Digitale Unterschrift: So können Sie digital unterschreiben

Zum Unterschreiben braucht man Stift und Papier? Das war vielleicht einmal: Heute können Sie mit einer geeigneten digitalen Unterschrift nahezu alle Dokumente rechtsgültig signieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie digital unterschreiben können, welche Punkte es zu beachten gilt und wie Skribble Sie dabei unterstützt.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Der Begriff digitale Unterschrift ist nicht eindeutig definiert. Im allgemeinen Sprachgebrauch versteht man darunter aber Unterschriften, die auf digitale Weise gespeichert und dargestellt werden. Das heißt, es kann sich dabei z. B. um das Bild einer eingescannten Unterschrift oder eine verschlüsselte, zertifizierte Signatur handeln. 

Spricht jemand von einer digitalen Unterschrift können also ganz unterschiedliche Dinge gemeint sein. Aussagekräftiger ist dabei das Wort elektronische Signatur, das wir auch bei Skribble verwenden: Hier sind per Gesetz drei verschiedene Arten definiert, wobei jeweils genau festgelegt ist, welche Art der elektronischen Signatur für welches Dokument rechtsgültig ist.

Digital unterschreiben mit Skribble

Sie möchten digital unterschreiben – und dies vollkommen sicher und möglichst unkompliziert? Wir von Skribble bieten Ihnen den einfachsten Weg zu Ihrer digitalen Unterschrift.

Ob für den Arbeitsvertrag oder Jahresabschluss: Bei Skribble erhalten Sie eine rechtsgültige digitale Unterschrift. Für große Unternehmen und Einzelunternehmer gleichermaßen!

So profitieren Sie von der digitalen Unterschrift

Sei es nun der überquellende Papierkorb oder die Liebe zur Natur: Es gibt viele Gründe, um auf eine digitale Unterschrift umzusteigen. Zu den wichtigsten gehören:

• Kosten reduzieren: Das digitale Unterschreiben ist im Vergleich zur Papiervariante um bis zu 90 % kostengünstiger.
• Ortsunabhängig arbeiten: Im Home-Office unterzeichnen und Dokument an den Geschäftspartner in den USA schicken? Kein Problem mit der digitalen Unterschrift! 
• Effizienter arbeiten: Kein lästiges Ausdrucken, stattdessen unterschreiben per Klick in den bestehenden Systemen. So ermöglichen Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern einfache, zeitsparende Prozesse.
• Rasch abschließen: Alle Beteiligten verfügen innerhalb von Sekunden über den fertigen Vertrag – so kommen Geschäftsprozesse schneller ins Laufen.

Die digitale Unterschrift reduziert Kosten und sorgt für einen raschen Vertragsabschluss

Für wen eignet sich die digitale Unterschrift von Skribble?

Signieren mit Skribble lohnt sich sowohl für Einzelunternehmer als auch für Teams und größere Unternehmen. Für unsere Business-Kunden bieten wir speziell zugeschnittene Lösungen für verschiedene Bedürfnisse.

Folgende Branchen setzen z. B. auf Signaturlösungen von Skribble:

• Versicherungen
• Steuerberater
• Immobilienverwaltung
• Anwälte
• Mobilität
• Technik und Industrie
• Werbeagenturen
• und viele weitere mehr

Mithilfe der digitalen Unterschrift lassen sich Produktivitätsgewinne in ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen erzielen, etwa im Vertrieb, im Einkauf oder den HR.

Tipp für die HR: Worauf Sie achten müssen, wenn Sie einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, erklären wir in einem ausführlichen Blogbeitrag.

Jedes Dokument rechtsgültig elektronisch signieren

Skribble bietet Ihnen alle drei E-Signatur-Standards, die im EU- bzw. Schweizer Gesetz definiert sind. Signieren Sie je nach Bedarf mit der einfachen, fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur.

Nahtlos einbinden in Ihre bestehenden Software-Systeme

Einfacher war digitales Unterschreiben noch nie: Mit Skribble signieren Sie entweder in der Web-App unter Ihrem persönlichen Account. Oder aber direkt in jenem Software-System, das Sie nutzen: z. B. GoogleDrive, Microsoft SharePoint oder SAP. Mittels einer modernen Schnittstelle lässt sich Skribble problemlos in Ihre Systeme einbinden.

Digitale Unterschrift: Informationen und Hintergründe

Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig? Und handelt es sich bei einer digitalen Unterschrift eigentlich um das Gleiche wie bei einer elektronischen Signaturoder einer virtuellen Unterschrift? ? Die Gesetze und Begriffe rund um das digitale Unterschreiben sind manchmal gar nicht so leicht zu durchschauen. Wir erklären im Folgenden die wichtigsten Hintergründe – und zeigen anschließend, wie Sie selbst digital unterschreiben können.

