Mietvertrag digital unterschreiben

Seit 2016 können Mietverträge europaweit, rechtsgültig und digital unterschrieben werden. Grund dafür ist die europäische eIDAS-Verordnung, die durch nationale Gesetze, wie z. B. das Bürgerliche Gesetzbuches (BGB) in Deutschland ergänzt wird. Sie bilden die rechtliche Grundlage für die Anerkennung elektronischer Signaturen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welchen E-Signatur-Standard Sie verwenden müssen, um einen Mietvertrag digital zu unterschreiben und welche Vorteile Mieter, Vermieter, Haus- und Immobilienverwaltungen dadurch haben. 

Das Wichtigste in Kürze: digitale Unterschrift im Mietvertrag

• Mietverträge können in Deutschland rechtsgültig digital unterschrieben werden. 
• Die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) vorgegebene Formvorschrift eines Vertrags oder Dokuments entscheidet darüber, welcher der E-Signatur-Standards angewendet werden muss, um rechtsgültig zu signieren. 
• Es wird zwischen drei E-Signatur-Standards unterschieden: die einfache (EES), die fortgeschrittenen (FES)  und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die QES ist der höchste der drei Standards und bietet eine maximale Beweiskraft vor Gericht.
• Ein unbefristeter Mietvertrag ist formfrei und kann mit allen drei E-Signatur-Standards rechtsgültig unterzeichnet werden. Ein auf über ein Jahr befristeter Mietvertrag sowie Index- und Staffelmietverträge bedürfen der Schriftform und können nur mit der QES signiert werden. 
• Wird ein falscher Signatur-Standard verwendet, ist der Vertrag jedoch nicht ungültig, sondern wird stattdessen unbefristet geschlossen und kann jederzeit, mit gesetzlicher Frist gekündigt werden.
• Die digitale Signatur von Mietverträgen hat Vorteile für alle Beteiligten – Mieter, Vermieter sowie Haus- und Immobilienverwaltungen.

Ist es rechtlich zulässig, einen Mietvertrag digital zu unterschreiben?

Kurz gesagt: Ja. Grundsätzlich entscheidet aber die gesetzlich vorgegebene Formvorschrift darüber, welcher E-Signatur-Standard gewählt werden sollte, damit ein Vertrag oder ein Dokument rechtsgültig und digital unterschrieben werden kann. 

Es wird unterschieden zwischen formfreien Dokumenten, Dokumenten mit Schriftformerfordernis und Dokumenten, für die die elektronische Form ausgeschlossen ist. Außerdem sollten Sie sich bei der Wahl des passenden E-Signatur-Standards auch die Frage stellen, wie hoch das Haftungsrisiko im Rechtsfall ist. 

 Die folgende Abbildung veranschaulicht den Entscheidungsprozess:

Um einen Vertrag rechtsgültig elektronisch zu signieren, sollten Sie die Formvorschrift einhalten (Quelle: Skribble).

Verträge ohne Formvorschrift

Gibt es keine Formvorschrift (= formfrei), wie bei unbefristeten Mietverträgen, können Sie mit allen drei E-Signatur-Standards rechtsgültig unterschreiben:

• einfache elektronische Signatur (EES): Sie erfordert minimale Sicherheitsstandards und kann sogar durch die Digitalisierung einer handschriftlichen Unterschrift erbracht werden. Sie hat jedoch im Vergleich zu anderen Signaturarten eine geringere Beweiskraft vor Gericht, da sie die Identität nicht 100 % sicher nachweisen kann und weniger Schutz vor Manipulationen bietet.
• fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Der mittlere Signatur-Standard hat eine hohe Beweiskraft vor Gericht, weil sie mithilfe eines digitalen Zertifikats einer bestimmten Person zugewiesen werden kann. Die Identität des Signierenden wird z. B. mit der Mobiltelefonnummer oder einer Unternehmens-E-Mail-Adresse nachgewiesen.
• qualifizierte elektronische Signatur (QES): Der höchste E-Signatur-Standard hat die maximale Beweiskraft vor Gericht. Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, da die Identifizierung – z. B. per Video-Call oder persönlich vor Ort –  von qualifizierten Zertifizierungsstellen (=Vertrauensdiensteanbietern)  übernommen wird.

Tipp: Lesen Sie dazu unseren Beitrag “Elektronische Signatur und elektronische Unterschrift – die Grundlagen”.

