Protokoll unterschreiben: Warum ist es wichtig und worauf sollten Sie achten

Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade an einer wichtigen Besprechung teilgenommen, in der entscheidende Punkte diskutiert und festgehalten wurden. Nun liegt Ihnen das Protokoll vor, jedoch ist es nicht unterschrieben. Wir klären für, wieso die Unterschrift auf einem Protokoll wichtig ist und wer für das Unterschreiben von Protokollen verantwortlich ist beziehungsweise welche Schritte dabei zu beachten sind. Über die E-Signatur-Plattform Skribble wird Ihnen der Prozess stark erleichtert.

Protokoll unterschreiben: Das Wichtigste in Kürze

• Es kommt vor, dass Protokolle angefochten werden. Aus diesem Grund werden die Dokumente und deren Richtigkeit häufig im Anschluss durch eine Unterschrift bestätigt. Dadurch stehen Sie rechtlich auf der sicheren Seite.
• Bei elektronischen Signaturen von Protokollen wird zwischen verschiedenen E-Signatur-Standards unterschieden. Wir empfehlen die qualifizierte elektronische Signatur, da Sie mit ihr die höchste Beweiskraft haben.
• Um beim Protokoll rechtliche Grundlagen einzuhalten, unterschreibt die schriftführende Person das Dokument im Anschluss. Zudem setzt der Vorsitz des betreffenden Gremiums seine Unterschrift unter das Sitzungsprotokoll.
• Mit Skribble haben Sie die Möglichkeit, ein Protokoll einfach, digital und rechtsgültig zu unterschreiben.

Muss ein Protokoll unterschrieben werden?

In der Praxis müssen offizielle Protokolle unterschrieben werden, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Aus einem offiziellen Protokoll können laut Definition rechtliche Konsequenzen durch die protokollierten Beschlüsse entstehen.

Es kann vorkommen, dass der Inhalt des Protokolls angefochten wird. Daher sollten Sie auf eine offizielle Unterzeichnung durch die Protokollführung und den Vorsitz des betreffenden Gremiums bestehen. Dies gewährleistet die Richtigkeit der protokollierten Informationen und bietet Rückendeckung im Falle von Anfechtungen.

Rechtsgültig vs. beweiskräftig:
Ein Dokument wird als rechtssicher oder rechtsgültig bezeichnet, wenn die Unterschrift rechtlich gültig ist. Beweiskräftig ist ein unterschriebenes Protokoll dann, wenn es vor Gericht als Beweis dienen kann. Dies ist je nach Art der Signatur mit einer unterschiedlich hohen Beweiskraft verbunden.

Wie kann ich ein elektronisches Protokoll rechtssicher unterschreiben?

Viele fragen sich, ob Protokolle digital unterschrieben werden können und ob sie dann genauso rechtsgültig wie handschriftlich unterschriebene Protokolle sind. Es gibt verschiedene Arten für elektronische Signaturen, die sich durch die rechtliche Verbindlichkeit und Beweiskraft voneinander unterscheiden. Die Wahl des richtigen Signaturstandards ist abhängig von der Sensibilität und Wichtigkeit des Protokolls.

Wollen Sie ein Protokoll einer Eigentümerversammlung mit einer Unterschrift versehen, besteht ein gewisses Haftungsrisiko. Daher sollten Sie bei einem Wohnungseigentumsgesetz- bzw. WEG-Protokoll die Unterschrift mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur durchführen. Für Ergebnisprotokolle von Meetings in kleinen Vereinen ist häufig auch eine einfache elektronische Signatur ausreichend.

Wer muss das Protokoll alles unterschreiben?

Handelt es sich um ein Sitzungsprotokoll einer Besprechung oder eines Meetings, wird dieses nicht selten von allen anwesenden Personen unterschrieben. Damit wird die Zustimmung der Personen zu den festgehaltenen Informationen dokumentiert. Eine Unterschrift bedeutet dabei nicht, dass Sie mit den im Meeting getroffenen Entscheidungen einverstanden sind, sondern lediglich, dass Sie die faktische Richtigkeit der Inhalte des Protokolls bestätigen.

Doch wie sieht es bei einem Protokoll einer Mitgliederversammlung im Verein mit der Unterschrift aus? Bei einer solchen MV sind üblicherweise sehr viele Menschen anwesend, sodass nicht alle Personen das Dokument unterzeichnen können. Damit alle wissen, wer was beschlossen hat, ist es gut, wenn die protokollierende Person, die Sitzungsleitung und der Vorstand das Protokoll unterschreiben.

Kann ein Protokoll nachträglich geändert werden, nachdem es unterschrieben wurde?

Sobald das Protokoll von einer Person unterschrieben ist, sind nachträgliche Änderungen nicht ohne weiteres erlaubt. Alle Unterzeichnenden müssen die Änderung unterschreiben – auch jene, die das Protokoll zuvor noch nicht signiert haben. Zudem muss die Korrektur gesondert vermerkt werden, damit das Protokoll rechtssicher bleibt.

Digitale Protokoll-Unterschrift mit Skribble 

Wollen Sie das Protokoll digital und rechtsgültig unterschreiben, ist die E-Signatur von Skribble die perfekte Lösung dafür.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie kostenlos ein Benutzerkonto bei Skribble bzw. loggen Sie sich ein.
2. Laden Sie das Protokoll als PDF-Datei auf die Skribble E-Signing-Plattform hoch.
3. Bestimmen Sie die Personen, die das Protokoll signieren sollen.
4. Wählen Sie, ob Sie eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur nötig ist.
5. Bestimmen Sie den Platz für Ihre Signatur im Dokument und klicken Sie “Jetzt signieren”.
6. Bei fortgeschrittener oder qualifizierter Unterschrift: Bestätigen Sie die Signatur mit Ihrem Handy.
7. Laden Sie das unterschriebene Protokoll herunter.

Protokoll unterschreiben – Fazit

Es ist wichtig, Protokolle rechtssicher zu unterschreiben, um die Richtigkeit der darin enthaltenen Informationen zu bestätigen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die digitale Unterschrift bietet eine praktische und sichere Möglichkeit, Protokolle zu signieren. Skribble ist die Lösung, um dies besonders einfach und rechtssicher zu bewerkstelligen.

Protokoll unterschreiben – Häufige Fragen und Antworten

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