Digitalisierung im Mittelstand: Trends, Statistiken und Umsetzungsstrategie

Die Digitalisierung betrifft und verändert uns alle, im Privaten wie im Geschäftlichen. Wer in den 2020er-Jahren ein erfolgreiches Unternehmen führen will, kommt also an der Thematik nicht vorbei. In großen Unternehmen und internationalen Konzernen ist dieses Wissen nichts Neues. Aber: Wie sehr ist die Digitalisierung im Mittelstand Deutschlands angekommen? Und wie können KMU das Projekt Digitalisierung angehen? Diese und weitere Fragen diskutieren wir im folgenden Beitrag.

Digitalisierung? Mittelstand? Worüber wir eigentlich reden

„Digitalisierung“ ist mittlerweile ein Schlagwort geworden, das uns in Medien, Forschung oder Strategiepapieren ständig begegnet. Was damit konkret gemeint ist, das bleibt aber oft unklar. Das Gleiche gilt für den Begriff „Mittelstand“. Auch hier kann von unterschiedlichen Sachverhalten die Rede sein. Daher möchten wir zunächst einen Blick darauf werfen, worum es bei der Digitalisierung des Mittelstands eigentlich geht.

Digitalisierung und digitale Transformation

Im ursprünglichen Sinn meint „Digitalisierung“ das Umwandeln der analogen Datenverarbeitung in eine digitale – etwa Printmedien zu PDF-Dateien. In der Regel ist damit aber die „digitale Transformation“ gemeint, also die zunehmende Verwendung digitaler Technologien in allen Lebensbereichen und damit einhergehende Veränderungen.

Digitalisierung im Unternehmenskontext bedeutet damit, digitale Technologien zu nutzen, um z. B.:

• Prozesse effizienter zu gestalten,
• die Kundenbindung zu stärken,
• Produkte und Dienstleistungen individueller zu gestalten,
• flexibler auf Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern zu reagieren,
• neue Geschäftsfelder zu erschließen oder
• gänzlich neue Geschäftsmodelle zu entwerfen.

Dabei ist die digitale Transformation beileibe kein neuer, aber ein sich stetig intensivierender und beschleunigender Vorgang. Technologische Innovationen in den Bereichen IT, Software, Robotik und Sensorik (vgl. Bjedić, Hoffmann 2018) treiben die Digitalisierung voran.

Digitalisierung der EU-Länder im Vergleich

Wie sieht es nun mit der Digitalisierung in Deutschland aus? Um diese zu messen, lässt sich beispielsweise der DESI (Digital Economy and Society Index) heranziehen, ein Index auf einer Skala von 0-100 Punkten. Miteinberechnet werden vielfältige Faktoren, etwa die Breitbandabdeckung, Verwendung digitaler Technologien in Unternehmen oder die digitale Verfügbarkeit öffentlicher Services (E-Government). 

Vergleicht man diesen Index der 27 EU-Mitgliedsstaaten, so befindet sich Deutschland mit 53,7 Punkten auf Platz 11. Die folgende Grafik zeigt die EU-Staaten mit dem höchsten und niedrigsten Digitalisierungsgrad sowie einige ausgewählte weitere Staaten.

Abbildung von Staaten mit dem höchsten und niedrigsten Digitalisierungsgrad

Technologien und Stufen der Digitalisierung

Digitalisierung im Unternehmenskontext ist ein weites Feld: Angefangen beim Social-Media-Marketing über die automatisierte Erfassung von Lagerbeständen bis hin zu intelligent gesteuerter Produktionstechnik (Stichwort „Industrie 4.0“) kann diese alles umfassen. 

