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Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Die E-Rechnung soll 2025 in Deutschland zum Standard werden. Was das für Sie und Ihr Unternehmen bedeutet, erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Das Wichtigste in Kürze
- Was ist eine E-Rechnung? Die elektronische Rechnung verwendet ein bestimmtes Format und wird von Anfang bis Ende elektronisch bearbeitet. Das unterscheidet sie von Papierrechnungen und Rechnungen als Bilddatei (JPG, PDF).
- Wer ist betroffen? Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich sind ab 2025 zur Nutzung von E-Rechnungen verpflichtet. Das schließt auch Kleinunternehmen, Vermieter und Vermieterinnen ein.
- Ab wann ist die E-Rechnung verpflichtend? Grundsätzlich gilt die E-Rechnung-Pflicht ab 1. Januar 2025. Aufgrund des hohen Aufwandes wird schrittweise bis 2028 umgestellt. Vorerst ist die E-Rechnungspflicht für Unternehmen nur für das Empfangen gegeben.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Im Unterschied zu Papierrechnungen oder Bilddateien ist die E-Rechnung vollkommen maschinenlesbar, da sie XML-basiert ist.
Was ist XML?
Dieses Akronym steht für eXtensible Markup Language. Es handelt sich bei XML um ein textbasiertes Datenformat, das im Editor bearbeitet werden kann und Computer lesen und schreiben können. Verwendet wird XML zum Beschreiben, Speichern und Austauschen von Daten. Da dieses Datenformat unabhängig von Software und Hardware funktioniert, tauschen unterschiedliche Systeme Daten ganz einfach aus.
Dies ermöglicht die elektronische Übermittlung und den elektronischen Empfang. Rechnungen werden auf diese Weise medienbruchfrei – also ohne Ausdrucken o. Ä. – und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht.
Das Format für E-Rechnungen muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Die Standards XRechnung und ZUGFeRD, welcher PDF und XML kombiniert, sind Beispiele für Formen, die diesen Anforderungen bereits entsprechen. XRechnung – die deutsche Antwort auf die EU-Richtlinie findet im öffentlichen Bereich bereits Anwendung und wurde ab 2025 als Standard ausgewählt.
Gut zu wissen
Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland nur noch zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Unter sonstige Rechnungen fallen dann Papierrechnungen und solche im PDF oder JPG Format. Per Mail gesandte Rechnungen in Bild-Formaten sind demnach keine E-Rechnungen.
Weitere Skribble-Beiträge:
Rechtliche Rahmenbedingungen für E-Rechnungen
Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die E-Rechnung basieren auf verschiedenen europäischen Richtlinien. In diesem Abschnitt werden die aktuellen gesetzlichen Vorgaben und die Änderungen, die ab 2025 in Kraft treten, detailliert erläutert.
Bei den zahlreichen rechtlichen Rahmenbedingungen zur E-Rechnung kann man schon mal den Überblick verlieren
Aktuelle gesetzliche Vorgaben
Derzeit gelten in Deutschland spezifische Regelungen für die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen. Diesen Regelungen liegen zwei europäische Richtlinien zugrunde, die wir Ihnen im Folgenden näher erläutern.
Die europäische Richtlinie 2010/45/EU
Diese Richtlinie zielt darauf ab, die Vorschriften für die Rechnungsstellung innerhalb der EU zu vereinheitlichen und zu modernisieren. Sie erleichtert den Einsatz von E-Rechnungen und fördert deren Nutzung durch eine gesetzliche Gleichstellung mit Papierrechnungen. Unternehmen sparen dadurch Kosten und gestalten Prozesse effizienter. Ein weiterer Schritt in Richtung papierloses Büro ist gemacht.
Die Richtlinie 2010/45/EU betont die Bedeutung der Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen, die durch fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) oder EDI gewährleistet werden können. Zudem erlaubt sie vereinfachte Rechnungen für geringe Beträge und stärkt die Rechtssicherheit durch klare Vorgaben zur Rechnungsstellung und Archivierung.
Steuervereinfachungsgesetz 2011
In Deutschland wurde die Richtlinie 2010/45/EU dann 2011 im Steuervereinfachungsgesetz festgehalten. In § 14 Abs. 1 und 3 UStG wurden die umsatzsteuerlichen Regelungen für elektronische Rechnungen aktualisiert und neu verfasst. Hier ist festgehalten, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes der E-Rechnung durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder einen elektronischen Datenaustausch (EDI) gewährleistet werden muss.
