Was einst im Einkauf innerhalb von 2 Wochen eingeführt wurde, steht heute unternehmensweit im Einsatz: DATEV hat Unterschriftsvorgänge auf Papier mit Skribble abgelöst. Am häufigsten eingesetzt werden die einfache elektronische Signatur (EES) für Einkaufsverträgen und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bei Vorgängen mit Schriftformerfordernis. Aus gutem Grund: Der Effizienzgewinn ist gerade bei solchen immens.

Wie DATEV zu Skribble fand

Das DATEV Einkaufsteam erstellt mehrere Lieferantenverträge am Tag, die immer von mindestens drei Personen unterschrieben werden müssen. Schon lange waren die Einkäufern es leid, Unterschriftsmappen zu verteilen, wieder einzusammeln, um dann den Papierstapel wiederum einzuscannen und digital zu versenden beziehungsweise zu archivieren. DATEV hatte eine Vision: Ein optimierter Unterschriftenprozess, der: 

• … die Effizienz steigert und damit Kosten spart.
• … ermöglicht, von überall zeitunabhängig Dokumente signieren zu können.
• … nicht nur für den Einkauf, sondern für ganz DATEV eingesetzt werden kann. 
• … einfach in DATEV‘s bestehende Systeme integrierbar ist. 
• … DATEVs hohen Ansprüchen an Datenschutz und Sicherheit gerecht wird
• … und aufgrund der Usability allen Spaß bereitet.

Skribble überzeugt mit hohen Sicherheitsstandards & Usability 

Im Vergleich zu anderen Anbietern hat Skribble alle Auswahlkriterien des DATEV Teams erfüllt:

• Datenschutz: Der E-Signatur-Anbieter musste aus dem Europäischen Wirtschaftsraum kommen und die Vorgaben der EU DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) umsetzen.
• IT-Sicherheit: Eine externe Cloud muss die IT-Security-Anforderungen von DATEV erfüllen. Das Schweizer Hosting und ISO-Zertifikat waren gewissermaßen die Gütesiegel, die DATEV suchte. Zudem hat Skribble erfolgreich Sicherheitsanalysen in Abstimmung mit den DATEV Security Experten durchführen lassen und führt diese Analysen regelmäßig fort.  
• Zugeschnittene Lösung: DATEV suchte einen Anbieter für die einfache und qualifizierte elektronische Signatur (EES und QES). Die EES musste aus Compliance-Gründen zusätzlich zertifikatsbasiert sein.

Gut zu wissen: Es gibt große Unterschiede in der Sicherheit und Beweiskraft der einfachen elektronischen Signatur (EES): Zum Beispiel wären ein Fingerwisch auf einem Tablet oder “Daumen-Hoch” auf Facebook zwar rechtsgültig, bieten jedoch nur geringe Sicherheit und Beweiskraft. Die EES von Skribble bietet da deutlich mehr, weil sie mittels mathematischem Verschlüsselungsverfahren erstellt und mit einem Zertifikat von Swisscom (im Namen von Skribble) bestätigt wird.

• Usability: Die Usability – besonders im Umgang mit der QES – war essenziell. Das Management sowie alle anderen internen und externen Nutzerinnen sollten das Tool intuitiv handhaben können.
• Referenzen: Skribble bediente bereits andere Kunden mit ähnlichen Bedürfnissen wie DATEV – zum Beispiel Banken, Versicherungen und Behörden. Diese Referenzkunden, die ebenfalls mit sensiblen Daten arbeiten, überzeugten DATEV zusätzlich, dass Skribble die richtige Wahl ist.

Wie DATEV die E-Signatur einsetzt

E-Signatur in Rekordzeit eingeführt

Ende 2019, noch vor der Pandemie, führte DATEV die einfache elektronische Signatur (EES) von Skribble ein. Innerhalb von Tagen wurden die ersten Verträge schon digital signiert und innerhalb von nicht einmal zwei Wochen wurde Skribble im Einkauf komplett eingeführt. In dieser Startphase nutzten rund 100 Personen die digitale Unterschrift, ohne die externen Unterzeichner mitzuzählen. Die unkomplizierte Einführung und die Einführungsgeschwindigkeit bestätigen auch andere Fachbereiche der DATEV eG. 

Mit der Pandemie arbeiteten die Mitarbeitenden bei DATEV überwiegend im Homeoffice. Das hat der Nutzung der E-Signatur immensen Rückenwind gegeben. Inzwischen haben über 650 Personen ein aktives Benutzerkonto, um Signaturvorgänge bereitzustellen. Darüber hinaus nutzen viele Unterzeichner Skribble auch ohne Benutzerkonto.