Zu den prägenden Technologien der Digitalisierung – im Mittelstand wie in großen Unternehmen – gehören aktuell die folgenden:

• Cloud Computing: Speicherkapazitäten und Software-Programme, die nicht auf dem eigenen PC, sondern über das Internet – in der Cloud – bereitgestellt werden.
• Künstliche Intelligenz: Technische Systeme, die nicht nur Anweisungen ausführen, sondern selbst lernfähig sind und so komplexe, neuartige Probleme lösen können.
• Digitale Plattformen: Geschäftsmodelle, die auf Plattformen basieren, vermitteln zwischen Anbietern und Interessenten, prominente Beispiele sind Unternehmen wie Amazon, Airbnb und Uber. 
• Cyber-Physische Systeme („Internet of Things“): Vernetzung von physischen Objekten mit der digitalen Welt, etwa durch Ausstattung mit Sensoren, die Daten sammeln und weitergeben. 
• Big Data: Erfassung von sehr großen Datenmengen sowie Auswertung mittels komplexer Methoden, z. B. um Prozesse zu optimieren oder Maßnahmen an Zielgruppen anzupassen.
• Blockchain: Dezentrale, manipulationssichere Speicherung von Datensätzen mittels kryptografischer Methoden.
• RFID: Mit der RFID-Technologie lassen sich Daten auf einem Chip oder „Etikett“ berührungslos übertragen und auslesen, zum Einsatz kommt sie z. B. bei der Identifizierung von Nutztieren oder beim Management von Lagerbeständen. 

Um nicht alle Digitalisierungsaktivitäten – von der eigenen Website bis zur automatisierten Fertigung – über einen Kamm zu scheren, kann man die Digitalisierung von Unternehmen auch in drei Stufen unterteilen (vgl. Saam, Viete, Schiel 2016):

1. Grundlegende digitale Datenverarbeitung: Das Unternehmen verwendet PCs, Internetzugang, eine Website, aber auch fortgeschrittenere Tools wie eine ERP-Software.

2. Vernetzte Information und Kommunikation: Das Unternehmen vernetzt sich intern wie extern auf digitale Art und Weise, zum Beispiel über Social-Media-Plattformen, Cloud-Computing oder andere Formen der digitalen Zusammenarbeit.

3. Vernetzte Produkte und Dienste: Die Digitalisierung dient nicht nur zur Unterstützung, sondern rückt selbst ins Zentrum der Wertschöpfung, z. B. indem digitale Dienste angeboten werden oder digitale Komponenten die Produktion prägen (Industrie 4.0).

Beweggründe für die Digitalisierung

Digitalisierungsmaßnahmen sind in der Regel aufwändig und mit erheblichen Investitionen verbunden. Warum entscheiden sich Unternehmen dennoch dazu, diese durchzuführen? Die folgende Grafik zeigt, dass die Motivation in den allermeisten Fällen eine positive ist: Über 90 Prozent der Unternehmen geben in einer Umfrage der KfW an, mit der Digitalisierung Chancen nutzen zu wollen. 

Deutlich wird allerdings auch, dass der Druck von außen zunimmt – seien es nun Wettbewerber, mit denen man mitziehen möchte, oder Lieferanten, die eine digitalisierte Supply-Chain fordern.

Die Abbildung zeigt Beweggründe von Unternehmen zur Digitalisierung

So weit, so generisch. Nun soll es allerdings in diesem Beitrag speziell um die Digitalisierung des Mittelstands gehen. Wie aber definiert sich der (deutsche) Mittelstand?

• Qualitative Kriterien: Entscheidendes Kriterium ist hierbei, dass die Eigentümer (zumindest teilweise) auch in der Geschäftsführung tätig sind.
• Quantitative Kriterien: Entscheidende Kriterien sind hierbei vor allem ein Jahresumsatz bis zu einer gewissen Höhe bzw. eine maximale Anzahl an Beschäftigten.

Häufig wird die Definition der Europäischen Kommission herangezogen, wonach Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von maximal 50 Millionen Euro als KMU (kleine und mittlere Unternehmen) gelten.

An anderen Stellen wird die Anzahl der Beschäftigten aber deutlich höher angesetzt, so werden in einer Deloitte-Mittelstandsstudie Unternehmen mit bis zu 3000 Beschäftigten als Mittelstand gewertet. 

Gut zu wissen: Die Förderung „Digital Jetzt“ soll deutsche KMU bei der Digitalisierung unterstützen und kann bei einer Unternehmensgröße von 3-399 Beschäftigen beantragt werden.

Digitalisierung von KMU in Deutschland: Bestandsaufnahme und Trends

Im Folgenden soll es nun konkret um die Digitalisierung von KMU in Deutschland gehen: Wie sieht der Stand der Digitalisierung im EU-Vergleich aus? Welche Digitalisierungsmaßnahmen werden umgesetzt? Welche Branchen sind dabei führend?

KMU: Digitalisierung im EU-Vergleich

Grundsätzlich bewegt sich die Digitalisierung der KMU in Deutschland ungefähr im EU-Schnitt – ähnlich wie auch aus dem oben gezeigten allgemeinen Digitalisierungsindex hervorgeht. 

Im Folgenden sehen Sie einige Werte im Vergleich (Quelle: Eurostat, Erhebungsjahr in Klammer). Angegeben ist der Anteil der KMU, die das jeweilige Digitalisierungsmerkmal aufweisen.

Die Werte machen deutlich, dass Deutschland bei der Digitalisierung des Mittelstands meist im EU-Schnitt liegt. In einigen Bereichen, etwa beim Anteil der KMU mit eigener Website sowie der Nutzung von Big–Data-Analysen und Internet of Things, zeigt sich sogar ein deutlicher Vorsprung. 

Abgeschlossene Projekte bei der Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen

Die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen kann von Schulungen der Mitarbeitenden bis hin zu Einführung digitaler Produkte reichen. Die nächste Grafik gibt Auskunft darüber, in welchen Bereichen am meisten Digitalisierungsvorhaben umgesetzt werden.

Die Abbildung zeigt auf, in welchen Bereichen Digitalisierungsvorhaben umgesetzt wurden

Deutlich wird hier, dass die Digitalisierung des Kontakts – sei es mit Kunden oder Zulieferern – eine der häufigsten Maßnahmen ist. Über 55 Prozent der befragten KMU haben in einer Studie der KfW angegeben, dies im Zeitraum 2017-2019 umgesetzt zu haben. Nach dem oben erwähnten 3-stufigen Modell würde dies der Digitalisierungsstufe 2 entsprechen (vernetzte Information und Kommunikation). 

Die Digitalisierung der Wertschöpfung, also der Produkte und Dienstleistungen selbst, wird hingegen deutlich seltener in Angriff genommen. 

Führende Branchen bei der Digitalisierung des Mittelstands

Bei der Digitalisierung des Mittelstands zeigen sich aber auch einige Branchenunterschiede. An erster Stelle liegen hier Banken und Versicherungen, gefolgt von der Informations- und Kommunikationsbranche. 

Die führende Rolle der Informations- und Kommunikationsbranche überrascht wenig. Hinsichtlich der Banken und Versicherungen zeigt sich der hohe Digitalisierungsdruck, der von aufstrebenden Start-ups bzw. FinTechs ausgeht. Die Bankfiliale vor Ort spielt eine immer geringere Rolle, während Online-Banking und digitales Bezahlen als selbstverständlich vorausgesetzt werden.

Abbildung der Digitalisierung im Branchenvergleich

Corona: Auswirkungen auf die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen

Mit dem Ausbrauch der Corona-Pandemie im März 2020 haben sich immer mehr Aktivitäten ins Digitale verlagert. In Zeiten von Home-Office und Ausgangsbeschränken wurden digitale Alternativen, etwa Online-Meetings oder elektronische Unterschriften, plötzlich immens wichtig.  

Dies zeigt sich auch bei der Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen. Folgende Grafik zeigt die Ergebnisse einer Erhebung der KfW: die Digitalisierungsaktivitäten von KMU im September 2020 (vor der zweiten Pandemie-Welle) im Vergleich zum Januar 2021 (nach bzw. in der zweiten Pandemie-Welle).

Die Auswirkung der Corona-Pandemie auf Digitalisierungsaktivitäten

Der Prozentsatz jener, die ihre Digitalisierungsaktivitäten gesteigert bzw. wieder aufgenommen haben, erhöhte sich in diesem kurzen Zeitraum von 23 auf 33 % Prozent.

Von der Theorie in die Praxis: Digitalisierung in KMU umsetzen

Wer selbst ein mittelständisches Unternehmen führt, steht in puncto Digitalisierung vor vielen Entscheidungen: Wo setze ich bei der Digitalisierung an? Wie viel Ressourcen stecke ich in die Digitalisierung? Wie lassen sich Digitalisierungsmaßnahmen finanzieren? 

Klar ist aber: Sich nicht mit dem Thema auseinanderzusetzen, ist keine Option mehr – auch nicht für kleine Betriebe. Lesen Sie in den folgenden Absätzen, wie Sie Digitalisierungspotenziale ermitteln und umsetzen.

Digitalisierung für KMU – Potenziale ermitteln

Digitalisierung des Mittelstands: Heißt das, alle müssen nun einen Online-Shop einrichten? Nein, nicht notwendigerweise, denn Digitalisierung kann so viel mehr sein. Die Ansatzpunkte und digitalen Chancen sind zahlreich. Nehmen Sie deshalb sämtliche Prozesse Ihres Unternehmens unter die Lupe und stellen Sie sich z. B. diese Fragen:

• Wo könnte die Kommunikation und der Zugang zu Informationen verbessert werden?
• Wo kommt es zu Effizienzverlusten, weil Personen sich vor Ort treffen müssen – und könnte man dies auch digital erledigen?
• Wo setzt die Konkurrenz bereits auf digitale Tools?
• Wo könnten Prozesse durch Datenanalyse verbessert werden?
• Wie könnten Sie die Kundenerfahrung durch digitale Technologie verbessern?
• Welche Vorgänge ließen sich evtl. automatisiert steuern? 

Vom Einkauf bis zum Vertrieb – Potenzial für Digitalisierung steckt in jedem Funktionsbereich der Wertschöpfungskette. Es lohnt sich, die einzelnen Bereiche einem genauen Check zu unterziehen: 

Potenzial für Digitalisierung findet sich in jedem Funktionsbereich der Wertschöpfungskette

Praxisbeispiel: Ein Versicherungsunternehmen analysiert seine internen Prozesse und stellt fest, dass die Unterzeichnung von Verträgen mit erheblichem Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist. Der Grund dafür ist: Die Verträge werden handschriftlich unterschrieben und mit der Post hin- und hergeschickt. Das Unternehmen möchte dies in Zukunft digital und z. B. Bestellungen, Leasing- und Arbeitsverträge digital unterschreiben lassen. Es stellt daher auf sichere, rechtsgültige elektronische Signaturen um.

Kritische Punkte bei Digitalisierungsvorhaben

Potenziale für die Digitalisierung im Mittelstand zu identifizieren, ist der erste Schritt. Die nächsten Herausforderungen sind dann die Umsetzung und Implementierung der entsprechenden Maßnahmen. Zu den kritischen Punkten, die Digitalisierungsvorhaben gelingen bzw. scheitern lassen, zählen:

Strategische Planung

Digitalprojekte würden „bei vielen Mittelständlern einem Flickenteppich“ gleichen – so kritisiert das Handelsblatt in einem Artikel aus dem Jahr 2019. Statt viele einzelne Maßnahmen zu starten, gilt es, vonseiten der Geschäftsführung eine übergreifende Digitalisierungsstrategie zu entwickeln.

Darin sollte z. B. auch festgehalten werden, inwiefern sich das Geschäftsmodell durch die Digitalisierung ändern soll – oder ob nur unterstützende Prozesse digitalisiert werden. Denn dies sind Entscheidungen, welche den Kern der Unternehmensstrategie betreffen und die vorab getroffen werden müssen.

Know-how aufbauen

Technik allein ist nicht alles: Ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung ist es, Know-how im Unternehmen aufzubauen. Dazu gehört einerseits die Einstellung von entsprechenden Fachkräften. Aber auch die kontinuierliche Weiterbildung der bestehenden Belegschaft ist ein wichtiger Puzzlestein einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie. 

Change-Management und Organisationsentwicklung

Digitalisierung geht oft mit tiefgreifenden Veränderungen einher. Alte und liebgewonnene Abläufe sollen plötzlich anders gestaltet werden. Das kann gerade in den traditionsreichen Familienunternehmen des Mittelstands eine Herausforderung darstellen. 

Daher ist es von großer Bedeutung, diesen Umstellungsprozess bewusst zu gestalten. Unter Umständen kann es sich auch lohnen, einen Experten oder eine Expertin an Bord zu holen – etwa aus den Bereichen Change-Management und Organisationsentwicklung.