Verträge mit Formvorschrift 

Bei Verträgen, für die die Schriftform erforderlich ist, wie bei dem Abschluss eines befristeten Mietvertrags über ein Jahr (siehe § 550 BGB und § 575 Abs. 1 BGB) oder bei der Kündigung eines Mietvertrags, ist nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) rechtlich zulässig.

Verstößt man jedoch gegen die im BGB geforderte Schriftform, ist der Vertrag nicht unwirksam, sondern wird stattdessen unbefristet geschlossen und kann jederzeit, mit gesetzlicher Frist gekündigt werden.

Auch Index- und Staffelmietverträge (§ 557a BGB und § 557b BGB) unterliegen in Deutschland der Schriftform und müssen entweder händisch unterschrieben oder mit einer QES elektronisch signiert werden. Für einmalige Mieterhöhungen sieht der Gesetzgeber hingegen kein Schriftform-Erfordernis vor. 

Im Immobilienbereich sind diese E-Signatur-Standards rechtlich zulässig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble).

Hinweis: Da Ihr konkreter Fall von den Beispielen abweichen kann, empfiehlt es sich, eine Rechtsberatung zu konsultieren.

Elektronische Form ausgeschlossen

Es gibt einige Fälle, in denen die elektronische Form vom Gesetz ausdrücklich ausgeschlossen wird. Beispielsweise kann ein Vertrag für den Grundstückskauf nicht elektronisch unterschrieben werden und bedarf einer notariellen Beglaubigung. Auch eine Mietbürgschaft lässt sich nicht durch eine digitale Unterschrift gewähren. Es ist eine händische Signatur nötig, um den Vertrag rechtsgültig abzuschließen.

Generell sind Bürgschaften und alle Verträge, die notariell beglaubigt werden müssen, von der elektronischen Form ausgeschlossen.

Mietvertrag digital unterschreiben: Vorteile 

Die E-Signatur ist ein Schlüsselelement in der Digitalisierung der Immobilienbranche. Ihr Einsatz optimiert den Vertragsprozess, reduziert Kosten, ist fälschungssicher und schont die Umwelt. Auf den Punkt gebracht: Die elektronische Signatur vereint die Interessen aller Vertragsparteien, da sie alle in gleicher Weise von ihrem Gebrauch profitieren.

Vorteile für Mieter

Die digitale Unterschrift eines Mietvertrages bietet den Mietern mehrere Vorteile:

• Zeitersparnis: Sie profitieren von einer schnellen und unkomplizierten Vertragsabwicklung durch einen einfachen Onlineprozess.
• Flexibilität: Den Mietvertrag können Sie unabhängig von Ort und Zeit unterzeichnen.
• Zeit- & Kosteneffizienz: Es gibt keine Wartezeiten und keine Kosten für physische Treffen, um den Vertrag zu unterzeichnen.
• Einfache Aufbewahrung: Sie vereinfachen Ihr Dokumentenmanagement durch die digitale Archivierung Ihres Mietvertrages. 

Vorteile für Vermieter

Neben einer schnellen und ortsunabhängigen Vertragsabwicklung haben Vermieter zahlreiche weitere Vorteile, wenn sie Mietverträge digital signieren und von ihren Mietern digital signieren lassen. Zu den Vorteilen gehören:

• Zeit- und Kostenersparnis: Sie müssen weniger Zeit und Material aufwenden, um die Verträge abzuwickeln.
• Fälschungssicherheit: FES und QES sind durch digitale Zertifikate geschützt, die sich genau einer Person zuordnen lassen und im Nachhinein nur schwer manipuliert oder gefälscht werden können.
• Ortsunabhängigkeit: Sie müssen nicht extra anreisen, um den Mietvertrag den Mietern auszuhändigen.
• Entspannter Vertragsabschluss: Beide Seiten haben Zeit, den Mietvertrag in Ruhe zu lesen.

Tipp: Bei Skribble haben Sie keinen Aufwand und erhalten alles aus einer Hand – Die E-Signatur, Identifikation, Erstellung und Verknüpfung der E-Signaturen mit einem digitalen Zertifikat. Das ermöglicht die Partnerschaft mit der Swisscom AG, ein akkreditierter Anbieter für qualifizierte Zertifikate.

Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Ratgeber „Digitale Signatur mit Zertifikat erstellen“.

