Die Stadt Zug schlägt den Weg zu nahtlosen digitalen Verwaltungsprozessen ein und setzt auf die E-Signatur von Skribble. Zwei Wochen nach Vertragsabschluss steht sie für alle Geschäfte des Stadtrats sowie im Personaldienst erfolgreich im Einsatz. Am häufigsten genutzt wird die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach Schweizer Recht. Die fortgeschrittene E-Signatur (FES) wird ausschliesslich im Personaldienst für Arbeitsverträge eingesetzt. 2023 signiert die Stadt Zug insgesamt über 5600 Mal und spart neben Zeit und Geld damit auch eine Menge Papier: 17’854 Blatt um genau zu sein.

Das lesen Sie in diesem Artikel:

1. Wieso Stadt Zug auf die E-Signatur setzt
2. Wieso Skribble 
3. Einführung E-Signatur bei Stadt Zug 
4. Wo Stadt Zug die E-Signatur heute einsetzt 
5. Wie Stadt Zug von der E-Signatur profitiert 
6. eOperations Schweiz Ausschreibung

Wieso Stadt Zug auf E-Signaturen setzt 

Mit ihrem Digitalisierungsanspruch ist die Stadt Zug vielen Schweizer Behörden schon länger ein Vorbild. So auch, als sie im Januar 2021 die «eZug» App eingeführt haben. Mit der App-basierten Smart-City-Plattform können sich Einwohnerinnen und Einwohnern der Stadt Zug online gegenüber städtischen Behörden identifizieren, offizielle Dokumente anfordern und diese direkt auf ihrem Mobiltelefon empfangen und sicher verwahren. Aber nicht nur das: Auch das rechtsgültige Signieren mit Skribble ist möglich. 

Gleichzeitig wurden die Verwaltungsprozesse auch gegen innen digitalisiert: Per Februar 2021 ist das E-Signieren auch für die Mitarbeitenden der Stadt Zug möglich. Die Unterschrift war gemäss Smart City Projektleiter, Nicolas Lemaitre, nämlich noch der letzte Grund, warum Mitarbeitende der Stadt Zug Dokumente überhaupt ausgedruckt haben. «Eine echte Ressourcen-Schleuder. Und das nicht nur in Bezug auf den Papierverbrauch.» 

Wieso Skribble und kein anderer E-Signatur-Anbieter? 

• Starke API: Die einfache und leistungsstarke API von Skribble überzeugte von Anfang an. Spätestens mit der Integration in die CMI Lösungsplattform (AXIOMA), welche in kürzester Zeit umgesetzt wurde, wurde klar: «Skribble hat einfach die beste API».
• Empfehlungen: Der Schweizer Anbieter von eGovernment-Lösungen «Procivis AG», der die eZug App entwickelt, empfahl Skribble unter anderem aufgrund ihrer einfachen und starken API. 
• Sicherheit und Rechtsgültigkeit: Höchste Sicherheitsstandards, Hosting in der Schweiz, alle E-Signatur-Standards aus einer Hand und die Einhaltung des ZertES-Standards waren entscheidende Kriterien. Die Möglichkeit, rechtsgültig nach eIDAS zu signieren, war ein nice to have. 
• Lokaler Support: Als lokaler Ansprechpartner ist Skribble stets beratend an der Seite von Stadt Zug. Die E-Signatur-Expertinnen und Experten von Skribble sind via Telefon, E-Mail oder Chat erreichbar.

«Die E-Signatur war innerhalb von 2 Wochen erfolgreich im Einsatz.»

Im Februar 2021 implementierte die Stadt Zug die E-Signatur von Skribble innerhalb von 2 Wochen. Mit Fokus auf den Stadtratsgeschäften wurden dafür erst alle digitalisierbaren Schritte analysiert und die E-Signatur sogleich überall eingeführt, wo es sinnvoll war. Die Entscheidungsträger, insbesondere der Stadtrat und allen voran, Martin Würmli, Staatsschreiber der Stadt Zug, dienten dabei gewissermassen als Katalysatoren. Sie sorgten dafür, dass alle Mitarbeitenden der Stadt Zug dem Umstieg auf digitale Unterschriften positiv entgegenblicken.

Reibungslose Einführung mit durchgehend positiver Resonanz
Die Einführung der E-Signatur verlief reibungslos und dauerte knapp 2 Wochen. Bereits nach wenigen Monaten kamen andere Behörden – u.a. die Kantonspolizei Zug und der Kanton Zug – auf Nicolas Lemaitre zu, um mehr über Skribble zu erfahren. Kurz darauf wurden auch diese zufriedene Skribble Kunden.

Unterschrift von Hand war gestern: Stadt Zug signiert 100% ihrer Verträge digital

Die Stadt Zug nutzt die E-Signatur Skribble vorwiegend für interne Anwendungsfälle. 100% aller Geschäfte des Stadtrats, Personaldienst-Angelegenheiten sowie zum Beispiel Kaufverträge werden so digital signiert und abgelegt. Der Einsatz erstreckt sich auf alle Mitarbeitenden. Wer von Hand signieren will, muss dafür einen Antrag stellen. 

Wo die E-Signatur bei Stadt Zug im Einsatz steht: 

• Stadtratsgeschäft: Stadt Zug setzt ausschliesslich auf den höchsten der 3 E-Signatur-Standards, die qualifizierte elektronische Signatur (QES), wenn es um Geschäfte im und um den Stadtrat geht. Dazu gehören zum Beispiel das Protokoll der Stadtratssitzung, Stadtratsbeschlüsse oder Zirkularbeschlüsse. 
• Personalabteilung: In der Personalabteilung der Stadt Zug unterschreiben alle Parteien nur noch elektronisch. Am häufigsten stehen da neue Arbeitsverträge und Änderungen dieser an sowie Weiterbildungsvereinbarungen. 