Die europäische Richtlinie 2014/55/EU
Diese Richtlinie regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen seit April 2014. Sie zielt darauf ab, die Vielfalt nicht kompatibler Standards zu reduzieren und eine gemeinsame europäische Norm für elektronische Rechnungen zu etablieren.
Sie verpflichtet, bei öffentlichen Aufträgen elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, sofern diese den festgelegten Standards entsprechen. Die Richtlinie 2014/55/EU legt fest, dass Inhalt, Form und Sprache bei E-Rechnungen so gestaltet werden müssen, dass sie grenzübergreifend verarbeitet und verstanden werden können.
Die ERechV
Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) legt fest, dass elektronische Rechnungen für öffentliche Aufträge und Konzessionen in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen. Diese Rechnungen müssen automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Die Verordnung schreibt die Nutzung des Datenaustauschstandards XRechnung vor, erlaubt aber auch andere kompatible Formate. Für die Übermittlung müssen ein Verwaltungsportal und ein Nutzerkonto verwendet werden. Die Verordnung ist im November 2018 in Kraft getreten.
Was ist die XRechnung?
Dieses Format wurde als deutsche Antwort auf die EU-Richtlinie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt. Ziel ist es, einen Standard für elektronische Rechnungen zu schaffen, der den EU-Anforderungen entspricht, allgemein verfügbar ist und kontinuierlich aktualisiert wird.
XRechnung fungiert als nationaler Standard für die öffentliche Rechnungsstellung und optimiert interne Verwaltungsprozesse im Vergleich zur CEN-Norm. Es ist jedoch möglich, alternative Formate wie ZUGFeRD zu verwenden, solange sie die Core Invoice Usage Spezifikation (CIUS) abbilden.
E-Rechnung Pflicht 2025: Was ändert sich?
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine umfassende Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen in Kraft. Diese Pflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich und soll die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen erhöhen. Zu den wesentlichen Änderungen gehören:
- Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen: Unternehmen müssen E-Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen, das den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entspricht (vor allem XRechnung, aber auch genormte Formate wie ZUGFeRD sind möglich).
- Übergangsregelungen E-Rechnung 2025-2028: Aufgrund des hohen Umstellungsaufwands wird Unternehmen bis 2028 Zeit gegeben, die neuen Anforderungen vollständig umzusetzen. Während dieser Zeit können Sie noch konventionelle Rechnungsformate versenden, müssen jedoch gleich ab 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen.
- Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind von der E-Rechnungen-Pflicht ausgenommen. Diese können weiterhin in Papierform oder als Bilddatei versendet werden.
Diese Änderungen zielen darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und die Prozesse in der Rechnungsstellung zu optimieren.
E-Rechnung: Wer und wie?
Die Einführung der E-Rechnung bringt nicht nur rechtliche Änderungen mit sich, sondern auch technische Herausforderungen und Anforderungen, die Unternehmen erfüllen müssen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wen die Änderungen betreffen und welche technischen Grundlagen beim E-Rechnung Erstellen und Verarbeiten notwendig sind.
Alle Unternehmen im B2B-Bereich mit Sitz in Deutschland sind von der kommenden E-Rechnungspflicht betroffen
Wer ist betroffen?
Die neue Regelung, eine E-Rechnung ausstellen zu müssen, gilt für Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. „Ansässig” bedeutet in diesem Fall alle Unternehmen, die ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland haben. Sollte kein Sitz vorhanden sein, genügt auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland.
Bei Mietverträgen mit Unternehmen konnte bisher der Mietvertrag als Rechnung verwendet werden. Nach derzeitigem Stand werden jedoch auch Vermieter und Vermieterinnen, die steuerpflichtig an andere Unternehmen vermieten, von dieser Regelung betroffen sein. Bis spätestens 2028 wird die Regelung außerdem auf Kleinunternehmen ausgeweitet, um eine vollständige Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsstellung zu erreichen.
