Erfolgreiches Home-Office dank digitaler Unterschrift

Home-Office zu Zeiten von Social Distancing

Zurzeit muntern der Bundesrat und die meisten Arbeitgeber ihre Büro-Mitarbeitenden dazu auf, von zu Hause aus zu arbeiten. Die ausserordentliche Situation, in der wir uns gerade befinden, ist allerdings nicht der einzige Grund, der für Home-Office spricht. Dieses kann für Unternehmen auch wirtschaftlich Sinn machen – weniger Angestellte im Büro bedeutet weniger Kosten für Arbeitsplätze, Strom und Kaffee.
Der technische Fortschritt macht’s möglich – längst gibt es für viele Jobs keinen absolut stichhaltigen Grund mehr, physisch anwesend zu sein. Gratis-Services wie Google Meet-up, Skype oder Whereby machen Video-Meetings mit Screen-Share-Funktion von jeder vernünftigen Internetverbindung aus möglich.

Analoge Prozesse als Herausforderung für Home-Office

Auch für die Arbeitnehmer bietet Arbeiten auf Distanz Vorteile: kein Arbeitsweg und Gedränge im ÖV, reduzierter Dresscode – und wird die Zalando-Bestellung geliefert, so kann sie direkt entgegengenommen werden.

Doch Home-Office kommt auch mit Herausforderungen: denn noch gibt es Arbeitsvorgänge, die altbewährten analogen Prozessen folgen. Und spätestens dann, wenn der Abschluss eines Vertrags die handschriftliche Unterschrift des Kollegen, Chefs oder Partners erfordert, stösst die virtuelle Arbeits-Freiheit an ihre Grenzen.
Die Frage, ob ich den Gang ins Büro auf mich nehme, nur um eine Unterschrift einzuholen, wird sich früher oder später jedem stellen, der in einem stark regulierten Bereich wie Legal, HR oder Finance tätig ist. Und was soll ich tun, wenn der Unterzeichnungsberechtigte gerade auf Geschäftsreise im Ausland ist? Ein Postversand kommt in diesem Fall schon gar nicht infrage. So verkommt eine scheinbare Lappalie zur logistischen Herausforderung und zum Verschleiss von Arbeitszeit und Geld.

Elektronische Signatur ist die logische Konsequenz des Remote-Arbeitens

Dem muss nicht so sein: längst gibt es Lösungen für die digitale Signatur, welche die handschriftliche Unterschrift überflüssig machen. Die rechtliche
Basis für elektronische Signaturen wurde in der Schweiz und der EU bereits vor Jahren gelegt – das Gesetz unterscheidet je nach Vertragsform und Beweiskraft zwischen der

• einfachen elektronischen Signatur (EES),
• fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und
• qualifizierten elektronischen Signatur (QES)

Für all diese E-Signatur-Standards existieren technische Lösungen. Trotzdem hinkt die Praxis in den Unternehmen hinterher. Während sich Produkte der ersten Generation noch durch komplizierte Anwendung, hohe Kosten oder Beschränkung auf einen einzigen Standard auszeichneten, gibt es heute keinen Grund für Vorbehalte mehr.
Das TrustTech Skribble hat einen One-Stop-Shop für elektronisches Signieren geschaffen, der so einfach und kostengünstig ist, dass jedes Unternehmen, egal ob KMU oder Grossbetrieb, analoge Signatur-Prozesse einfach digitalisieren kann – und das ganz ohne technisches Know-how, zusätzliche Software oder komplizierte Schnittstellen und selbst dann, wenn das Recht eine handschriftliche Unterschrift verlangt.

Ganz einfach Dokument via Drag & Drop auf die Plattform ziehen, Signierende via E-Mail einladen, selber unterzeichnen und abschicken. In nur wenigen Minuten können Dokumente so von mehreren Parteien unterzeichnet werden – egal, wo sich die einzelnen Signierenden befinden, welches Gerät sie zur Hand haben und welcher Signatur-Standard gerade erforderlich ist.

Visuelle Signatur als Platzhalter für das unsichtbare Zertifikat

Eine elektronische Signatur mit hoher (FES) oder maximaler (QES) Beweiskraft besteht aus einem “unsichtbaren elektronischen Zertifikat” eines von der Regierung zertifizierten Anbieters (im Fall von Skribble z. B. GlobalSign oder Swisscom), das dem PDF-Dokument technisch hinzugefügt wird. Dieses Zertifikat garantiert, dass ein Dokument seit der Signierung nicht mehr verändert wurde. Eine E-Signatur eines höheren Standards mit Zertifikat ist also sicherer als die traditionelle Unterschrift mit dem Kugelschreiber.

Trotzdem besteht seitens Kunde der verständliche Wunsch nach mehr Sichtbarkeit auf dem Dokument. Skribble kommt diesem Wunsch mit dem Feature der visuellen Signatur nach: der Signierende kann der elektronischen Signatur einen Scan oder ein Abbild seiner handschriftlichen Unterschrift ins Signaturfeld des Dokuments einfügen. Diese visuelle Signatur erfüllt keinerlei rechtliche Notwendigkeit, kommt aber dem Wunsch vieler Nutzer nach mehr Personalisierung und alter Gewohnheit nach.

Als Unternehmen ganze Belegschaft sofort on-boarden

Es gibt Zeiten, die schnelle Entscheide und eine noch schnellere Umsetzung erfordern. Für Firmen ist daher FES für Business genau das Richtige. Dieser Service ermöglicht es, die gesamte Mitarbeiterschaft sofort fit für die fortgeschrittene elektronische Signatur zu machen. Die Identifikation des Mitarbeitenden bei der Anstellung und die individuell zugeteilte Firmen-E-Mail-Adresse ist das zu Grunde liegende Identifikations-Element.

Hier gibt's mehr zu erfahren:

https://www.skribble.com/de/identifikation/fes-fuer-business

HINWEIS: Die Wahl des E-Signatur-Standards ist von geltenden Formvorschriften und internen Richtlinien abhängig und kann von den aufgeführten Beispielen abweichen. Konsultieren Sie eine Rechtsberatung für Ihren konkreten Fall.