Skribble
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Elektronisches Siegel: Erklärung und Anwendung von E-Siegeln
5min
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Published on 7. Oktober 2024
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Updated on 14. April 2025
Im Zuge der Digitalisierung kommen elektronische Siegel immer häufiger zum Einsatz. Ein E-Siegel ist die elektronische Version eines Firmenstempels. Im Vergleich zur analogen Methode bietet es erhöhte Sicherheit, Effizienz und Umweltfreundlichkeit. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein elektronisches Siegel ist, wann sich dessen Einsatz lohnt und wie Sie es erstellen.
E-Siegel: das Wichtigste in Kürze
- Was ist ein elektronisches Siegel? Die digitale Version von physischen Firmen- oder Behördensiegeln.
- Wer erstellt elektronische Siegel? Juristische Personen anstatt wie bei elektronischen Signaturen natürliche Personen wie dem CEO.
- Wie sicher sind elektronische Siegel? Sie identifizieren Siegelhersteller / ausstellende Organisationen eindeutig und gewährleisten die Unversehrtheit und Authentizität.
- Sind elektronische Siegel rechtlich bindend? Das qualifizierte elektronische Siegel hat die höchste Sicherheitsstufe und ist in den meisten Fällen rechtlich bindend.
- Was bringen elektronische Siegel? Sie ermöglichen schnellere, effizientere und papierlose Dokumentenverarbeitung.
Was ist ein E-Siegel?
E-Siegel sichern, wie auch E-Signaturen, die Integrität von Dokumenten. Das digitale Siegel wird von juristischen Personen und Organisationen verwendet, kann also mit dem Firmen- oder Behördenstempel gleichgesetzt werden. Elektronische Siegel erhöhen die Sicherheit und Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung und finden daher und aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung immer häufiger Anwendung.
Was ist aber der Unterschied zwischen elektronischem Siegel und elektronischer Unterschrift? Der wichtigste Unterschied ist, dass die elektronische Signatur die persönliche Unterschrift digital ersetzt, also für natürliche Personen gedacht ist. E-Siegel hingegen lösen wie gesagt den Firmenstempel, also juristische Personen ab. Alle Unterschiede im Detail können Sie in der folgenden Tabelle nachlesen:
| Elektronisches Siegel | Elektronische Signatur | |
|---|---|---|
Erstellende Person | Juristische Person | natürliche Person |
Zweck | Authentizität & Integrität eines Dokuments | Authentizität & Integrität eines Dokuments | Identität der unterschreibenden Person |
Sicherheitsstandards | Fortgeschritten | Qualifiziert | Einfach | Fortgeschritten | Qualifiziert |
Rechtsgültigkeit | Schweiz (ZertES) | EU (eIDAS) | Schweiz (ZertES) | EU (eIDAS) |
Anwendungsfälle | Finanzbericht, Baugenehmigung, Steuererklärung, Verkaufsvertrag … | Arbeits-, Kaufvertrag, Jahresabschluss, Offerten, Angebot … |
So erstellen Sie elektronische Siegel mit Skribble
Das elektronische Siegel in der eIDAS-Verordnung
Die eIDAS-Verordnung regelt genau, wie elektronische Siegel aufgebaut sein müssen, welche Sicherheitsstandards sie erfüllen müssen und wofür sie verwendet werden dürfen. Sie legt genauer gesagt fest, dass ein elektronisches Siegel die Authentizität des Absenders und die Integrität des Dokuments sicherstellen muss. Doch was bedeutet das?
- Authentizität: Das Siegel muss eindeutig einer Organisation zugeordnet sein. Es dient als Nachweis, dass das Dokument tatsächlich von dieser Organisation stammt.
- Integrität: Ein digitales Siegel schützt vor Manipulationen, da jede Änderung am Dokument nach dem Siegeln erkennbar wird.
Die Sicherheitsstandards beim digitalen Siegel
Wie bei den elektronischen Signaturen gibt es auch bei digitalen Siegeln verschiedene Sicherheitsstandards:
- fortgeschrittenes elektronisches Siegel
- qualifiziertes elektronisches Siegel
Beide Sicherheitsstandards entsprechen sowohl in Beweiskraft als auch in den Anforderungen genau denen der E-Signaturen.
Das qualifizierte elektronische Siegel muss die Siegelersteller eindeutig identifizieren und die Integrität des Dokumentes sicherstellen. Es belegt, dass nach dem Setzen des E-Siegels keine Veränderungen am Dokument gemacht wurden. Um diese Anforderungen zu erfüllen, wird ein qualifiziertes, digitales Zertifikat benötigt.
