Faktoren einer erfolgreichen Digitalisierung: elektronische Signaturen als Beispiel

Die digitale Transformation ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Geschäftslebens. Sie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, und bietet zahlreiche Vorteile, von Kosteneinsparungen bis hin zu erhöhter Effizienz. Aber was muss gegeben sein, damit die Einführung eines digitalen Prozesses erfolgreich ist? Ein hervorragendes Beispiel einer erfolgreichen digitalen Transformation ist die Einführung rechtsgültiger elektronischer Signaturen. Diese Technologie ermöglicht es, Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken, den Komfort zu erhöhen und dabei sogar noch bei der Einfachheit zu punkten.

4 Schlüsselbereiche der Digitalisierung

Um die Digitalisierung eines Prozesses erfolgreich zu gestalten, müssen mehrere Aspekte verbessert werden: Kosten, Geschwindigkeit, Komfort und Einfachheit. Elektronische Signaturen bieten hier ein praktisches Beispiel, wie eine optimale Digitalisierung in all diesen Bereichen Vorteile bringen kann.

1 – Kostenreduktion

Einer der offensichtlichsten Vorteile der Digitalisierung ist die Reduktion von Kosten. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen.

1. Wegfall von Papierkosten: Papier, Drucker und Toner, Scanner sowie physische Archivierung gehören der Vergangenheit an.
2. Keine Versandkosten: Da Dokumente digital verschickt werden, entfallen Porto- und Kurierkosten.
3. Minimierung administrativer Aufwände: Die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten sowie das Einholen der Signaturen werden durch vollständig digitale Prozesse effizienter gestaltet.

2 – Erhöhte Geschwindigkeit

Digitale Prozesse beschleunigen den Workflow erheblich. Elektronische Signaturen tragen massgeblich dazu bei, da sie die Zeit verkürzen, die für die Zustellung, die Unterzeichnung und den Rückversand von Dokumenten benötigt wird.

1. Sofortige Übermittlung: Dokumente können in Echtzeit übermittelt und unterzeichnet werden, ohne auf den Postweg angewiesen zu sein.
2. Automatisierte Prozesse: Durch die Integration in bestehende Softwarelösungen können Dokumente automatisch versendet und nach Unterzeichnung archiviert werden.

3 – Verbesserter Komfort

Damit die Digitalisierung eine hohe Akzeptanz erreicht und somit auch genutzt wird, muss der digitale Prozess einen hohen Komfort für alle Beteiligten bieten. Elektronische Signaturen sind hier ein Paradebeispiel, wie digitale Lösungen das Leben erleichtern.

1. Zeit- und Ortsunabhängigkeit: Dokumente können jederzeit und von überall auf der Welt unterzeichnet werden, solange ein Internetzugang besteht.
2. Keine Medienbrüche: Prozesse können voll digital bleiben und müssen nicht mehr wegen einer Unterschrift auf den Papierweg ausweichen.
3. Verringerter Aufwand: Kein Toner Nachbestellen, kein Papierstau, kein Scannen und kein Gang zum Briefkasten oder zur Poststelle.

4 – Einfache Anwendung

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Digitalisierung ist die Einfachheit der Anwendung. Moderne elektronische Signatur-Tools wie Skribble sind intuitiv und unkompliziert, was die Akzeptanz und Nutzung durch die Benutzer fördert.

1. Intuitive Benutzeroberflächen: Gute Tools für elektronische Signaturen bieten benutzerfreundliche Oberflächen, einfache Prozesse und klare Anweisungen.
2. Integration in bestehende Systeme: Wenn das elektronische Signatur-Tool eine API bietet, kann es nahtlos in bestehende Geschäftsanwendungen integriert werden, was die Handhabung erleichtert.
3. Webbasierte Tools: Viele elektronische Signaturlösungen sind heutzutage webbasiert. Somit können Sie von jedem Gerät aus – unabhängig ob Desktop, Laptop oder Mobiltelefon –  genutzt werden, welches einen Webbrowser hat.

Faktoren einer erfolgreichen Digitalisierung – Fazit

Damit die Einführung eines digitalen Prozesses erfolgreich und nachhaltig ist, muss dieser von allen Beteiligten verstanden, akzeptiert und eingesetzt werden. Die Chancen hierfür stehen am besten, wenn der Prozess Verbesserungen in vier Schlüsselbereichen bietet: Kosten, Geschwindigkeit, Komfort und Einfachheit. Die ersten beiden Bereiche sind dabei meist die ursprünglichen Treiber, warum ein Prozess digitalisiert wird. Wenn dabei aber die beiden letzteren Punkte ausser Acht gelassen werden, ist die Akzeptanz und damit der Einsatz des digitale Prozesses gefährdet. 

Rechtsgültige elektronische Signaturen sind ein Paradebeispiel dafür, wie eine Technologie gleichzeitig in allen vier Bereichen starke Verbesserungen gegenüber ihrem nicht-digitalen Pendant aufweist, wenn das eingesetzte Tool einen starken Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit setzt.

Über den Autor: Roni Oeschger

Roni Oeschger ist Mitgründer und CEO von Skribble. Er hat seine erste Firma im Jahr 1998, mit 16 Jahren, gegründet und schloss 9 Jahre später seinen Master in Computer Science an der ETH Zürich ab. In der Freizeit findet man ihn in den Bergen beim Mountainbiken oder Freeriden oder daheim beim Lesen von Büchern oder Zusammenbauen von ­Lego-Star-Wars-Modellen.