Beglaubigte Unterschrift – So funktioniert die Bestätigung Ihrer Identität

Eine Unterschrift ist schnell gemacht, doch manchmal reicht das nicht. Wenn es um Grundstücke, Unternehmen oder bestimmte Anträge geht, braucht es mehr als eine einfache Signatur. In diesen Fällen muss eine öffentliche Stelle bestätigen, dass Sie wirklich selbst unterschrieben haben. Wie das geht und wann das nötig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wir erklären verständlich, was eine beglaubigte Unterschrift ist, wie sie sich von der Beurkundung unterscheidet und welche Alternativen es gibt. Dabei zeigen wir auch, wann Sie mit unserer E-Signatur Zeit sparen können, ohne auf Sicherheit oder Rechtsgültigkeit zu verzichten. Denn wir decken alle gesetzlich anerkannten Signatur-Standards ab, direkt online und europaweit.

Beglaubigte Unterschrift – Das Wichtigste in Kürze

• Bei einer beglaubigten Unterschrift wird geprüft, ob Sie das Dokument persönlich unterschrieben haben. Der Inhalt des Dokuments bleibt dabei unbeachtet.
• Eine Beglaubigung ist nur in bestimmten Fällen vorgeschrieben – etwa bei Eintragungen ins Grundbuch oder Handelsregister. In vielen anderen Fällen reicht eine E-Signatur.
• Behörden, Notariate und Botschaften dürfen Unterschriften beglaubigen. Meist müssen Sie dafür persönlich mit einem Ausweisdokument erscheinen.

Was bedeutet „beglaubigte Unterschrift“ genau?

Bei einer beglaubigten Unterschrift bestätigt eine befugte Stelle, dass eine Person das Dokument wirklich selbst unterschrieben hat. Der Inhalt des Schriftstücks ist dabei irrelevant. Die Prüfung bezieht sich allein auf die Unterschrift. Oft ist diese Bestätigung wichtig, damit Behörden oder andere Empfänger sicher sein können, dass niemand den Namen einer anderen Person verwendet. 

Vor allem bei Vollmachten oder Eintragungen in offizielle Register verhindert eine solche Beglaubigung Manipulation. Die rechtliche Grundlage dafür findet sich in den §§ 39 und 40 des Beurkundungsgesetzes (BeurkG). Dort steht, wie der Vorgang ablaufen muss und welche Angaben für den Beglaubigungsvermerk nötig sind.

Wann ist eine beglaubigte Unterschrift erforderlich?

Eine beglaubigte Unterschrift wird immer dann verlangt, wenn der Gesetzgeber oder eine amtliche Stelle sicherstellen möchte, dass niemand die Unterschrift einer anderen Person verwendet. Typische Beispiele sind Vollmachten (etwa für Behörden oder Banken), Anträge beim Handelsregister oder Grundstücksangelegenheiten. In diesen Fällen reicht eine einfache Unterschrift nicht aus, weil die Echtheit eindeutig belegt sein muss.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Beglaubigung und Beurkundung. Bei der Beglaubigung prüft eine befugte Instanz nur die Identität der Person, die unterschreibt. Sie bestätigt also, dass diese Person tatsächlich eigenhändig unterschrieben hat. Der Inhalt des Dokuments bleibt dabei unberührt. Bei einer Beurkundung hingegen wird das gesamte Schriftstück überprüft und rechtlich in Form gebracht, was vor allem bei Kaufverträgen von Immobilien oder Grundpfandrechten sehr wichtig ist.

Manche Vorgänge schreiben ausdrücklich eine beglaubigte Unterschrift vor, wohingegen in anderen Fällen eine einfache Signatur ausreicht. Wer unsicher ist, ob eine Beglaubigung Pflicht ist, sollte im Vorfeld bei der zuständigen Behörde oder einem Notariat nachfragen.

Wo kann ich meine Unterschrift beglaubigen lassen?

