Unterschrift mit i. A.: So funktioniert das Unterschreiben im Auftrag rechtsgültig

Wenn Sie im Auftrag einer anderen Person oder Organisation unterschreiben sollen, sind oft viele Fragen offen: Brauche ich eine schriftliche Vollmacht? Muss ich meinen eigenen Namen verwenden oder den der vertretenen Person? Und wie funktioniert das Ganze mit einer elektronischen Signatur?

Unterschrift im Auftrag (i. A.) – Das Wichtigste in Kürze

• Eine Unterschrift im Auftrag für andere ist jederzeit möglich, wenn Sie eine entsprechende Vollmacht dazu haben.
• Die Vollmacht kann mündlich oder schriftlich erteilt werden, empfehlenswert ist aber die schriftliche Form.
• Um im Auftrag zu unterschreiben, nutzen Sie Ihren eigenen Namen und setzen davor das Kürzel „i. A.“ (im Auftrag) oder „i. V.“ (in Vollmacht).
• Noch einfacher als die Unterschrift in Vertretung: Mit einer digitalen Signatur ist das Unterschreiben von überall aus möglich, auch aufGeschäftsreise.

Im Auftrag unterschreiben: Regelungen im Detail 

Prinzipiell ist es kein Problem, für eine andere Person zu unterschreiben – zumindest wenn die Voraussetzungen stimmen. Worauf Sie achten müssen und wie Sie vorgehen, erfahren Sie im Folgenden.

Was bedeutet eine Unterschrift aus rechtlicher Sicht?

Aus rechtlicher Sicht hat die Unterschrift meist die Funktion einer Willenserklärung: Sie erklären damit Ihre willentliche Zustimmung zum Inhalt eines bestimmten Dokuments, das dann eine bestimmte rechtliche Wirkung entfaltet. 

Im Folgenden wird es immer um Unterschriften gehen, die mit rechtlichen Folgen verbunden sind. Wenn man auf diese Weise für jemand anderen unterschreibt, dann tritt man als dessen rechtlicher Stellvertreter auf. In Deutschland kommen dann die Paragrafen zu „Vertretung und Vollmacht“ aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch zur Anwendung (§§ 164 ff. BGB).

Wer darf für andere unterschreiben?

Grundsätzlich darf jeder für eine andere Person unterschreiben, sofern diese ihm dazu die Vollmacht übertragen hat. Die Vollmacht muss nicht unbedingt schriftlich vorliegen, sie kann auch mündlich erteilt werden. Eine Vorschrift für ihre Form gibt es nicht (§ 167 BGB).

Eine schriftliche Vollmacht ist aber natürlich empfehlenswert, um im Zweifel einen Nachweis zu haben. Denn: Wer einen Vertrag für jemand anderen schließt, ohne die entsprechende Vollmacht zu besitzen, der kann zur Erfüllung des Vertrags oder zu Schadensersatz verpflichtet werden (§ 179 BGB).

Es gibt auch Ausnahmen für die Unterschrift in Vertretung. Dabei handelt es sich um sogenannte „höchstpersönliche Rechtsgeschäfte“. Diese muss man selbst abschließen und darf sich nicht vertreten lassen. Dazu gehören z. B. die Eheschließung oder die Errichtung eines Testaments.

Wann darf ich i. A. unterschreiben?

Sie dürfen dann im Auftrag für andere unterschreiben, wenn diese Ihnen eine Vollmacht („Vertretungsmacht“) dafür erteilt haben. Eine Vollmacht kann für eine einzelne Unterschrift gelten, für eine bestimmte Art von Handlungen oder auch ganz generell für alle Rechtsgeschäfte. 

Im Unternehmenskontext sieht das etwas anders aus. Ein Unternehmen ist eine juristische Person. Das bedeutet: Es kann selbst keine Unterschriften leisten. Stattdessen handeln immer natürliche Personen im Namen des Unternehmens. In der Praxis geschieht das sehr häufig mit dem Kürzel „i. A.“.

