Radolfzell gilt im Land Baden-Württemberg als Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Besonders weit ist die städtische Abteilung Baurecht: Seit Anfang des Jahres können Bauanträge nur noch auf dem digitalen Weg eingereicht werden. Sämtliche Bescheide wie Baugenehmigungen erteilt das Amt ebenfalls digital. Dazu nutzt es die qualifizierte elektronische Signatur (QES) von Skribble. Vor dem Hintergrund des Onlinezusatzgesetzes sind alle deutschen Behörden dazu verpflichtet, bis Ende 2022 sämtliche Prozesse digital abzubilden. Doch viele Gemeinden tun sich nach wie vor schwer mit der letzten Meile der Digitalisierung – der E-Signatur. 

Ausgangslage

Die Stadt Radolfzell will immer mehr Bürgerdienste komplett digital abwickeln. Zur Dringlichkeit beigetragen hat das Onlinezusatzgesetz (OZG), welches eine schlankere und effizientere Verwaltung für die Bürger zum Ziel hat. Als Vorreiter innerhalb der Gemeinde hatte die Abteilung Baurecht bereits 2020 die meisten Prozesse digitalisiert. Doch Baugenehmigungen mussten weiterhin auf Papier erteilt werden. Verantwortlich dafür war ein kleines, aber wichtiges Puzzleteil: die handschriftliche Unterschrift oder deren digitales Pendant: die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Behördendokumente können nur mit der QES rechtsgültig signiert werden

Behördendokumente erfordern ein hohes Maß an Sicherheit. Das Gesetz schreibt daher vor, dass sie auf dem digitalen Weg lediglich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterschrieben werden dürfen. Die QES ist der höchste E-Signatur-Standard mit maximaler Beweiskraft und der einzige, der die handschriftliche Unterschrift ersetzen kann.  

Gut zu wissen: Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der höchste vom Gesetz definierte E-Signatur-Standard – die einzige Form der E-Signatur, welche die handschriftliche Unterschrift auf Papier ersetzen kann. Die maximale Beweiskraft kommt von der Identifikation mit amtlichem Ausweis, die dafür erforderlich ist. Bei Skribble kann diese zum Beispiel über Live Video-Chat, via mobile App oder über Online-Banking erfolgen. Hier finden Sie mehr zu den verfügbaren Identifkationsmethoden von Skribble.

Bestehende QES-Lösung war keine Option für Erweiterung auf neue Prozesse

Radolfzell hatte bereits eine QES-Lösung für die Pressestelle im Einsatz: Allerdings war diese kartenbasiert – d.h. sie erforderte einen physischen Token mit Lesegerät. Diese Technologie war für die Skalierung auf fast 6.000 Pflicht-Verwaltungsleistungen (Prozesse) ungeeignet. Das Digitalisierungs-Team um Frank Perchtold suchte 2021 daher nach einem passenden E-Signatur-Anbieter, der…

• … als SaaS eine cloud-basierte Lösung anbietet
• … die qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Standardpaket offeriert
• … eine digitale Identifizierungslösung für QES nach EU-Recht integriert hat
• … einfach in beide Richtungen skalierbar ist
• … intuitiv genug ist, um ohne Schulung auszukommen
• … sofort einsatzbereit ist
• … keine IT-Integration erforderlich macht

Lösung

Kombination aus Einfachheit, Skalierbarkeit und Datenschutz überzeugt
Die Wahl ist dem Radolfzeller Digitalisierungs-Team am Ende leichtgefallen, gab es doch keine wahren Alternativen. Besonders in den folgenden Punkten hat Skribble brilliert:

• Einfachheit: Skribble ist sofort einsatzbereit und bietet selbst die technisch komplexe QES und deren Identifikation von der Stange. Bei anderen Anbietern wären dafür zusätzliche Verträge mit Dritten erforderlich. 
• Skalierbarkeit: Es gibt kein Mindestvolumen – bei Skribble kann man mit wenigen Signaturen anfangen und dann unbeschränkt nach oben skalieren
• Datenschutz: Trotz der intuitiven und selbsterklärenden Nutzerführung erfüllt Skribble höchste Sicherheitsanforderungen sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU. 