Für eine beglaubigte Unterschrift gibt es verschiedene öffentliche Stellen, die darauf spezialisiert sind. Meist müssen Sie persönlich erscheinen und Ihren Personalausweis oder Reisepass vorlegen. Die Autorität kontrolliert dann Ihre Identität und bestätigt, dass Sie vor Ort eigenhändig unterschrieben haben oder Ihre bereits geleistete Unterschrift als echt anerkennen.

Mögliche Anlaufstellen:

• Bürgeramt oder Rathaus: Häufig zuständig für einfache Vorgänge, bei denen nur die Echtheit der Unterschrift bescheinigt werden soll. Dort muss in der Regel ein Dienstsiegel vorhanden sein, damit die Beglaubigung gültig ist.
• Notariat: Ein Notar kann nicht nur eine Unterschrift beglaubigen, sondern bei Bedarf auch weitere rechtliche Fragen klären. Dies ist oft sinnvoll für Verträge mit hohem Wert oder rechtlicher Komplexität.
• Gericht: Einige Gerichte bieten ebenfalls Beglaubigungen an, vor allem wenn das Dokument in einem Gerichtsverfahren oder behördlichen Verfahren relevant ist. Auch hier ist eine vorherige Terminvereinbarung empfehlenswert.
• Konsulat oder Botschaft: Wenn Sie sich vorübergehend im Ausland aufhalten, können Botschaften oder Konsulate Ihrer Heimatstaaten Unterschriften beglaubigen. Dies ist wichtig für Dokumente, die in Ihrem Heimatland vorgelegt werden müssen.

Achten Sie stets darauf, welche Behörde für Ihr Anliegen zuständig ist. Nicht jede Stelle darf jede Art von Dokument beglaubigen. Im Zweifel sollten Sie sich vorab telefonisch oder per E-Mail vergewissern, dass der geplante Ort die gewünschte Beglaubigung tatsächlich durchführen kann.

So läuft die Beglaubigung Schritt für Schritt ab

Zunächst sollten Sie einen Termin mit der zuständigen Stelle vereinbaren, damit keine langen Wartezeiten entstehen. In der Regel benötigen Sie Ihren Ausweis (Personalausweis oder Reisepass) sowie das Dokument, auf dem Ihre Unterschrift beglaubigt werden soll. Achten Sie darauf, dass diese Unterlagen griffbereit sind, um Verzögerungen zu vermeiden.

Bei Ihrem Termin müssen Sie persönlich erscheinen. In vielen Fällen unterschreiben Sie direkt vor Ort im Beisein einer befugten Person – zum Beispiel einer Beamtin, einem Beamten oder einem Notar. Alternativ können Sie eine bereits geleistete Unterschrift als Ihre eigene anerkennen. Die prüfende Stelle gleicht daraufhin Ihre Identität ab und bestätigt, dass die Unterschrift von Ihnen stammt.

Nachdem alles überprüft wurde, erhalten Sie einen Beglaubigungsvermerk. Darin stehen unter anderem Ort und Datum sowie das Siegel oder die Unterschrift der zuständigen Stelle. Dieses Vermerkfeld wird meist ans Dokument angefügt oder daraufgestempelt. So lässt sich später eindeutig nachweisen, wann und wo die Beglaubigung stattgefunden hat.

Mit diesem Vorgehen haben Sie Ihre Unterschrift amtlich bestätigen lassen. Das Dokument ist nun mit einem rechtswirksamen Nachweis versehen, der belegt, dass tatsächlich Sie unterschrieben haben.

