Skribble
Rückversicherer Korean Re Switzerland nutzt E-Signaturen, um Kundenverträge digital zu unterschreiben
Das Potenzial der elektronischen Signatur für die vertragslastige Versicherungsbranche ist enorm – trotzdem nehmen die meisten Policen noch immer den Umweg über den Drucker und die Post, um sie von Hand zu unterzeichnen. Ein enormer Zeit- und Ressourcenverschleiss. Hohe Anforderungen an Sicherheit und Compliance haben den Schritt zur E-Signatur bisher verhindert. Dass es auch ganz anders geht, zeigt das Team von Korean Reinsurance Switzerland AG (Korean Re Switzerland).
Sven Siegin ist Head of Risk Management and Compliance und war bei der Einführung der E-Signatur bei Korean Re Switzerland federführend. Wir freuen uns, ihn heute über seine Erfahrungen mit der E-Signatur im Versicherungsumfeld zu befragen.
Herr Siegin, können Sie kurz ein paar Worte zu Koren Re Switzerland sagen?
Die Korean Re Gruppe mit Hauptsitz in Seoul (Südkorea) ist ein global führender Rückversicherer, der seinen Kunden als zuverlässiger Geschäftspartner hochwertige Rückversicherungs-Dienstleistungen anbietet. Mit dem langfristigen Ziel, zu den Top 3 der Rückversicherer weltweit zu gehören, ist die Korean Re Gruppe auch auf dem europäischen Markt seit fast 20 Jahren aktiv. Korean Re Switzerland wurde 2019 als FINMA regulierte und eigenständig kapitalisierte Tochtergesellschaft gegründet, um im europäischen Markt die weitere Geschäftsentwicklung voranzutreiben.
Welche Herausforderungen haben Sie dazu bewogen, auf die E-Signatur umzusteigen?
Die primäre Herausforderung war bei uns dieselbe wie in der ganzen Versicherungsbranche – eine weitergehende Digitalisierung unserer Prozesse. Die für Verträge und Policen erforderliche doppelte handschriftliche Unterschrift war da bisher eine zeitraubende Umständlichkeit.
Blicken wir kurz zurück an die Zeit vor der Einführung der E-Signatur bei Korean Re Switzerland: Welche Vorbehalte hatten Sie gegenüber digitalen Signaturen?
Die Umstellung auf E-Signing in einer derart regulierten Branche wie der unseren kostet schon Überwindung – das ist auch der Grund, weshalb sich viele Versicherungen damit noch schwertun. Wir hatten besonders hinsichtlich der nationalen und internationalen Rechtsgültigkeit einige Bedenken. Auch in Bezug auf die Einfachheit in der Handhabung hatten wir Fragen.
Welche Argumente haben diese Zweifel letztlich ausgeräumt?
Skribble bietet die qualifizierte elektronische Signatur (QES) an, welche der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt ist – das hat unsere Bedenken hinsichtlich Rechtssicherheit beseitigt. Gleichzeitig ist die Handhabung von Skribble so anwenderfreundlich und einfach, dass wir uns für den Schritt in Richtung Digitalisierung entschieden haben.
Wie sind Sie bei der Suche nach dem richtigen Anbieter vorgegangen? Welches waren Ihre Entscheidungskriterien?
Als wir begannen, uns mit dem Thema auseinandersetzen, kannten wir uns auf dem Markt der E-Signatur noch nicht aus.
Wir analysierten die verschiedenen Anbieter. Zentrales Kriterium war für uns die Abdeckung aller E-Signatur-Standards und ganz besonders eine vollintegrierte und benutzerfreundliche Lösung für die QES. Zudem bietet Skribble einfache Lösungen für die für QES erforderliche Identifikation nach Schweizer und EU-Recht an.
Wofür brauchen Sie die E-Signatur?
Wir signieren mit der E-Signatur praktische alle Rückversicherungsverträge mit unseren Kunden, aber auch alle Dokumente im Umgang mit Behörden und anderen Vertragsparteien. Da auch bei uns die meisten Verträge per E-Mail eintreffen, ersparen wir uns den Umweg über den Drucker und unterschreiben direkt online. Hinzu kommt, dass die physische Unterschrift während der COVID-19 Pandemie gar nicht mehr praktikabel gewesen wäre.