Ergebnis

Baurechtsbehörde der Stadt Radolfzell heute komplett digitalisiert

Die Abteilung Baurecht der Stadt Radolfzell ist bereits seit 2020 sehr digital unterwegs. Bauanträge und -genehmigungen erfolgten bis vor Kurzem noch auf Papier. Das ist seit dem 1. Januar 2022 anders: Bauanträge können nur noch über die eigene Plattform eBau eingereicht werden. Bauherren und Architekten können so sämtliche Dienstleistungen des Amts auf dem digitalen Weg in Anspruch nehmen. 

Die Radolfzeller Baurechtsbehörde offeriert somit komplett medienbruchfreie Bürgerdienste, erfüllt die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes und trägt mit dem reduzierten Papierverbrauch zur Nachhaltigkeit bei. 

Dabei setzt Radolfzell auf die E-Signatur über den Browser. Eine API-Integration ist in der Zukunft denkbar. 

Nächste Schritte

Radolfzell will Papier ganz abschaffen 

Am Ende sollen alle rund 6.000 Pflicht-Verwaltungsleistungen (Prozesse) der Gemeinde digitalisiert sein. Die freiwilligen Verwaltungsleistungen sind dabei noch nicht mit einberechnet. Obwohl die Stadt Radolfzell im Vergleich zu anderen Behörden ein digitaler Vorreiter ist, bleibt noch Einiges zu tun. Andere Gemeinden sollen von der Erfahrung und Expertise von Radolfzell profitieren. 

Alexander Wagner ist Leiter Baurecht der Stadt Radolfzell (Quelle: Stadt Radolfzell)

Über Alexander Wagner

Frisch nach dem erfolgreich abgeschlossenen Studium  „Public Management“ fing Alexander Wagner 2018 bei der Stadtverwaltung Radolfzell an. Noch im selben Jahr wurde ihm von der Verwaltungsspitze die Aufgabe der Digitalisierung der eigenen Baurechtsabteilung übertragen. Dem folgte zum Jahreswechsel 2019 auch die Leitungsposition in dieser Abteilung. Als Führungskraft konnte Herr Alexander Wagner das Projekt planen, umsetzen und als letzten großen Meilenstein der Volldigitalisierung zum 01.01.2022 auch abschließen. Jetzt gilt es für ihn, die umgesetzten digitalen Prozesse weiter und weiter zu optimieren.

Frank Perchtold ist Digitalisierungs-Verantwortlicher der Stadt Radolfzell (Quelle: Stadt Radolfzell)

Über Frank Perchtold

Im Anschluss an sein betriebswirtschaftliches Studium hat Frank Perchtold in globalen Industrie-Unternehmen unterschiedliche Positionen auf internationaler Ebene durchlaufen. Vom Produktmanagement, Business Development bis hin zum internationalen Marketing.
Nach diversen qualifizierenden Weiterbildungen in den Themenfeldern Online Marketing und Online Publishing wechselte Frank Perchtold von der Industriegüter-Branche in den digitalen Wirtschaftsbereich zu einem Beratungsunternehmen für die Pharma-Industrie. Danach ging es für ihn in den öffentlichen Dienst zu der Stadt Radolfzell am Bodensee. Dort ist er seit Mitte 2021 verantwortlich für den Ausbau sowie die Weiterentwicklung der Digitalisierung.

Über Radolfzell

Radolfzell am Bodensee zählt rund 32.000 Einwohnern und gilt als attraktives Urlaubsziel im Bundesland Baden-Württemberg. Am nordwestlichen Ufer des Untersees gelegen, ist Radolfzell die drittgrößte Stadt am Bodensee und die einzige, die den Zusatz „am Bodensee Management“ trägt. Im Kreise der deutschen Behörden gilt Radolfzell als Vorzeige-Gemeinde in Sachen Digitalisierung. Zahlreiche Gemeinden haben schon um Rat gefragt, wie sie ihre eigenen Prozesse schneller digitalisieren können. Alle digitalen Leistungen der Stadt Radolfzell auf einen Klick: Auf der Internetseite https://radolfzell.digital können sich Bürgerinnen und Bürger ab sofort umfassend darüber informieren, wie die Stadtverwaltung die Digitalisierung im eigenen Hause voranbringt.