Tipp: Sie möchten gleich wissen, wie Sie digital unterschreiben können? Dann springen Sie doch gleich zum unteren Ende dieses Beitrags.

Wichtige Begriffe rund um das digitale Unterschreiben

Im ersten Schritt sollten wir klären, wovon wir überhaupt sprechen. Denn rund um die digitale Unterschrift herrscht ein reges Begriffswirrwarr. Nur wenn wir sauber zwischen den Begriffen unterscheiden, können wir verstehen, welche Form der Unterschrift wann gültig ist.

Die folgenden Ausdrücke sind oft zu lesen:

• Digitale Unterschrift: Allgemeiner Sprachgebrauch für Unterschriften, die digital erstellt, gespeichert und dargestellt werden. Dies kann auf ganz unterschiedlichem Weg geschehen und je nachdem rechtsgültig sein oder auch nicht.
• Elektronische Unterschrift: Im Prinzip gleichbedeutend mit der digitalen Unterschrift: Es handelt sich um allgemeinen Sprachgebrauch für alle Formen einer elektronisch erstellten bzw. dargestellten Unterschrift. Über die Rechtsgültigkeit wird nichts ausgesagt.  
• Elektronische Signatur: Dies ist ein rechtlicher Begriff, bei dem im EU- bzw. Schweizer Gesetz genau drei Standards definiert sind (einfach, fortgeschritten, qualifiziert). Je nach Standard lässt sich eindeutig festlegen, ob bzw. für welche Dokumente die Signatur rechtsgültig ist.
• Digitale Signatur: Hier handelt es sich um einen technischen Fachbegriff. Gemeint ist damit ein Verschlüsselungsverfahren, das bei der Erstellung sicherer elektronischer Signaturen eine Rolle spielt – aber auch für andere Zwecke zum Einsatz kommt.
• Virtuelle Unterschrift: Ab und an hört man auch den Begriff „virtuelle Unterschrift“. Dieser ist allerdings etwas irreführend, da die digitale Unterschrift eben nicht „rein virtuell“ ist, sondern für Geschäfte in der realen Welt verwendet wird.

Arten der digitalen Unterschrift

Wie bereits erwähnt, können digitale Unterschriften sehr unterschiedlich aussehen. Wirklich relevant ist aber die Unterscheidung in drei Gruppen, und zwar nach den drei E-Signatur-Standards, wie sie aus der eIDAS-Verordnung der EU bzw. dem Schweizer ZertES-Gesetz hervorgeht. Man unterteilt in:

• die einfache elektronische Signatur (EES)
• die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
• die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Für jeden dieser Standards müssen unterschiedliche Anforderungen erfüllt werden. Vor allem aber unterscheiden sie sich in puncto Rechtsgültigkeit.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Für die einfache elektronische Signatur (EES) gilt nur eine einzige Voraussetzung: Sie muss darauf rückschließen lassen, wer ihr Urheber ist. Wie sicher bzw. zweifelsfrei dieser Rückschluss sein muss, das ist rechtlich nicht vorgegeben. Das heißt, als EES kann zum Beispiel schon der schnelle Schriftzug auf dem Tablet des Postboten gelten.

Weitere Varianten:

• eine eingescannte Version der händischen Unterschrift
• eine angefügte E-Mail-Signatur
• eine getippte Unterschrift

Dass diese Formen ganz und gar nicht fälschungssicher sind, liegt auf der Hand. Trotzdem: Für all jene Dokumente, bei denen das Gesetz keine bestimmte Form vorschreibt, ist auch die einfache elektronische Signatur rechtsgültig.

Hinweis: Die nationale Gesetzgebung regelt, welche Dokumente in welcher Form unterschrieben werden müssen. So kann z. B. in Deutschland für ein bestimmtes Dokument die Schriftform vorgeschrieben sein, in der Schweiz aber nicht. Wir bitten Sie deshalb, bei den von uns angeführten Beispielen noch einmal im Einzelfall zu prüfen, wie die rechtlichen Vorschriften in Ihrem Land aussehen.

Bei der sogenannten Beweiskraft sieht die Sache etwas anders aus: Möchte man in einem Gerichtsprozess zweifelsfrei nachweisen, wer Urheber einer Unterschrift ist, dann ist es um die EES schlecht bestellt. Sie besitzt äußerst geringe Beweiskraft und eignet sich deshalb nicht für Verträge mit hohen Haftungsrisiken.

Die Formvorschriften für Verträge und Dokumente können sich von Land zu Land unterscheiden

Einsatzbereiche der EES

• Dokumente, bei denen Formfreiheit gilt und die keine oder geringe Haftungsrisiken aufweisen.
• Beispiele: Bewerbungsschreiben, Arbeitszeitaufzeichnungen, Bestellungen, Aufträge, Lieferanten-Offerten, Bekanntmachungen des Unternehmens

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) lässt sich die Verknüpfung zwischen Unterzeichnendem und Unterschrift um einiges sicherer feststellen. Denn hier gelten aus rechtlicher Sicht einige Voraussetzungen. 

