Elektronisches Siegel: Erklärung und Anwendung von E-Siegeln

Im Zuge der Digitalisierung stehen immer häufiger elektronische Siegel im Einsatz. Ein elektronisches Siegel ist die elektronische Version eines Firmenstempels. Im Vergleich zur analogen Methode bietet es erhöhte Sicherheit, Effizienz und Umweltfreundlichkeit. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein elektronisches Siegel ist, wann sich dessen Einsatz lohnt und wie Sie es erstellen.

E-Siegel: das Wichtigste in Kürze

Das elektronische Siegel ist die elektronische Version eines Firmenstempels (oder Behördenstempels). Es wird von juristischen Personen, das heißt Unternehmen oder Behörden, erstellt und nicht wie bei elektronischen Signaturen von natürlichen Personen wie etwa einem CEO.

• Identifikation: Ein elektronisches Siegel identifiziert den Siegelhersteller bzw. die ausstellende Organisation eindeutig.
• Integritätsschutz: Das E-Siegel gewährleistet die Unversehrtheit und Authentizität von Dokumenten, indem es jede Änderung nach der Versiegelung erkennt.
• Digitale Signatur: Es basiert auf der Technologie der digitalen Signatur.
• Rechtliche Anerkennung: Je nach Standard (fortgeschrittenes oder qualifiziertes elektronisches Siegel) kann es rechtliche Wirkung haben, insbesondere das qualifizierte elektronische Siegel.
• Effizienz: Elektronische Siegel ermöglichen eine schnellere, effizientere und papierlose Dokumentenverarbeitung.

Was ist ein elektronisches Siegel?

Um zu verstehen, was E-Siegel sind, ist es wichtig zu verstehen, was elektronische Signaturen sind. Die E-Signatur sichert die Integrität eines Dokuments und bindet es über ein Zertifikat an eine natürliche Person. Elektronische Siegel hingegen kommen nicht für natürliche, sondern juristische Personen beziehungsweise Organisationen zum Einsatz. Es sind gewissermaßen elektronische Firmen- oder Behördenstempel. Insbesondere im Bereich der elektronischen Dokumentation und rechtlichen Verfahren gewinnen E-Siegel zunehmend an Bedeutung, da sie Effizienz und Sicherheit fördern.

Der Unterschied: Elektronisches Siegel vs. Elektronische Signatur

Ein E-Siegel ist gewissermassen die digitale Form eines Firmenstempels – es gehört also zu einer juristischen Person, d. h. zu einer Firmenadresse oder einer Domain. Technisch gesehen gibt es kaum Unterschiede zur elektronischen Signatur, es wird der Name überprüft und niemand kann das Dokument nach der Versiegelung ändern, ohne dass die Änderung sichtbar ist (auch: Integrität).

Ein Beispiel: Wenn Erika Mustermann, also eine natürliche Person, ein Dokument unterschreibt, wird das als “Unterschrift” beziehungsweise “persönliche Unterschrift” bezeichnet, weil ein persönliches Zertifikat dahinter ist. Wenn das Dokument z. B. von der “Business AG”, also einem Unternehmen, unterschrieben wird, wäre es hingegen ein digitales Siegel, weil das Zertifikat dahinter einem Unternehmen und nicht einer einzelnen Person zugewiesen wird.

Das elektronische Siegel in der eIDAS-Verordnung

Die Bedeutung elektronischer Siegel ist eng mit der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union verknüpft, die die Rahmenbedingungen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste in der digitalen Wirtschaft festlegt. Konkret ist die Definition und Regelung elektronischer Siegel in Artikel 3.25 der eIDAS-Verordnung enthalten. Diese Bestimmung legt fest, dass ein elektronisches Siegel dazu dient, die Integrität und den Ursprung elektronischer Daten sicherzustellen. Mehr Infos zur eIDAS-Verordnung und der spezifischen Passage in Artikel 3.25 finden Sie im Folgenden.

Gibt es auch beim E-Siegel verschiedene Standards?

Wie bei elektronischen Signaturen und den E-Signatur-Standards gibt es bei elektronischen Siegeln auch verschiedene Standards:

• Fortgeschrittenes elektronisches Siegel
• Qualifiziertes elektronisches Siegel

Sowohl die Anforderungen als auch die Sicherheit (Beweiskraft) der verschiedenen Standards sind identisch zu jenen der E-Signaturen. Heisst: Je klarer ein elektronisch versiegeltes Dokument der herstellenden Partei zugeordnet werden kann, desto sicherer ist es auch. Der Unterschied zwischen E-Signaturen und elektronischen Siegeln ist lediglich, dass es sich bei Siegeln bei der Partei nicht um eine natürliche Person, sondern um eine juristische Person, also z. B. ein Unternehmen, handelt.