Gibt es weitere Prozesse, bei denen die E-Signatur besonders hilfreich ist?
In erster Linie nutzen wir Skribble für die Kundenverträge. Im 4. Quartal erneuern wir einen Grossteil der Policen für das kommende Jahr. Es ist ein sehr kompakter Zeitraum, in dem wir enorm viele Verträge unterschreiben müssen. Mit der E-Signatur können wir dies effizient und einfach umsetzen.
Können Sie das näher ausführen?
Wir haben seit der Einführung im Herbst 2020 einen Grossteil der Verträge – insgesamt mehr als 1000 an der Zahl – mit Skribble signiert. Neben den erwähnten Kundenverträgen sind das auch offizielle Berichte auf unserer Website sowie Dokumente, die wir für unseren Mutterkonzern in Seoul unterzeichnen.
Welche Abteilungen bei Korean Re Switzerland nutzen Skribble?
Sämtliche Mitarbeitende aller Funktionen und Hierarchien nutzen bereits Skribble, der Kugelschreiber hat bei uns weitestgehend ausgedient. Es ist wirklich super, dass die QES rechtlich auf der gleichen Stufe ist wie die handschriftliche Unterschrift.
Sie haben gesagt, dass Sie primär mit der QES signieren. Wenden Sie auch die anderen rechtlich definierten E-Signatur-Standards an, sprich die einfache (EES) und die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)?
Nein. Wir haben nach internen Abwägungen für alle Mitarbeitenden die QES nach Schweizer Recht als Standard definiert und unterschreiben Dokumente mit der höchsten Sicherheitsstufe und maximaler Beweiskraft. So sind wir immer auf der sicheren Seite.
Wie ist Ihre Erfahrung mit Skribble?
Unsere Erfahrung ist durchwegs positiv. Der ganze Prozess vom ersten Kontakt bis hin zur unternehmensweiten Einführung war komplett reibungslos. Wir mussten auch keine Schulungen durchführen, da das Tool sehr intuitiv ist und bisher nur positive Rückmeldungen ausgelöst hat.
Nutzen Sie Skribble über den Browser oder haben Sie eine Anbindung an die eigenen Systeme vorgenommen?
Wir nutzen Skribble direkt über den Browser und mussten so keinerlei Anbindung an unser System vornehmen. Eine zukünftige API-Anbindung ist bei anhaltendem Wachstum allerdings denkbar. Dank der modernen Integrations-Optionen, die Skribble anbietet, sollte auch das problemlos möglich sein.
Für die QES ist von Gesetzes wegen eine einmalige Identifikation mittels amtlichem Ausweis erforderlich. Anders als in der EU, wo dies über Video oder mit bestehendem Online-Banking bequem von zu Hause aus möglich ist, verlangt das Schweizer Gesetz das persönliche Erscheinen vor Ort. Wie haben Sie das geregelt?
In der Tat war die Identitätsprüfung unserer Mitarbeitenden die einzig nennenswerte administrative Hürde, doch auch hier bot Skribble Hand zu einer einfachen Lösung. Ein Vertreter von Skribble kam zu uns ins Büro, überprüfte alle Mitarbeitende mit Ausweis und befähigte sie direkt für QES.
Welchen Mehrwert kann die E-Signatur speziell (Rück-)Versicherungen bieten?
Vielen in der Branche fehlt genau dieses letzte Puzzleteil in der Digitalisierung der Kundenprozesse. Die hohen Ansprüche an Rechtssicherheit und Beweiskraft einer elektronischen Lösung, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und auch einfach in der Handhabung ist, waren der bisherige Stolperstein. Dank der intuitiven QES-Lösung von Skribble und den angebotenen Identifikationsmethoden ist der Umstieg auf die E-Signatur jetzt möglich.
Abgesehen von der gewonnenen Effizienz wird auch die Archivierung in der elektronischen Form deutlich einfacher, sicherer und vor allem platzsparender.
Herzlichen Dank Sven Siegin und Korean Re Switzerland für diese spannenden Einblicke in die Welt der E-Signatur einer Rückversicherungsgesellschaft.