E-Rechnung erstellen: So gehen Sie vor
Die Erstellung einer E-Rechnung erfordert die Einhaltung bestimmter technischer Standards und die Nutzung geeigneter E-Rechnungs-Software. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Dazu zählen Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
- Wählen Sie die passende Software: Nutzen Sie eine E-Rechnungs-Software, die den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entspricht. Sie haben hier die Wahl zwischen verschiedenen Übertragungskanälen der E-Rechnung.
- Erstellen Sie die Rechnung: Erfassen Sie alle notwendigen Informationen, wie Empfängerangaben, Rechnungsbetrag und Leistungsbeschreibung.
- Signieren Sie die Rechnung: Stellen Sie sicher, dass die Rechnung den formalen Anforderungen entspricht und alle Pflichtangaben enthält und signieren Sie die Rechnung mit der qualifizierten elektronischen Signatur.
- Versenden Sie die Rechnung: Übermitteln Sie die E-Rechnung über einen sicheren elektronischen Kanal an den Empfänger oder die Empfängerin.
Es ist wichtig, dass die eingesetzte Software sowohl die Erstellung als auch den Versand und die Archivierung der E-Rechnungen unterstützt.
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E-Rechnung prüfen: So funktioniert es
Die Prüfung von E-Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen und Fehler zu vermeiden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die empfangenen E-Rechnungen korrekt und vollständig sind.
- Technische Validierung: Überprüfen Sie, ob das Format der E-Rechnung den geforderten Standards entspricht.
- Inhaltliche Prüfung: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Empfänger oder Empfängerin und Leistungsbeschreibung enthalten sind.
- Rechtliche Prüfung: Kontrollieren Sie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und eventueller branchenspezifischer Vorschriften.
- Archivierung: Speichern Sie die E-Rechnung in einem revisionssicheren Format, das eine langfristige Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Durch den Einsatz geeigneter Prüfsoftware können diese Schritte effizient und fehlerfrei durchgeführt werden.
Vorteile und Nutzen der E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und trägt maßgeblich zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung bei. Neben der Reduzierung von Papierverbrauch und physischen Ablageflächen ermöglicht die E-Rechnung vor allem eine schnellere und sicherere Bearbeitung. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Vorteile von E-Rechnungen:
Sicherheit und Nachverfolgbarkeit
E-Rechnungen bieten ein hohes Maß an Sicherheit und Nachverfolgbarkeit, was insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und den Schutz sensibler Daten von Bedeutung ist. Die elektronische Rechnungsübertragung reduziert das Risiko von Verlusten oder Manipulationen während des Versands. Durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien und elektronischen Signaturen wird die Integrität und Authentizität der Rechnungen sichergestellt.
E-Rechnungen enthalten umfassende Protokolle über ihre Erstellung, Bearbeitung und Übermittlung, was eine lückenlose Nachverfolgbarkeit ermöglicht. Diese Sicherheitsmerkmale sorgen dafür, dass Unternehmen jederzeit die Kontrolle über ihre Rechnungen behalten und gesetzlichen Anforderungen problemlos nachkommen können.
Kosteneffizienz und Zeitersparnis
Die Nutzung der E-Rechnungen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und Zeitgewinnen. Durch den Verzicht auf Papier, Druck, Kuvertierung und Versand entfallen viele direkte Kosten. Außerdem verringern sich die Aufwände für manuelle Eingaben und die Archivierung.
Elektronische Rechnungen werden automatisch in das Buchhaltungssystem eingespielt und verarbeitet, was die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt. Zudem spart die digitale Archivierung Platz und erleichtert die Suche nach Rechnungen erheblich. Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Mitarbeitende ihre Zeit produktiver einsetzen, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Kürzere Prozesse und weniger Fehler
Automatisierte Prozesse minimieren die Gefahr von Tippfehlern und falschen Eingaben, die bei manueller Verarbeitung immer wieder auftreten. E-Rechnungen ermöglichen eine direkte Übernahme der Daten in das Buchhaltungssystem, wodurch Eingabefehler vermieden werden.
Durch die Nutzung standardisierter Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD wird die Kompatibilität und Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen gewährleistet. Jede E-Rechnung kann lückenlos nachverfolgt werden, was die Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsprozess erhöht. Diese Verbesserungen führen zu einer höheren Genauigkeit und Zuverlässigkeit im Rechnungswesen, was langfristig die Effizienz des gesamten Unternehmens steigert.
Herausforderungen und Lösungen
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, stellt Unternehmen jedoch auch vor einige Herausforderungen. Technische und organisatorische Hürden sowie rechtliche Unsicherheiten können den Übergang erschweren. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Herausforderungen und mögliche Lösungen erläutert, um Unternehmen bei der erfolgreichen Implementierung der E-Rechnung zu unterstützen.
Technische und organisatorische Hürden
Die Integration neuer Softwarelösungen in bestehende Systeme kann komplex und zeitaufwändig sein.
- IT-Infrastruktur: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur die Anforderungen der E-Rechnung erfüllt und kompatibel mit den standardisierten Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD ist.
- Schulung von Mitarbeitenden: Ein weiteres Problem ist die Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Technologie. Dies erfordert nicht nur Zeit, sondern auch finanzielle Ressourcen. Mitarbeitende müssen verstehen, wie E-Rechnungen erstellt, gesendet und empfangen werden, und welche gesetzlichen Anforderungen dabei zu beachten sind.
- Organisatorische Änderungen: Unternehmen müssen gegebenenfalls ihre internen Prozesse anpassen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Dies kann organisatorische Änderungen und eine Neudefinition von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens erfordern. Die sorgfältige Planung und die Einbindung aller relevanten Abteilungen ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Rechtliche Unsicherheiten
Obwohl es klare gesetzliche Vorgaben gibt, sind diese oft komplex und erfordern eine genaue Kenntnis der relevanten Vorschriften. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Gerade zu Beginn gibt es häufig Unsicherheiten bezüglich der rechtlichen Anerkennung von E-Rechnungen in internationalen Geschäftsbeziehungen. Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, müssen sich über die unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen in den jeweiligen Ländern informieren und sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen auch dort anerkannt werden.
Um eventuellen rechtlichen Unsicherheiten zu begegnen, ist es ratsam, sich gegebenenfalls beraten zu lassen und eng mit den zuständigen Behörden zusammenzuarbeiten. Eine regelmäßige Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitenden im Bereich der rechtlichen Vorschriften kann ebenfalls dazu beitragen, Unsicherheiten zu reduzieren und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.
E-Rechnungen und elektronische Signaturen
Die Einführung von E-Rechnungen geht Hand in Hand mit der Nutzung der elektronischen Signatur. Diese spielen eine entscheidende Rolle bei der Authentifizierung und Integrität von E-Rechnungen und gewährleisten die rechtliche Anerkennung und Sicherheit im digitalen Rechnungsprozess.
Achtung: Da die allgemeine Verpflichtung zu E-Rechnungen noch nicht in Verwendung ist, sind gewisse Informationen noch nicht zu 100 % geklärt. Alles, was wir im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur im Moment wissen, finden Sie nachfolgend.
Arten der elektronischen Signatur
Elektronische Signaturen sind digitale Methoden zur Dokument-Unterzeichnung, die die Identität des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin bestätigen und die Integrität des Dokumentes sicherstellen. Es gibt drei elektronische-Signatur-Arten: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Jede dieser Signaturen bietet ein unterschiedliches Maß an Sicherheit und rechtlicher Anerkennung.
Mehr über die E-Signatur erfahren Sie in unserem Ratgeber: Was ist eine digitale Signatur?
Welche elektronische Signatur ist die richtige für die E-Rechnung? (Quelle: Skribble)
Die qualifizierte elektronische Signatur
Die QES hat den höchsten rechtlichen Status und ist jene Signatur, die für E-Rechnungen zu verwenden ist, da sie die Anforderungen der eIDAS-Verordnung der EU erfüllt. Eine QES ist mit einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und gewährleistet, dass die Identität des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin zweifelsfrei bestätigt ist.
Bei Skribble ist es besonders einfach, das nötige Zertifikat für die QES zu erstellen. Anstatt einen extra Vertrag mit einer Zertifizierungsstelle zu schließen, können Sie bei uns alles über die Skribble-Plattform erledigen. Lesen Sie in unserem Ratgeber alles, was Sie über die qualifizierte elektronische Signatur wissen müssen.
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E-Rechnung: häufige Fragen
Skribble bietet alle drei Signaturstandards an, damit Sie für jede Anwendung die richtige Sicherheitsstufe haben: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