Haus- und Immobilienverwaltungen

Auch Haus- und Immobilienverwaltungen profitieren von der schnellen und ortsunabhängigen elektronischen Signatur. Ferner gibt es jedoch spezifische Vorteile, die primär für größere Organisationen interessant sind:

• Prozessoptimierung: Sie profitieren von einer effizienteren Verwaltung durch die Digitalisierung der Vertragsabwicklung.
• Dokumentenmanagement: Die digitale Signatur vereinfacht die Archivierung von Mietverträgen und den Zugriff auf Vertragsdokumente.
• Zeit- & Kostenreduktion: Der Prozess wird von mehreren Tagen auf wenige Minuten reduziert. Zudem werden Personal-,  Druck- und Versandkosten gespart.
• Papierloses Büro: Die E-Signaturen und eine digitale Archivierung tragen zu einem papierlosen Büro bei.
• Wettbewerbsvorteil: Die Mieter und Eigentümer sind durch den effizienteren Prozess zufriedener.
• Skalierbarkeit: Sie haben die Möglichkeit, viele Immobilien und Mietverträge effizient und übersichtlich zu verwalten.
• Nachhaltigkeit: Digitale Signaturen sparen Papier und Druckkosten und reduzieren CO₂-Emissionen.
• Medienbrüche beseitigen: Sie schaffen einen durchgängigen digitalen Prozess – von der Vertragserstellung über die E-Signatur bis hin zur Archivierung.

Wie kann ich den Mietvertrag bei Skribble digital signieren?

Um einen Mietvertrag sicher und digital zu unterschreiben, empfiehlt es sich einen professionellen E-Signatur-Anbieter wie Skribble zu nutzen. Die einfache elektronische Signatur (EES) können Sie zwar auch selbst erstellen, z. B. indem Sie Ihre Unterschrift einscannen oder auf einem Tablet unterschreiben, aber sie hat vor Gericht kaum Beweiskraft. Bei uns können Sie in drei einfachen Schritten elektronisch signieren: 

Aufbewahrung des Mietvertrags mit elektronischer Unterschrift

Ein Mietvertrag mit digitaler Unterschrift sollte stets in elektronischer Form aufbewahrt werden, um die Gültigkeit der E-Signatur zu erhalten. Die Gültigkeit von fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) und qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) beruht auf einem digitalen Zertifikat, das bei einem Ausdruck verloren gehen würde. 

Andersherum sollten Sie einen Mietvertrag, der handschriftlich signiert wurde, auch in Papierform aufbewahren, da sonst die Beweiskraft durch das Einscannen abhandenkommt.

Meilensteine der E-Signatur

Bereits vor über 20 Jahren, am 01.08.2001, trat das „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ in Deutschland in Kraft. Durch dieses Gesetz wurden einige Paragrafen im Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) abgeändert und ergänzt. 

Beispielsweise wurde dem § 126 ein dritter Absatz beigefügt: “ Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt. Zudem wurde die sogenannten „elektronischen Form“ in § 126a des BGB eingeführt. Diese Anpassungen legten den Grundstein für die rechtsgültige Verwendung elektronischer Signaturen in Deutschland. 

Im Jahr 2016 trat schließlich die europäische eIDAS-Verordnung vollständig in Kraft.  Dieses Gesetz hat die Regelung für die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste innerhalb der EU standardisiert. Seither können Mietverträge europaweit, rechtsgültig und digital unterschrieben werden. 

In der Schweiz bildet das Bundesgesetz ZertES die rechtliche Grundlage für die Nutzung elektronischer Signaturen und anderer Vertrauensdienste. 

Was sind Vertrauensdienste?

Vertrauensdienste sind digitale Dienstleistungen wie elektronische Signaturen, elektronische Siegel oder elektronische Zeitstempel, die von Vertrauensdiensteanbietern bereitgestellt werden. Die Anbieter sind nach den strengen Regeln der eIDAS-Verordnung oder ZertES zertifiziert und gewährleisten die Authentizität und Integrität elektronischer Transaktionen.

Fazit: Mietvertrag digital unterschreiben

In Deutschland können Sie Ihren Mietvertrag rechtsgültig digital unterschreiben. Die elektronische Abwicklung dieses Prozesses bietet nicht nur viele Vorteile für Mieter, Vermieter und Hausverwaltungen, sondern ist auch ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung der Immobilienbranche. Welcher der drei E-Signatur-Standards für Ihren Vertrag verwendet werden muss, hängt von der jeweiligen gesetzlichen Formvorschrift ab. 

Gestalten Sie Ihre Vertragsabwicklung sicher, kostengünstig und flexibel. Testen Sie Skribble 14 Tage kostenlos und unverbindlich und unterschreiben Sie in allen drei E-Signatur-Standards.

Häufige Fragen

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren