Welches Kürzel ist zu verwenden: i. A., i. V. oder ppa.?

Je nach Art der Vollmacht ist ein unterschiedliches Kürzel zu verwenden. Dazu gibt es im Handelsgesetzbuch explizite Vorschriften.

• Prokura: Wer als Prokurist bzw. Prokuristin unterschreibt, muss das mit einem Zusatz deutlich machen (§ 51 HGB). Üblich ist beispielsweise der Zusatz „ppa.“ (lat. per procura autoritate – aufgrund erteilter Prokura).
• Handlungsvollmacht: Wer mit einer Handlungsvollmacht unterschreibt, darf gerade nicht mit einem Zusatz unterschreiben, der eine Prokura andeutet (§ 57 HGB). Üblich ist der Zusatz  „i. V.“(in Vollmacht) bei der Generalhandlungsvollmacht sowie die Zusätze „i. V.“ oder „i. A.“ bei der Art- und Einzelhandlungsvollmacht.

Was bedeutet 'i.A.' bei einer Unterschrift?

'i.A.' bei einer Unterschrift steht für "im Auftrag" und zeigt an, dass die Person, die unterschreibt, dies im Auftrag einer anderen Person oder einer Organisation tut.

Als Alternative: selbst unterschreiben auf digitalem Weg

Beim Unterschreiben im Auftrag gibt es also einiges zu beachten. Unkomplizierter ist es, die betreffende Person unterschreibt einfach selbst. Mit einer digitalen Unterschrift geht das von überall aus und zu jeder Zeit. Ob Geschäftsreise oder Home-Office: Digital unterzeichnen Sie in wenigen Klicks am Smartphone, PC oder Tablet und genauso rechtsgültig wie per Hand.

Die wichtigsten Vorteile der digitalen Unterschrift auf einen Blick:

Mit Skribble ist das digitale Unterschreiben denkbar einfach: In wenigen Schritten können Sie das Dokument auf unsere Plattform hochladen und auf Knopfdruck signieren. Bei uns erhalten Sie digitale Unterschriften in den drei rechtlich anerkannten E-Signatur-Standards und sind damit für alle Anwendungsfälle gerüstet.

In Vertretung unterschreiben: häufige Fragen

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