Tausende Dokumente werden mit der E-Signatur unterschrieben 

Im Jahr 2021 hat DATEV bereits rund 4.000 Dokumente mit Skribble signiert – das sind über 12.000 E-Signaturen. 2022 steigt die Zahl auf über 20.000 Signaturen weiter. DATEV verwendet überwiegend die EES für Einkaufsverträge mit Lieferanten und bei internen Dokumenten wie Protokolle, Entscheidungsvorlagen, Verträge außerhalb des Einkaufes.

In geringerem Umfang kommt auch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zum Einsatz, so bei der Zusammenarbeit mit Finanzbehörden und Banken, bei Mietverträgen und allen anderen Verträgen mit Schriftformerfordernis.

E-Signieren über den Browser oder via API 

DATEV nutzt Skribble im Browser mit Single-Sign-on und plant Skribble an SAP und Einkaufswerkzeuge anzubinden.

DATEV Mitarbeitende setzen auf folgende Features:

• Erfolgsmail: Je nach Vertraulichkeitsbedarf sendet Skribble signierte Dokumente an alle oder festgelegte Beteiligte sowie Betrachter automatisch zu oder hinterlegt sie in den vordefinierten Skribble Benutzerkonti.  
• Signatur-Erinnerungen: Skribble ersetzt das manuelle Nachhalten von „Unterschriftsvorgängen“, denn alle 3 Tage wird automatisch erinnert, wenn Dokumente noch nicht signiert sind. 
• Dokumenten-Löschfrist: Per E-Mail versendete PDF-Dokumente werden gemäß den Datenschutzanforderungen nach 90 Tagen in Skribble automatisch gelöscht – das Benutzerkonto wird so ohne Aufwand des Nutzers gepflegt.

Wie DATEV von der E-Signatur profitiert

Die E-Signatur: Kleiner Hebel – große Wirkung

Die Einführung von Skribble bei DATEV hat viele Vorteile mit sich gebracht:

• Zeit sparen: Ein Großteil des Aufwands für das Handling der täglich abzuschließenden Einkaufsverträge und Entscheidungsdokumente wurde eingespart und damit viel Zeit (und Nerven).
• Effizienz steigern: Die Durchlaufgeschwindigkeit der Verträge und anderer Entscheidungsgrundlagen wurden immens gesteigert. Das hat einen positiven Einfluss auf die Prozessgeschwindigkeit aller Projekte bei DATEV. 
• Zeit- und ortsunabhängig arbeiten: Im Management sowie bei den Vertragspartnern sind die Termine eng getaktet. Das Unterzeichnen von Verträgen muss jetzt nicht mehr in aufwändig organisierten Terminen und persönlich vor Ort erfolgen. Alle können jederzeit und im Homeoffice oder von unterwegs Dokumente digital signieren.
• Ressourcen schonen: Mit der E-Signatur werden viele tausende Blatt Papier, Wartezeit am Drucker, Transportzeit, Verteil- und Liegezeit von Dokumenten und Zeit zum Nachhalten eingespart und damit auch Kosten.

DATEV & Skribble: Nächste Schritte

Die E-Signatur von Skribble rollt sich im Unternehmen weiterhin nahezu selbsttätig aus

Zurzeit ist die Integration der E-Signatur von Skribble in Microsoft Teams im Test. 2023 sollen auch Vorgänge aus dem SAP-System geskribbelt werden. Bei IT-affinen Kanzleien wird die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bereits für Beitrittserklärungen zur DATEV-Mitgliedschaft genutzt. Die Nutzung von Skribble wird bei DATEV laufend intensiviert. Sukzessive wird der interne und externe Bedarf ermittelt und Unterschriftsprozesse für DATEV-interne als auch für spezielle Kundenszenarien digitalisiert.

Über DATEV

Die DATEV eG ist eine eingetragene Genossenschaft mit über 8.500 Mitarbeitenden und über 550.000 Kunden. Ihr Hauptsitz ist in Nürnberg, Deutschland. DATEV ist ein führender Anbieter von Software und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. DATEV Software kommt beispielsweise im Rechnungswesen von Unternehmen für die Finanzbuchhaltung zum Einsatz oder in der Personalwirtschaft für Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Auch bei Steuererklärungen und Abschlussprüfungen von Wirtschaftsprüfern kommt DATEV Software zum Einsatz. Darüber hinaus bietet DATEV als zertifizierter Experte in Sachen Digital Print & Solutions auch klassische Output-Dienstleistungen, smarte digitale Angebote und umfangreichen Portallösungen für Kunden aus allen Branchen an.