IT-Sicherheit

Bedenken bezüglich der IT-Sicherheit ist einer der zentralen Gründe, warum es bei der Digitalisierung im Mittelstand zu Verzögerungen kommt. In mehreren Studien (Demary et al. 2016; Saam, Viete, Schiel 2016; Leyh, Bley 2016) kristallisierte sich heraus, dass IT-Sicherheit und Datenschutz für viele KMU eine Herausforderung und ein Hemmnis darstellen. 

Darauf reagierte auch das deutsche Bundesministerium für Wirtschaft – und richtete eigens eine Plattform zur Unterstützung ein: Die Transferstelle IT-Sicherheit im Mittelstand bietet Unterstützung und Beratung für KMU, Handwerker und Selbstständige.

Tipp: Mit dem Sec-o-Mat, ebenfalls ein Angebot des Bundesministeriums, erhalten Sie in wenigen Klicks eine Einschätzung Ihrer IT-Sicherheitslage und einen passenden Aktionsplan.

Finanzierung

Ob für innovative Technologie, Software-Lizenzen oder Schulungen: Digitalisierung im Mittelstand kostet Geld. Wie bei anderen Investitionen benötigt es für die Umsetzung eine passende Finanzierung. 

Die gute Nachricht: Es gibt zahlreiche Förderungen, die KMU bei der Digitalisierung unterstützen. Dazu gehören z. B. die Förderung „Digital Jetzt“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz, geförderte Kredite bei der KfW oder die Förderung „go Inno“ für externe Beratung.

Tipp: Einen Überblick über sämtliche verfügbaren Förderungen erhalten Sie z. B. in der Förderdatenbank unter dem Suchbegriff „Digitalisierung“.

Fahrplan zur Digitalisierung im KMU

Vom guten Vorsatz bis zum abgeschlossenen Vorhaben: Der folgende Fahrplan soll noch einmal visualisieren, welche 5 Schritte bei der Digitalisierung Ihres mittelständischen Unternehmens wichtig sind.

5 Schritte zur Digitalisierung für mittelständische Unternehmen

1. Bestandsaufnahme: Im ersten Schritt geht es darum, den Status quo zu erheben. Wie weit ist mein Unternehmen in Bezug auf die Digitalisierung? Um das einzuschätzen, gibt es verschiedene Methoden – etwa den Digitalen Reifegrad oder eine Digitale Scorecard. Unterstützung bei der Bestandsaufnahme erhalten Sie zum Beispiel bei Beratungszentren von „Mittelstand Digital“, einer Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz.

2. Ziele festlegen: Darauf aufbauend, gilt es nun, konkrete Ziele zu erarbeiten. Welche Digitalisierungsprojekte möchten Sie umsetzen? Welche größere Strategie liegt den einzelnen Projekten zugrunde?

3. Bedarf ermitteln: Im dritten Schritt ermitteln Sie den Bedarf, um die festgelegten Ziele zu erreichen. Welche personellen Ressourcen sind notwendig? Braucht es spezielle Fachkräfte, externe Beratung oder Weiterbildung? Wie sieht der Bedarf an Technologie, Hard- und Software aus? 

4. Finanzierung klären: Ermitteln Sie die anfallenden Kosten und erstellen Sie einen Finanzierungsplan. Recherchieren Sie, welche Förderungen oder Förderkredite in Frage kommen würden, oder lassen Sie sich ggf. dazu beraten.

5. Umsetzung planen: Zuletzt – und ganz entscheidend – geht es darum, die konkrete Implementierung zu planen. Kommunizieren Sie Veränderungen rechtzeitig an Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner. Im Idealfall sollte die HR-Abteilung bzw. ggf. eine externe Beratung den Veränderungsprozess planen und dabei auch Unternehmenskultur und Teamdynamik im Blick behalten.

Digitalisierung: Mittelstand hat noch Luft nach oben

Wie deutlich geworden ist, besteht bei der Digitalisierung des Mittelstands in Deutschland noch Luft nach oben. Zwar bewegt man sich ungefähr im EU-Durchschnitt – vom Digitalisierungsgrad der skandinavischen Länder ist Deutschland aber noch weit entfernt. Als Hindernisse für KMU zeigen sich vor allem die Themen IT-Sicherheit, Know-how und Finanzierung. Hier lohnt es sich die Beratung und Förderungen in Anspruch zu nehmen, die das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz bereitstellt.