Unterschrift beglaubigen lassen: Diese Kosten kommen auf Sie zu

Die Kosten für eine Unterschriftsbeglaubigung können je nach Anbieter und Art der Beglaubigung variieren. In der Regel müssen Sie mit folgenden Kosten rechnen:

• Behörden: Eine amtliche Beglaubigung durch eine Behörde, wie zum Beispiel das Bürgeramt, kostet in der Regel zwischen 5 und 20 Euro. In einigen Regionen können die Preise leicht abweichen.
• Notar: Bei einem Notar richtet sich die Gebühr nach dem Geschäftswert, also dem Wert des rechtlichen Vorgangs, der durch die Unterschriftsbeglaubigung abgesichert wird. Für einfache Unterschriftsbeglaubigungen liegt der Preis meist bei mindestens 20 Euro. Bei komplexeren Vorgängen wie der Beglaubigung von Unternehmensdokumenten können die Kosten deutlich höher ausfallen.

Es ist wichtig, auch Zusatzkosten zu beachten, die oft nicht direkt in der Gebühr enthalten sind. Dazu gehören beispielsweise:

• Zusatzaufwand: Falls zusätzliche Dokumente oder Kopien benötigt werden, können hier weitere Gebühren anfallen.
• Fahrtkosten und Wartezeiten: Bei der Beglaubigung durch Behörden oder Notare müssen Sie oft mit Wartezeiten und Fahrtkosten rechnen, die je nach Standort und Terminvereinbarung variieren können.

Geht eine Beglaubigung auch online?

Die Beglaubigung der Unterschrift im Sinne einer notariellen Bestätigung lässt sich auch online durchführen. Hier muss aber ebenfalls ein Identitätsnachweis, beispielsweise per Video-Prüfung erfolgen. Ohne Identitätsprüfung kann eine Unterschrift nicht beglaubigt werden.

Auch eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ersetzt diese Form nicht, wenn es um Dokumente geht, die per Gesetz eine notarielle Beglaubigung erfordern. Die Beamtin oder der Notar muss persönlich bestätigen, dass Sie tatsächlich selbst unterschreiben oder Ihre Unterschrift als echt anerkennen.

Trotzdem bleiben viele Unterlagen, die Sie bequem online unterschreiben können. Das betrifft vor allem Schriftstücke, die keine öffentliche Beglaubigung verlangen. Dort hilft die elektronische Signatur, weil sie Zeit und Papier einspart. Wir decken mit unserer Plattform alles ab: von einfachen bis hin zu qualifizierten elektronischen Signaturen. So behalten Sie maximale Sicherheit, ohne jedes Mal zum Amt oder ins Notariat zu gehen.

Wenn Ihre Unterlagen keine notarielle Bestätigung brauchen, können Sie sie mit unserer E-Signatur unterschreiben. Auf diese Weise lassen sich viele Verträge sicher und rechtlich anerkannt unterzeichnen.

Fazit: Beglaubigte Unterschrift oder E-Signatur – was wann sinnvoll ist

Ob eine beglaubigte Unterschrift oder eine E-Signatur passend ist, hängt vom Dokument und den gesetzlichen Vorgaben ab. Für rechtlich besonders geschützte Vorgänge – etwa bei Einträgen ins Grundbuch oder im Handelsregister – ist eine öffentliche Beglaubigung durch eine Urkundsperson zwingend. Diese kann nicht durch eine digitale Signatur ersetzt werden, auch nicht mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur.

Anders sieht es bei vielen alltäglichen Vereinbarungen und Verträgen aus. Hier gilt oft Formfreiheit. Das bedeutet: Sie dürfen diese Dokumente auch elektronisch unterzeichnen. Mit einer E-Signatur sparen Sie sich Wege, Wartezeiten und Papierkram – und sind trotzdem auf der sicheren Seite. Die Auswahl des passenden Signatur-Standards – einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – hängt davon ab, wie hoch das rechtliche Risiko des Dokuments ist.

Wir bieten alle Signatur-Standards auf einer Plattform. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihre Unterschrift zur jeweiligen Form passt – und zwar ohne Medienbrüche oder zusätzliche Software.

Beglaubigte Unterschrift – Häufige Fragen und Antworten