• Weitere Bereiche: Die Stadt Zug setzt Skribble in weiteren Prozessen ein, die eine Unterschrift benötigen, beispielsweise bei der Registrierung der kantonalen elektronischen Identität oder der Einreichung von Betreibungsbegehren.

Inhouse-Identifikation: Stadt Zug bildet Mitarbeitende zu RA-Agenten aus
Mit Ausnahme der Personalabteilung steht für alle Dokumente und Verträge innerhalb der Stadt Zug die QES, der höchste der drei E-Signatur-Standards, im Einsatz. So müssen sich Mitarbeitende beim Unterschreiben keine Gedanken machen, welche gesetzlichen Anforderungen für welches Dokument gelten bzw. mit welchem Standard sie welches Dokument unterzeichnen müssen. «Mit der QES sind sie immer auf der sicheren Seite.», bestätigt Lemaitre.  

Um das Onboarding zu vereinfachen, Stadthat sich die Stadt Zug als „Registration Authority (RA) Agentur“ zertifizieren lassen. Somit können ausgebildete RA-Agentinnen und -Agenten die Mitarbeitenden mittels RA-App (Swisscom) gleich identifizieren und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) persönlich einrichten, statt auf Identifikation im Swisscom Shop oder online zu setzen. «Für einen erfolgreichen Umstieg auf elektronische Signatur muss die Eintrittshürde so klein wie möglich sein».

Gut zu wissen:
Identifikation für elektronisches Signieren: Für das Signieren mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) wird die vorgängige Identifikation der Signierenden vorausgesetzt. Wie diese Identifikation genau aussieht, definieren die zuständigen Rechtsräume jedoch unterschiedlich. Mehr über die Identifikation erfahren

Wie die Stadt Zug von der E-Signatur profitiert 

Die Einführung der E-Signatur von Skribble bei Stadt Zug hat viele Vorteile mit sich gebracht. Den grössten Impact hatten:

• Zeit sparen und Aufwand minimieren: Dokument digital erstellen, mehrmals Ausdrucken, Signierenden hinterherrennen, mehrmals Unterschreiben, Einscannen und digital Ablegen – das war früher. Mit Skribble ist das alles ganz ohne langwierige Medienbrüche in Minuten statt Stunden oder Tage erledigt.

• Effizienz steigern: Die Durchlaufgeschwindigkeit der zu unterschreibenden Dokumente wurde um ein Vielfaches gesteigert. Das hat einen positiven Einfluss auf die Effizienz innerhalb der Stadt Zug. 
• Natürliche Ressourcen schonen: Mit der E-Signatur werden jährlich tausende Blatt Papier gespart.

Behörden wie die Stadt Zug profitieren gemäss Lemaitre zudem besonders von den Skribble-Features «Stapelsignatur» und «Beobachter». 

• Stapelsignatur: Die Stapelsignatur ermöglicht, dass mehrere Dokumente auf einmal unterschrieben werden können. Das ist besonders in der einmal wöchentlichen Stadtratssitzung von Vorteil, wenn die 20+ Seiten Protokoll nicht mehrfach ausgedruckt, unterschrieben und abgelegt werden müssen, sondern einfach mit einem Klick signiert sind und digital abgelegt werden können.
• Betrachter: Betrachter können Dokumente ansehen, aber nicht signieren. Sie werden per E-Mail über den Signatur-Fortschritt informiert, also zum Beispiel wenn jemand signiert oder ablehnt, das Dokument zu unterschreiben. Diese Funktion ist bei Stadt Zug besonders für den Personaldienst bzw. bei Arbeitsverträgen hilfreich.

Und so geht's weiter

Durch die Implementierung von Skribble hat die Stadt Zug nicht nur ihre Arbeitsweise optimiert, sondern auch den Weg für andere Behörden geebnet, die ebenfalls auf der Suche nach effizienten und sicheren E-Signatur-Lösungen sind. 

Über Stadt Zug

Zug ist eine globalisierte Kleinstadt im Herzen der Schweiz. Sie ist Heimat von 32’000 Menschen aus 130 Nationen und hat mehr als 40’000 Arbeitsplätze. Die Stadt bietet Nähe: Zum See, zum Berg, zum Arbeitsplatz. Mittendrin: Das Stadthaus mit seinen Mitarbeitenden. Sie erbringen ihre Dienstleistungen für die Bevölkerung, Wirtschaft und Gesellschaft. Zuverlässig und ergebnisorientiert.

Über Nicolas Lemaitre 

Nicolas Lemaitre ist Projektleiter Smart City bei der Stadt Zug und digitalisiert die städtischen Dienstleistungen für die Zugerinnen und Zuger. Im Zentrum steht dabei die E-Government Plattform eZug mit integrierter elektronischer Identität, in die neben zahlreichen Behördenservices auch die E-Signatur für nahtlose Prozesse integriert ist. Auch wenn die E-Signatur eher für interne Prozesse genutzt wird, kommt ihr bei der Digitalisierung eine wichtige Rolle zu: Sie ist sehr einfach in der Anwendung, bringt grossen Komfort und dient somit als Musterbeispiel, wie die Digitalisierung im Geschäftsalltag einen konkreten Mehrwert bieten kann.