Anforderungen für ein qualifiziertes elektronisches Siegel laut eIDAS

So wie die qualifizierte elektronische Signatur muss auch das qualifizierte elektronische Siegel bestimmte Kriterien erfüllen. Zur eindeutigen Identifikation des Siegelerstellers und zur Sicherstellung, dass das Dokument nach dem Setzen des Siegels nicht verändert wurde (auch Integrität genannt), erfordert das qualifizierte elektronische Siegel ein sogenanntes qualifiziertes digitales Zertifikat.

Darüber hinaus muss das qualifizierte elektronische Siegel alle Anforderungen erfüllen, die bereits für das fortgeschrittene elektronische Siegel gelten. Diese sind in der eIDAS-Verordnung in Abschnitt 5, Artikel 36 nachzulesen.

So wird das qualifizierte elektronische Siegel beweiskräftig vor Gericht.

Wie lässt sich ein elektronisches Siegel erstellen?

Die einfachste Art, ein elektronisches Siegel zu erstellen, ist, einen Anbieter für elektronische Siegel zu verwenden. Dienste wie beispielsweise Skribble ermöglichen das einfache Erstellen eines digitalen Stempels, der zur Identifikation und Sicherheit von elektronischen Dokumenten dient.

Besonders praktisch bei Skribble: Sie können sowohl ein elektronisches Siegel nach EU-Recht (eIDAS) als auch nach Schweizer Recht (ZertES) erstellen. Mehr über das elektronische Siegel bei Skribble finden Sie weiter unten im Abschnitt “das E-Siegel bei Skribble”.

Rechtliche Wirkung von einem E-Siegel

Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Siegel haben jeweils unterschiedliche rechtliche Wirkungen.

• Fortgeschrittenes elektronisches Siegel: Erfüllt strenge Sicherheitskriterien und kann daher als verlässlicher Nachweis für die Authentizität und Integrität des Dokuments dienen.
• Qualifiziertes elektronisches Siegel: Besitzt maximale Beweiskraft und wird oft als gleichwertig mit einem physischen Firmenstempel behandelt.

Insgesamt fungiert das elektronische Siegel als eine digitale Form eines Unternehmensstempels und bietet verschiedene rechtliche Wirkungen, abhängig von seinem Standard.

Verwendung des elektronischen Siegels

Elektronische Siegel können verwendet werden, um Verträge, ausgehende Post, Rechnungen, Geschäftsbedingungen, Bescheinigungen und andere Dokumente zu unterzeichnen, die typischerweise von einer Organisation ausgestellt werden. Die Wahl zwischen einem fortgeschrittenen und einem qualifizierten Siegel hängt – wie bei den Unterschriften – von dem für das Dokument erforderlichen gesetzlichen Gewicht ab.

Anwendungsbereiche

Elektronische Siegel verleihen Dokumenten mehr Sicherheit. Ihr Einsatz ist immer dann möglich, wenn keine persönliche Unterschrift notwendig ist. Beispiele:

• Behörden: Ein Anwendungsgebiet sind Steuererklärungen – etwa, wenn ein Kanton möchte, dass der zu signierende Steuerausweis auf den Namen des Kantons ausgestellt wird und nicht auf den Namen des Kantonsangestellten.
• Immobilien: Angebote können automatisch erstellt werden und werden nicht von einer Person, sondern von der Immobilienfirma unterschrieben. Automatisierte Massensignaturen.
• Versicherung oder Bank: Eine QES-Signatur enthält keinen Firmennamen, sodass es für den Empfänger schwierig ist, zu erkennen, ob das Dokument offiziell von einer Firma stammt. Versicherungs- oder Bankunternehmen entscheiden sich, das Dokument (den Vertrag) zunächst zu versiegeln und dann von einem Mitarbeitenden unterschreiben zu lassen.
• Unternehmen, die ihre Eingangspost scannen, um papierlos zu werden: Sie können Verträge mit gescannten Unterschriften mit einem Siegel versehen, um sicherzustellen, dass das Dokument unverändert ist (Integritätsschutz).