Eine FES muss …

… eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden sein,

… die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen,

… mit Mitteln erstellt werden, die unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners stehen (z. B. Mobiltelefon, Tablet oder PC) und

… sicherstellen, dass das Dokument, worauf sie sich bezieht, nicht nachträglich abgeändert wurde.

Das heißt: Eine FES ist weit mehr als ein einfaches Abbild der handschriftlichen Unterschrift. Es geht vielmehr um eine eindeutige Verknüpfung von Daten, die mit dem Verschlüsselungsverfahren der digitalen Signatur erreicht wird.

In puncto Rechtsgültigkeit befindet sich die FES auf dem gleichen Niveau wie die EES. Auch hier gilt: Sie ist dann rechtsgültig, wenn für ein Dokument Formfreiheit besteht.

Allerdings ist sie deutlich beweiskräftiger als die EES, falls es zu einem Rechtsstreit kommen sollte. Deshalb wird sie, je nach Risikomanagement eines Unternehmens, z. B. dann eingesetzt, wenn es um Verträge mit moderaten Haftungsrisiken geht.

Einsatzbereiche der FES

• Dokumente und Verträge, bei denen Formfreiheit gilt und die moderate Haftungsrisiken aufweisen.
• Beispiele: Kaufverträge, einfache Arbeitsverträge, Kontoeröffnung

Qualifizierte elektronische Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die stärkste Stufe bei den digitalen Unterschriften. Sie ist aus rechtlicher Sicht der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Damit ist eine QES auch für jene Dokumente rechtsgültig, bei denen vom Gesetz eine Schriftform vorgeschrieben ist (z. B. befristete Arbeitsverträge).

Gut zu wissen: Möchte man die Urheberschaft einer QES vor Gericht anzweifeln, dann gilt die Beweislastumkehr: Der Zweifelnde müsste die Beweise vorbringen, warum die QES nicht vom angegebenen Urheber stammen kann.

Um diesen hohen Sicherheitsstandard zu erreichen, gelten für die QES auch rechtlich die höchsten Anforderungen. Prinzipiell wird auch sie – wie die FES – mit der Technik der Digitalen Signatur erstellt. Darüber hinaus ist hier eine strenge Identitätsprüfung Pflicht, etwa persönlich vor Ort, per Video oder Online-Banking. Somit wird garantiert, dass niemand unter dem Namen eines anderen signieren kann.

Einsatzbereiche der QES

• Dokumente, bei denen die Schriftform gilt oder bei denen hohe Haftungsrisiken bestehen.
• Beispiele: befristete Arbeitsverträge, Konsumkreditverträge, Revisionsberichte

Welchen E-Signatur-Standard brauche ich für welches Dokument?

Das erfahren Sie in unserem Ratgeber „Dokumente digital unterschreiben“.

Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Das hängt von der Art der digitalen Unterschrift und der Art des Dokuments ab. Eine bessere Frage wäre daher: Wann ist welche digitale Unterschrift rechtsgültig? Eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur ist immer dann rechtsgültig, wenn  für ein Dokument die Formfreiheit gilt. Wenn das Gesetz hingegen die Schriftform vorschreibt, ist nur die qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig.

Tipp: Alle Details dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Wann ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?“

Für eine QES gelten höchste Sicherheitsanforderungen

Wie kann ich digital unterschreiben?

Digital zu unterschreiben muss weder aufwendig noch kompliziert sein. Allerdings kommt es auch hier wieder darauf an, welchen E-Signatur-Standard Sie anstreben. Davon hängt ab, wie Sie die digitale Unterschrift erstellen. Eine einfache elektronische Signatur zu generieren ist ein Kinderspiel. Für die Erstellung von fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen gelten mehr Voraussetzungen. Bei Skribble ist aber auch dies in wenigen Klicks erledigt.

EES: Unterschrift digital einfügen

Um eine einfache elektronische Signatur zu erzeugen, haben Sie zahlreiche Möglichkeiten. Einige Vorschläge:

• handschriftliche Unterschrift einscannen
• unterzeichnen am Tablet
• E-Mail-Signatur anhängen

Je nach Software (z. B. in Microsoft Word) können Sie direkt im Dokument ein Unterschriftenfeld erstellen und dort ein Bild der digitalen Unterschrift einfügen. Auch das Unterzeichnen per Tablet ist in der Regel möglich, in Microsoft Word klicken Sie dafür einfach auf den Menüpunkt „Zeichnen“ und unterzeichnen dann mit dem Stift auf dem Touchpad. 