Daneben muss es alle Anforderungen des fortgeschrittenen elektronischen Siegels nach der eIDAS-Verordnung, Abschnitt 5, Artikel 36 erfüllen.
Wie erstellt man ein elektronisches Siegel?
Am einfachsten erstellen Sie elektronische Siegel mit Anbietern wie Skribble. Wir ermöglichen eine besonders einfache und intuitive Erstellung digitaler Siegel. Bei Skribble signieren Sie außerdem sowohl nach EU- (eIDAS) und Schweizer Recht (ZertES).
Beispiel: Digitales Zertifikat eines elektronischen Siegels, Zertifizierungsstelle Swisscom (Quelle: Skribble)
Wofür werden elektronische Siegel verwendet?
E-Siegel können verwendet werden, um Verträge, ausgehende Post, Rechnungen, u. v. m. zu unterzeichnen, die von einer Organisation ausgestellt werden. Im folgenden Abschnitt finden Sie konkrete Anwendungsbeispiele:
- Behördliche Dokumente: Regierungsbehörden nutzen elektronische Siegel oft für offizielle Dokumente und Genehmigungen.
- Immobilien: Angebote, Verkaufsverträge und Grundbucheinträge werden häufig mit elektronischen Siegeln gesichert.
- Papierlose Unternehmen: Verträge mit gescannten Unterschriften können mit einem Siegel versehen werden, um sicherzustellen, dass das Dokument unverändert ist.
- Finanzdokumente: Banken und Finanzinstitute setzen digitale Siegel ein, um Transaktionen wie Kreditverträge oder Finanzberichte zu versiegeln.
- Medizinische Aufzeichnungen: Um die Vertraulichkeit und Integrität von Gesundheitsinformationen zu gewährleisten, werden in der Gesundheitsbranche elektronische Siegel für Patientenakten verwendet.
Wenn das Dokument die Schriftform verlangt, reichen E-Siegel nicht aus – hier ist ein physisches Siegel notwendig. Zu solchen Dokumenten gehören z. B. Kaufverträge und Geheimhaltungsverträge.
Das E-Siegel bei Skribble
Egal, ob für Unternehmen oder staatliche Organisationen – elektronische Siegel zu erstellen, geht mit Skribble einfach und schnell. FES- und QES-Siegel sind bei Skribble in den Preisplänen Pro und Scale erhältlich. Und so einfach geht’s:
- Direkt loslegen: Mit Skribble ist die Einrichtung des E-Siegels ein Kinderspiel. Sie und Ihr Team profitieren auch ganz ohne IT-Wissen oder Schulungen vom E-Siegel.
- Die einfachste Anwendung: Profitieren Sie von Skribbles moderner API und dem benutzerfreundlichen Look & Feel. So wird die Nutzung des E-Siegels noch einfacher!
- Ein Anbieter für alles: Skribble vereint alles, was Sie weltweit für E-Siegel brauchen – egal ob FES oder QES. Bei Fragen steht Ihnen unser Expertenteam zur Seite.
- Auf Nummer sicher: Skribble ist DSGVO-konform, ISO 9001 & 27001 zertifiziert und auf Hochsicherheits-Servern in der Schweiz gehostet.
- EU- und Schweizer Recht: Signieren Sie wahlweise mit einem E-Siegel nach EU- oder Schweizer Recht.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Dokumente mit einem Siegel versehen, finden Sie in unserem Help-Center.
Sie möchten das Signieren mit der E-Signatur gleich ausprobieren?
Vorteile elektronischer Siegel – Skribble
Ein elektronisches Siegel bietet im Vergleich zum analogen Siegel oder zum Firmenstempel klare Vorteile. Es gewährleistet eine höhere Sicherheit durch starke Verschlüsselung sowie Authentifizierung und schützt die Integrität von Dokumenten.
Das E-Siegel erhöht jedoch nicht nur die Sicherheit, sondern fördert auch die Effizienz, senkt Kosten durch die Reduzierung von Papier und unterstützt damit die Umweltfreundlichkeit. Digitale Siegel sind moderne, sichere und effiziente Alternativen zum analogen Siegel und zum Firmenstempel.
Häufige Fragen
Ein Behördensiegel dient dazu, amtliche Dokumente digital zu signieren und deren Echtheit sicherzustellen. Öffentliche Institutionen setzen es ein, um behördliche Bescheide, Genehmigungen oder andere offizielle Unterlagen zu verifizieren. Die digitale Variante bietet eine höhere Sicherheit, da Manipulationen nach dem Siegelvorgang sofort erkennbar sind.