Dokumente

Elektronische Siegel sind vielerlei einsetzbar. Nachfolgend einige Beispiele von Dokumenten, auf die elektronische Siegel gesetzt werden können:

• Ausschreibungen: Bei einer Ausschreibung handelt es sich laut Definition um eine öffentliche Aufforderung an Unternehmen, ein verbindliches Angebot für die gewünschten Leistungen abzugeben. Das elektronische Siegel für Ausschreibungen kann die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit eingereichter Angebote gewährleisten.
• Behördliche Dokumente: Regierungsbehörden nutzen elektronische Siegel oft für offizielle Dokumente und Genehmigungen.
• Finanzdokumente: Banken und Finanzinstitute setzen elektronische Siegel ein, um Transaktionen wie Kreditverträge oder Finanzberichte zu versiegeln.
• Behördliche Genehmigungen: Regierungsbehörden verwenden Siegel für offizielle Dokumente wie Baugenehmigungen, Steuererklärungen oder Ausweisdokumente.
• Medizinische Aufzeichnungen: In der Gesundheitsbranche werden elektronische Siegel für Patientenakten verwendet, um die Vertraulichkeit und Integrität der Gesundheitsinformationen zu gewährleisten.
• Immobilienverwaltung: In der Immobilienbranche können Siegel in Verbindung mit Verkaufsverträgen und Grundbucheinträgen eingesetzt werden.
• Wirtschaftsprüfung: Bei einer elektronisch gespeicherten Wirtschaftsprüfung bedarf es einer qualifizierten elektronischen Signatur und zusätzlich eines elektronischen Abbilds des Berufssiegels (entspricht hier nicht dem elektronischen Siegel). Mehr Informationen finden Sie hier.

Bei manchen Dokumenten reicht das E-Siegel jedoch nicht aus. Grund dafür kann zum Beispiel sein, dass das Dokument die Schriftform verlangt. Hier wäre es auch möglich, E-Signatur und -Siegel zu verwenden. Dazu gehören zum Beispiel: Bewerbungsunterlagen, Vereinbarungen, Kaufverträge, Geheimhaltungsverträge.

Das E-Siegel bei Skribble

Egal, ob für ein Unternehmen oder eine staatliche Organisation – elektronische Siegel zu erstellen, geht mit Skribble einfach und schnell. FES- und QES-Siegel (auch: Organisations-Signatur) sind bei Skribble im Pro- und Scale-Plan erhältlich. Mehr zu “Preise und Pläne”.

1. Direkt loslegen: Mit Skribble ist die Einrichtung des E-Siegels ein Kinderspiel. Sie und Ihr Team profitieren auch ganz ohne IT-Wissen oder Schulungen vom E-Siegel.
2. Die einfachste Anwendung: Profitieren Sie von Skribbles moderner API, die die Nutzung des E-Siegels noch einfacher macht, und dem benutzerfreundlichen Look & Feel.
3. Ein Anbieter – alle Szenarien abgedeckt: Skribble vereint alle Komponenten, die Sie fürs E-Siegeln mit den weltweit rechtsgültigen Standards FES und QES brauchen. Bei Fragen steht Ihnen ein Expertenteam zur Seite.
4. Auf Nummer sicher gehen: Skribble ist DSGVO-konform, ISO 9001 & 27001 zertifiziert und auf Hochsicherheits-Servern in der Schweiz gehostet.
5. EU- und Schweizer Recht: Signieren Sie wahlweise mit einem E-Siegel nach EU- (eIDAS) oder Schweizer Recht (ZertES).

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Dokumente mit einem Siegel versehen, finden Sie in unserem Help-Center.

Vorteile eines digitalen Siegels gegenüber der analogen Version

Ein digitales Siegel, im Vergleich zum analogen Siegel oder Firmenstempel, bietet klare Vorteile. Es gewährleistet eine höhere Sicherheit durch starke Verschlüsselung und Authentifizierung und schützt die Integrität von Dokumenten. Dies fördert Effizienz, spart Kosten durch die Reduzierung von Papier und Druckaufwand, bietet Nachverfolgbarkeit von Dokumentänderungen und unterstützt die Umweltfreundlichkeit durch die Förderung papierloser Prozesse. Ein digitales Siegel ist somit eine moderne, sichere und effiziente Alternative zum analogen Siegel oder Firmenstempel.

Elektronisches Siegel: Kleiner Hebel – grosse Wirkung

Elektronische Signaturen und Siegel werden immer häufiger als Katalysatoren der Digitalisierung erkannt. Elektronische Siegel stellen gewissermaßen die elektronische Version eines Firmenstempels dar. Sie werden nicht wie bei E-Signaturen von natürlichen Personen (z. B. einem CEO), sondern von juristischen Personen (Unternehmen oder Behörden) erstellt.

Im Vergleich zur analogen Methode mit Brief und physischem Stempel bietet der Einsatz von elektronischen Siegeln erhöhte Sicherheit, Effizienz und Umweltfreundlichkeit. Dank der Verschlüsselungs- und Authentifizierungsfunktion des E-Siegels wird die Integrität von Dokumenten geschützt und die Beweiskraft vor Gericht gewährleistet.

Häufige Fragen

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