EES erstellen mit Skribble

Auch bei Skribble können Sie eine EES erstellen. Wir garantieren dabei für höchste Datensicherheit nach DSGVO-Standards und hosten unseren Service in der Schweiz  – Ihre Daten bleiben also in Europa. Ein weiterer Vorteil: Skribble bietet auf Wunsch auch FES und QES an und ist somit eine Lösung für alle Anwendungsfälle.

Digital unterschreiben mit der FES

Um eine fortgeschrittene elektronische Signatur zu erzeugen, benötigen Sie ein digitales Signaturzertifikat. Dieses erhalten Sie von einer offiziellen Zertifizierungsstelle (engl. Certification Authority). In der Regel wenden Sie sich aber nicht direkt an die Zertifizierungsstelle, sondern an einen Anbieter für E-Signaturen. 

So gehen Sie vor:

1. Signaturdienstleister suchen

Wählen Sie einen geeigneten Signaturdienstleister, der zertifizierte FES nach EU-Recht (bzw. Schweizer Recht) anbietet.

2. Registrierung 

Nun müssen Sie sich beim Signaturdienstleister registrieren, in der Regel mit einer E-Mail-Adresse und/oder einer Mobiltelefonnummer.

3. Digital Unterschreiben mit FES

Nun können Sie digital mit einer FES unterschreiben. Je nach Dienstleister laden Sie das Dokument entweder hoch und fügen dort die digitale Unterschrift ein oder signieren direkt in Ihren bestehenden Systemen. Bei Skribble können Sie die Unterzeichnungsfunktion z. B. ganz einfach in Ihre Software (z. B. Microsoft SharePoint) integrieren.

Tipp: Wir bei Skribble gestalten die FES besonders sicher, indem wir die Signatur auf Wunsch mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung verifizieren. Das ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, erhöht die Beweiskraft aber erheblich, was im Rechtsfall ein großer Vorteil ist.

Mit der QES können Verträge ortsunabhängig unterzeichnet werden

Digital unterschreiben mit der QES

Für die QES gelten die höchsten Sicherheitsanforderungen. Sie benötigen hier – wie bei der FES – ebenfalls ein digitales Zertifikat. Zusätzlich müssen die Signierenden Ihre Identität über ein Identifizierungsverfahren bestätigen lassen. 

Um eine QES erstellen zu können, sind folgende Schritte notwendig:

1. Anbieter für E-Signaturen suchen

Auch für die QES müssen Sie sich nach einem geeigneten Anbieter umsehen. Wenn Sie sowohl die FES als auch die QES erstellen möchten, wählen Sie am besten einen Dienst, der beides anbietet. Achten Sie darauf, dass alle rechtlichen Standards (eIDAS-Verordnung für die EU, ZertES für die Schweiz) eingehalten werden.

Tipp: Sie benötigen eine qualifizierte elektronische Signatur, die sowohl in der EU als auch in der Schweiz gültig ist? Dann müssen Sie genau hinsehen und einen Signaturdienstleister wählen, der beide Rechtsräume abdeckt. Skribble ist zum Beispiel einer der wenigen Anbieter, auf die dies zutrifft.

2. Registrierung

Nun müssen Sie sich beim gewählten Anbieter registrieren, und zwar meist mit Ihrer E-Mail-Adresse und einer Mobiltelefonnummer. Letztere benötigen Sie für die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die bei der QES Pflicht ist. 

3. Identifizierung

In einem dritten Schritt müssen Sie sich nun identifizieren. Dies kann persönlich vor Ort, per Video oder Online-Banking geschehen.

Tipp: Bei den meisten Anbietern müssen Sie sich selbst um die Identifizierung bei einem Drittanbieter kümmern. Wir bei Skribble haben die Identifikation nahtlos in den Signaturprozess eingebaut - sie müssen sich um keine zusätzlichen Anbieter kümmern.

4. Digital unterschreiben mit QES

Gratuliere, nun können Sie mit der QES signieren. Aufgrund der Zwei-Faktor-Authentifizierung müssen Sie jede Signatur zusätzlich auf einem weiteren Gerät bestätigen (in der Regel Mobiltelefon). Die Identifizierung findet hingegen nur einmal statt.

Mit der digitalen Unterschrift Prozesse vereinfachen

Klar ist: Die Digitalisierung schreitet in allen Lebensbereichen voran. Umso verwunderlicher ist es, wenn auch heute noch weite Reisen in Kauf genommen werden, nur um ein Stück Papier zu unterzeichnen. Mit den verschiedenen Formen der digitalen Unterschrift ist dies nicht mehr nötig: Damit lassen sich Dokumente vollkommen ortsunabhängig unterschreiben. Und dies – im Fall der qualifizierten elektronischen Signatur – auch wenn das Dokument die schriftliche Form verlangt.

Häufige Fragen rund um die digitale Unterschrift

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren