Faksimile-Unterschrift: Definition, Nutzung und rechtliche Aspekte

Einmal unterschreiben, unzählige Male nutzen – das klingt praktisch, oder? Genau das ermöglicht eine Faksimile-Unterschrift, indem sie als Stempel oder digitale Kopie in Dokumente eingefügt wird. Doch Vorsicht: Ohne eine eindeutige Verbindung zur unterzeichnenden Person fehlt ihr die rechtliche Beweiskraft. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Risiken eine Faksimile-Unterschrift birgt und wann sie nicht ausreicht.

Wir zeigen Ihnen, warum elektronische Signaturen eine sichere Alternative sind und wie Sie mit Skribble Dokumente bequem und rechtsgültig unterzeichnen. Zudem erfahren Sie, welche Signaturstufen für unterschiedliche Geschäftsprozesse geeignet sind.

Faksimile-Unterschrift – Das Wichtigste in Kürze

• Eine Faksimile-Unterschrift ist eine Nachbildung einer handschriftlichen Signatur, die als Stempel, Druckbild oder digitale Datei verwendet wird.
• Nach § 126 BGB erfüllt eine Faksimile-Unterschrift die gesetzliche Schriftform nicht. Für Verträge mit Schriftformerfordernis, wie einige Arbeits- oder Mietverträge, ist sie daher nicht zulässig.
• Das Hauptrisiko einer Faksimile-Unterschrift liegt in der einfachen Reproduzierbarkeit. Sie kann ohne Zustimmung der eigentlichen Person genutzt werden und hat eine geringe Beweiskraft vor Gericht.

Was ist ein Faksimile?

Ein Faksimile ist eine originalgetreue Nachbildung eines Dokuments, einer Schrift oder einer Unterschrift. Der Begriff stammt aus dem Lateinischen „fac simile“ und bedeutet „mache es ähnlich“. Die Technik wird seit Jahrhunderten genutzt, um wichtige Manuskripte, Urkunden oder Bücher zu vervielfältigen. Einem Faksimile begegnet man häufig in Form von faksimilierten Unterschriften, die als Stempel, Druckvorlage oder digitale Datei eingesetzt werden.

Im Unterschied zu einer handschriftlichen Unterschrift wird ein Faksimile nicht einzigartig für jedes Dokument gesetzt, sondern reproduziert. Wohingegen eine echte Unterschrift aus einer einmaligen Bewegung resultiert, ist eine faksimilierte Signatur immer identisch. Das macht sie besonders praktisch für Serienbriefe, Massenschreiben oder standardisierte Dokumente, bei denen eine persönliche Unterzeichnung aus Zeitgründen nicht sinnvoll wäre.

Typische Einsatzbereiche:

• Stempel mit gespeicherter Unterschrift: Häufig in internen Freigabeprozessen oder zur schnellen Unterzeichnung von Standarddokumenten genutzt.
• Serienbriefe und Werbeschreiben: Faksimilierte Unterschriften vermitteln den Eindruck einer persönlichen Signatur, sparen jedoch Zeit bei Massenaussendungen.
• Digitale Dokumente: Eine eingescannte Unterschrift wird als Bilddatei eingefügt.

Wie wird eine Faksimile-Unterschrift erstellt?

Eine Faksimile-Unterschrift kann auf verschiedene Weise erstellt werden. Die einfachste und älteste Methode ist ein Stempel, der die handschriftliche Unterschrift als Abdruck auf das Dokument bringt. Diese Variante wird oft genutzt, um wiederkehrende Dokumente schnell und einheitlich zu unterzeichnen. 

Eine weitere Möglichkeit ist das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift, die dann als Bilddatei in digitale Dokumente eingefügt wird. Dies wird häufig bei Serienbriefen oder in der Geschäftskorrespondenz genutzt. Eine neuere Variante ist die digitale Nachbildung, bei der eine Unterschrift mit einer speziellen Software erstellt oder mit einem Grafiktablett gezeichnet wird.

Je nach Methode unterscheiden sich physische und digitale Faksimile-Unterschriften. Ein Stempel hinterlässt einen physischen Abdruck, der nicht verändert werden kann. Eine eingescannt oder digital erstellte Unterschrift kann in einem Dokument platziert und beliebig oft vervielfältigt werden. Die digitale Variante bietet zwar Flexibilität, ist jedoch anfällig für Manipulationen, da sie ohne weitere Sicherheitsmaßnahmen kopiert oder verändert werden kann.

Ist eine faksimilierte Unterschrift rechtsgültig?

Eine faksimilierte Unterschrift sieht zwar aus wie eine echte Signatur, hat aber nicht automatisch die gleiche rechtliche Wirkung. Die Frage ist, ob ein Dokument laut Gesetz eine eigenhändige Unterschrift benötigt oder ob eine andere Form der Signatur ausreicht.

Nach § 126 BGB ist eine eigenhändige Unterschrift erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform vorgeschrieben ist. Eine Faksimile-Unterschrift erfüllt diese Bestimmung nicht, da sie lediglich eine Kopie einer handschriftlichen Signatur darstellt. Das bedeutet:

• Nicht gültig für Verträge mit Schriftformerfordernis wie Arbeitsverträge bestimmter Branchen, Mietverträge oder Bürgschaften.
• Hohe Manipulationsgefahr, da eine Faksimile-Signatur ohne Wissen der eigentlichen Person verwendet werden kann.
• Geringe Beweiskraft vor Gericht, weil nicht nachgewiesen werden kann, wer das Dokument tatsächlich unterzeichnet hat.

In einigen Fällen ist eine faksimilierte Unterschrift jedoch zulässig. Sie wird oft in Geschäftsbriefen, Serienbriefen oder Werbematerialien genutzt, da hier keine gesetzliche Verpflichtung zur eigenhändigen Unterschrift besteht.

Alternativen zur Faksimile-Unterschrift: Elektronische Signatur als sichere Option

Die Faksimile-Unterschrift ist eine optische Nachbildung einer handschriftlichen Signatur. Sie erfüllt jedoch nicht die Richtlinien der eIDAS-Verordnung für eine rechtsgültige digitale Signatur. Elektronische Signaturen sind eine sichere und rechtlich anerkannte Alternative, die in drei Stufen verfügbar sind.

Abgrenzung zwischen Faksimile und elektronischer Signatur

Eine Faksimile-Unterschrift stellt lediglich eine Kopie der ursprünglichen Signatur dar. Eine elektronische Signatur ist aber technisch gesichert. Sie basiert auf Verschlüsselungsverfahren und stellt sicher, dass das signierte Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert wird.

Vorteile der elektronischen Signatur nach eIDAS-VO

Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) legt den Standard für elektronische Signaturen in der EU fest. Die wichtigsten Vorteile:

• Rechtsgültigkeit: Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
• Fälschungssicherheit: Jede Signatur ist mit einer eindeutigen Identität und Zeitstempel verbunden.
• Effizienz: Dokumente lassen sich innerhalb von Sekunden unterschreiben, unabhängig vom Standort der Beteiligten.
• Nachweisbarkeit: Jede Signatur wird protokolliert, sodass sich nachvollziehen lässt, wer wann unterzeichnet hat.

Für elektronische Signaturen sind drei Signaturstandards verfügbar, die sich in Sicherheitsniveau und rechtlicher Verbindlichkeit unterscheiden.

Elektronische Signaturen sind eine sichere, flexible und gesetzeskonforme Alternative zur Faksimile-Unterschrift. Mit Skribble können Sie alle drei Signaturstufen nutzen und Dokumente in wenigen Klicks rechtsgültig unterzeichnen.

Fazit: Warum eine elektronische Signatur die bessere Wahl ist

Die Faksimile-Unterschrift bietet eine schnelle Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen. Allerdings erfüllt sie nicht die gesetzlichen Vorschriften für eine rechtsgültige Unterschrift und bietet keine Absicherung gegen Missbrauch. Ohne eindeutigen Nachweis darüber, wer unterzeichnet hat, kann sie leicht manipuliert werden.

Elektronische Signaturen nach der eIDAS-Verordnung sind die sichere Alternative. Sie bieten:

• Rechtsgültigkeit: Besonders mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) sind Verträge genauso bindend wie mit einer handschriftlichen Unterschrift.
• Sicherheit: Verschlüsselungstechnologien schützen vor unbefugter Nutzung.
• Nachweisbarkeit: Ein detailliertes Signaturprotokoll dokumentiert, wer wann unterzeichnet hat.
• Flexibilität: Unterschriften können jederzeit und von jedem Ort aus geleistet werden.

Eine elektronische Signatur spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für maximale Rechtssicherheit. Mit Skribble können Sie alle drei Signaturstufen nutzen – einfach, schnell und europaweit rechtsgültig. Starten Sie jetzt und erleben Sie, wie unkompliziert digitale Vertragsabschlüsse sein können!

Faksimile-Unterschrift – Häufige Fragen und Antworten