Typische Situationen sind z. B. die Unterzeichnung von Personalunterlagen durch die Assistenz der Geschäftsführung oder das Versenden von Angeboten durch Mitarbeitende im Vertrieb.

Wichtig ist jedoch die Vertretungsbefugnis:

• Mitarbeitende dürfen nur dann „i. A.“ unterschreiben, wenn ihnen dies von der Geschäftsführung oder einer entsprechend berechtigten Person ausdrücklich erlaubt wurde.
• Die Erlaubnis kann formlos sein, etwa durch eine mündliche Anweisung, eine interne Richtlinie oder durch die jeweilige Stellenbeschreibung.
• Für rechtlich bindende Dokumente (z. B. Verträge mit Dritten) ist ein schriftlicher Nachweis der Vollmacht dringend zu empfehlen, damit im Streitfall Klarheit herrscht.

Im Auftrag unterschreiben: Welcher Name kommt aufs Papier?

Wenn Sie im Auftrag für jemanden unterschreiben, dann nutzen Sie immer Ihren eigenen Namen. Das ist sehr wichtig, denn wenn Sie mit einem fremden Namen unterschreiben, machen Sie sich unter Umständen wegen Urkundenfälschung strafbar.

Es ist außerdem ratsam, vor den eigenen Namen die Abkürzungen „i. A.“ (im Auftrag) oder „i. V.“ (in Vollmacht) zu setzen. Ihrem Vertragspartner muss klar sein, dass er nicht mit Ihnen, sondern der vertretenen Person den Vertrag schließt. (§ 164 BGB)

Kann ich auch ohne Vollmacht im Auftrag unterschreiben?

Wenn Sie ohne jegliche Vollmacht einen Vertrag unterschreiben und der von Ihnen Vertretene nimmt diesen Vertrag nicht an, können Sie selbst zur Erfüllung dieses Vertrags oder zu Schadensersatz verpflichtet werden (§ 179 BGB). Strafbar machen Sie sich aber nicht.

Grundsätzlich ist mit „Vollmacht“ aber nicht unbedingt ein Schriftstück gemeint. Eine mündliche Zusage des Auftraggebers reicht aus und gilt ebenso als Vollmacht. Als unterzeichnende Person tragen Sie dann allerdings das Risiko, die Erteilung der Vollmacht evtl. nicht nachweisen zu können. Bei wichtigen Schriftstücken (z. B. Kauf-, Arbeits- oder Mietverträgen) ist eine schriftliche Vollmacht deshalb unbedingt anzuraten.

Im Auftrag, in Vertretung, in Vollmacht unterschreiben: Was sind die Unterschiede?

Wer für eine andere Person oder ein Unternehmen unterschreibt, nutzt häufig ein Kürzel, um die Vertretung kenntlich zu machen. Die gängigsten Abkürzungen lauten:

• i. A.: Abkürzung für „im Auftrag“
• i. V.: Abkürzung für „in Vollmacht“ oder „in Vertretung“
• ppa.: Abkürzung für „per procura autoritate“ (nur bei Prokura)

i. A. – im Auftrag unterschreiben

Die Abkürzung „i. A.“ steht für „im Auftrag“. Sie wird verwendet, wenn eine Person ein Dokument stellvertretend für jemand anderen unterzeichnet, dabei aber nicht unbedingt selbst rechtlich handelt. Typisch ist das in Unternehmen, Behörden oder Kanzleien, etwa wenn eine Assistenz eine Nachricht, eine Einladung oder eine interne Freigabe weiterleitet.

Gerade bei Routinekorrespondenz oder einfachen Geschäftsvorgängen wird häufig mit „i. A.“ unterschrieben. Oft geschieht das auch ohne schriftliche Vollmacht. In diesen Fällen tritt die unterzeichnende Person formal als Bote auf: Sie überbringt eine Erklärung, gibt aber keine eigene Willenserklärung ab.

i. V. – in Vollmacht oder Vertretung unterschreiben

Das Kürzel „i. V.“ steht für „in Vollmacht“ oder „in Vertretung“. Es wird genutzt, wenn eine eigene Willenserklärung im Namen einer anderen Person oder Organisation abgegeben wird, z. B. beim Unterzeichnen eines Vertrags. Wer mit „i. V.“ unterschreibt, muss daher über eine Vollmacht verfügen.

Im Zweifel ist „i. V.“ die klarere Variante, um eine rechtliche Vertretung zu kennzeichnen.

ppa. – nur mit erteilter Prokura

Die Abkürzung „ppa.“ (lat. per procura autoritate) darf nur führen, wer durch ein Unternehmen formell mit Prokura ausgestattet wurde (§ 57 HGB). Prokuristinnen und Prokuristen handeln mit umfassender Vollmacht im Handelsverkehr, etwa bei Vertragsabschlüssen oder rechtlichen Erklärungen.

Wer ohne entsprechende Eintragung im Handelsregister mit „ppa.“ unterschreibt, handelt unzulässig und kann das Unternehmen rechtlich nicht wirksam vertreten.

i. A. oder i. V.: Welche Abkürzung passt zu welcher Unterschrift?

Ob Sie mit „i. A.“ oder „i. V.“ unterschreiben, macht in vielen Alltagssituationen keinen großen Unterschied, solange für alle Beteiligten klar ist, dass Sie im Namen einer anderen Person handeln. Wichtig ist:

• Verwenden Sie immer Ihr eigenes Namenskürzel.
• Nutzen Sie i. V., wenn Sie ausdrücklich mit Vollmacht rechtsverbindlich unterschreiben.
• Verwenden Sie ppa. ausschließlich, wenn Sie Prokura besitzen.

Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, die gewählte Form der Vertretung auch im Dokument selbst kurz zu erläutern, z. B. durch einen Hinweis in der Fußzeile oder im Begleittext.

Welche Arten der Vollmacht gibt es?

Man kann Vollmachten in unterschiedliche Arten einteilen. Dies geschieht je nachdem, wie umfangreich diese sind:

• Spezial- oder Einzelvollmacht: Hier bekommt man nur die Vollmacht für ein bestimmtes Rechtsgeschäft, z. B. eine einzelne Unterschrift auf einem bestimmten Dokument.
• Gattungs- oder Artvollmacht: Hier bekommt man die Vollmacht, eine bestimmte Gattung an Rechtsgeschäften durchzuführen, z. B. regelmäßige Bestellungen aufzugeben.
• Generalvollmacht: Hier bekommt man die Vollmacht, alle Rechtsgeschäfte für jemanden abzuschließen, bei denen eine Vertretung erlaubt ist (ausgenommen ist z. B. die Eheschließung, da es sich hierbei um ein höchstpersönliches Rechtsgeschäft handelt).
• Untervollmacht: Hier geht es um die Weitergabe einer bereits erteilten Vollmacht an eine dritte Person. Sie ist nur wirksam, wenn die Hauptvollmacht die Erteilung einer Untervollmacht ausdrücklich erlaubt. Der Umfang der Untervollmacht darf den der Hauptvollmacht nicht überschreiten.

Unterschreiben i. A. und i. V.: Regelungen im Geschäftskontext

Die Unterschrift im Auftrag kommt wohl im geschäftlichen Kontext am häufigsten vor. Von Bestellungen über Personaldokumente bis hin zur Kreditaufnahme: Die Firmenleitung kann unmöglich alle relevanten Dokumente selbst unterschreiben. Gleichzeitig geht es hier oft um hohe Summen. Eine juristisch einwandfreie Regelung bezüglich Unterschriften ist deshalb sehr wichtig.

Wann darf ich im Unternehmen für andere unterschreiben?

Prinzipiell gelten die gleichen Regeln wie sonst auch: Wer die passende Vollmacht hat, darf im Auftrag für andere unterschreiben. Ein schriftlicher Nachweis der Vollmacht ist gerade im Business-Kontext wichtig, damit Unterzeichnende auf der sicheren Seite stehen.

Eine Besonderheit ist: Zusätzlich zu den Paragrafen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), die das allgemeine Stellvertreterrecht regeln, kommen noch ein paar zusätzliche Regelungen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) zur Anwendung. Dort sind nämlich zwei spezielle Arten der Vollmacht definiert.

Spezielle Arten der Vollmacht nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

Im Handelsgesetzbuch sind folgende Arten der Vollmacht definiert: 

1) Prokura

Eine Prokura ist eine besonders umfangreiche Vollmacht. Wem eine Prokura erteilt wurde, darf im Namen des Unternehmens alle Rechtshandlungen, gerichtlichen und außergerichtlichen Handlungen vornehmen, die der Betrieb eines Handelsgeschäfts mit sich bringt (ausgenommen Grundstücksgeschäfte). (§ 49 HGB)

2) Handlungsvollmacht

Die Handlungsvollmacht ist nicht ganz so umfangreich wie die Prokura. Es gibt ein paar Rechtshandlungen, die man mit Handlungsvollmacht nicht ausführen darf, beispielsweise ein Darlehen aufnehmen oder einen Prozess führen. Ansonsten liegt es an demjenigen, der die Handlungsvollmacht erteilt, den Umfang der Vollmacht zu bestimmen (§ 54 HGB).

Sie kann z. B. gelten für …

• ein bestimmtes Geschäft (Einzelhandlungsvollmacht) 
• eine bestimmte Art von Geschäften (Arthandlungsvollmacht) oder 
• alle Geschäfte, die mit dem Betrieb des Unternehmens gewöhnlich einhergehen (Generalhandlungsvollmacht). 

Welches Kürzel ist zu verwenden: i. A., i. V. oder ppa.?

Je nach Art der Vollmacht ist ein unterschiedliches Kürzel zu verwenden. Dazu gibt es im Handelsgesetzbuch explizite Vorschriften.

• Prokura: Wer als Prokurist bzw. Prokuristin unterschreibt, muss das mit einem Zusatz deutlich machen (§ 51 HGB). Üblich ist beispielsweise der Zusatz „ppa.“ (lat. per procura autoritate: aufgrund erteilter Prokura).
• Handlungsvollmacht: Wer mit einer Handlungsvollmacht unterschreibt, darf gerade nicht mit einem Zusatz unterschreiben, der eine Prokura andeutet (§ 57 HGB). Üblich ist der Zusatz „i. V.“ (in Vollmacht) bei der Generalhandlungsvollmacht sowie die Zusätze „i. V.“ oder „i. A.“ bei der Art- und Einzelhandlungsvollmacht.

Statt im Auftrag: Selbst unterschreiben auf digitalem Weg

Beim Unterschreiben im Auftrag gibt es also einiges zu beachten. Unkomplizierter ist es, wenn die betreffende Person einfach selbst unterschreibt. Mit einer digitalen Unterschrift geht das von überall aus und zu jeder Zeit. Auf Geschäftsreise oder im Home-Office: Digital unterzeichnen Sie in wenigen Klicks am Smartphone, PC oder Tablet und genauso rechtsgültig wie per Hand.

Mit Skribble ist das digitale Unterschreiben denkbar einfach: In wenigen Schritten können Sie das Dokument auf unsere Plattform hochladen und auf Knopfdruck signieren. Bei uns erhalten Sie digitale Unterschriften in den drei rechtlich anerkannten E-Signatur-Standards und sind damit für alle Anwendungsfälle gerüstet.

Im Auftrag (i. A.) unterschreiben – Häufige Fragen und Antworten

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren