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Mehr als nur eine simple Signatur: Arbeitszeugnis unterschreiben
Published on 13. Mai 2024
·
Updated on 5. November 2024
Auf den ersten Blick erscheint die Unterschrift auf dem Arbeitszeugnis wie eine reine Formalität. Die Personalabteilung Ihres potentiellen neuen Arbeitgebers schaut allerdings genauer hin. Aus diesem Grund sollten Sie wissen, was es beim Arbeitszeugnis-Unterschreiben zu beachten gilt.
Wir klären für Sie, ob es bei der Unterschrift im Arbeitszeugnis Geheimcodes gibt und wer das Dokument im Idealfall unterschreibt. Zudem erklären wir Ihnen, weshalb Sie Ihr Arbeitszeugnis keinesfalls digital unterschreiben lassen sollten.
Arbeitszeugnis unterschreiben: Das Wichtigste in Kürze
- Das Arbeitszeugnis unterschreiben in der Regel die Personalleitung sowie Ihre nächsthöhere Führungskraft. Eine Unterschrift im Auftrag oder von rangniedrigeren Personen bringt negative Implikationen mit sich.
- Nicht nur die unterzeichnende Person, sondern auch das Ausstellungsdatum kann mitunter ein Indikator für die Leistung im Unternehmen sein. Achten Sie darauf, dass das Datum bestenfalls mit dem letzten Arbeitstag im Unternehmen übereinstimmt.
- Ist die entsprechende Führungskraft abwesend, könnten Sie auf die Idee kommen, das Arbeitszeugnis digital unterschreiben zu lassen. Doch Achtung: elektronische Unterschriften sind beim Dienstzeugnis grundsätzlich unzulässig.
Wer unterschreibt das Arbeitszeugnis üblicherweise?
In der Regel wird das Arbeitszeugnis von zwei Personen unterschrieben – von der direkt vorgesetzten Person und von der Personalleitung. Die nächsthöhere Führungskraft hat den besten Einblick darüber, wie die Mitarbeitenden im Unternehmen gearbeitet haben und hat dadurch die beste Expertise über das Know-How und die Fähigkeiten. Die Personalleitung hat hingegen mehr Kenntnisse im Bereich der Sprache und Technik in Arbeitszeugnissen.
In kleinen Unternehmen und im Öffentlichen Dienst ist es nicht unüblich, dass nur eine Person das Arbeitszeugnis unterschreibt.
Was lässt sich im Arbeitszeugnis aus der Unterschrift deuten?
Dass sich zwischen den Zeilen in einem Arbeitszeugnis sehr viele Informationen befinden, wissen Arbeitnehmende und Arbeitgeber inzwischen ziemlich genau. Die Wortwahl, die Abschiedsformel und der Inhalt geben häufig sehr viel mehr Aufschluss über die Qualität des Arbeitnehmenden als auf den ersten Blick zu erwarten ist. Neben dem Inhalt des Zeugnisses sollten Sie jedoch nicht die Bedeutung der Unterschrift vernachlässigen.
Die unterschreibende Person
Hat die Unterschrift im Arbeitszeugnis einen Geheimcode? Von versteckten Signalen zu sprechen, ist vielleicht etwas übertrieben, doch es macht durchaus einen Unterschied, wer das Zeugnis unterschreibt. Wichtig ist vor allem die Position der Person, die das Dokument signiert.
Ist im Arbeitszeugnis nur die Unterschrift von der Personalabteilung und von keiner Führungskraft, kann dies negativ interpretiert werden. Dazu kommt: Steht im Arbeitszeugnis, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter direkt dem Vorstand berichtet hat, sollte auch ein Vorstandsmitglied das Zeugnis signieren. Die meisten negativen Interpretationen sind zu erwarten, wenn das Arbeitszeugnis ohne Unterschrift ist. In diesem Fall wird auch die Echtheit des Dokuments häufig angezweifelt.
Lässt die Führungskraft von einer anderen Person das Arbeitszeugnis im Auftrag unterschreiben, kann dies ebenfalls negative Implikationen haben. Bestehen Sie als Angestellter daher im Idealfall auf eine persönliche Unterschrift.
Das Ausstellungsdatum
Achtung: Nicht nur die Unterschrift, sondern auch die Datumsangabe daneben kann einem potentiellen neuen Arbeitgeber Informationen liefern. Im Idealfall stimmt das Ausstellungsdatum mit dem letzten Tag des Arbeitsverhältnisses überein. Kleinere Abweichungen von wenigen Wochen sind normal, da Zeugnisse oft vor oder nach dem Ausscheiden erstellt werden.
Liegt das Datum vom Arbeitszeugnis jedoch mehr als einen Monat vor dem Vertragsende, so kann dies insofern interpretiert werden, dass der Angestellte freigestellt wurde. Auch ein Ausstellungsdatum weit nach Beschäftigungsende macht keinen guten Eindruck.
Für Arbeitnehmer gilt: Ist es nicht Ihr Verschulden, dass Sie Ihr Arbeitszeugnis erst sehr spät bekommen, kann das Dokument auch zurückdatiert werden. Verlangen Sie Ihr Zeugnis jedoch zu spät, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, dieses zurückzudatieren.
Ist eine elektronische Signatur im Arbeitszeugnis zulässig?
Ein Arbeitszeugnis kann nach § 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung (GewO) mit Zustimmung des Arbeitnehmers auch digital ausgestellt werden. Dies wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ermöglicht, welches den Weg für elektronische Zeugnisse geebnet hat. § 126a Abs. 1 BGB regelt die Anforderungen an die elektronische Form. Ein digital signiertes Dokument, das eine elektronische Form erfordert, muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, um rechtlich genauso gültig zu sein wie ein Dokument mit handschriftlicher Unterschrift. Diese Vorschriften schaffen die Möglichkeit, ein Arbeitszeugnis auf digitalem Weg zu unterzeichnen – eine zeitgemäße und effiziente Alternative zur klassischen Papierform.
Leitfaden: Finden Sie heraus, welcher E-Signatur-Standard für Ihr Dokument passt.
Fazit - Arbeitszeugnis unterschreiben
Die Unterschrift im Arbeitszeugnis ist mehr als nur eine formale Bestätigung. Sie trägt zur Echtheit des Dokuments bei und kann indirekt Informationen über die Bewertung der Leistung der Mitarbeitenden enthalten. Prüfen Sie daher die Unterschrift und das Datum neben dem Inhalt des Arbeitszeugnisses sehr sorgfältig. Ein Service für eine rechtsgültige digitale Signatur bietet Ihnen Skribble.
Arbeitszeugnis unterschreiben: Häufige Fragen und Antworten
Ja, eine digitale Signatur im Arbeitszeugnis ist zulässig. Dieses muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, um rechtlich genauso gültig zu sein wie ein Dokument mit handschriftlicher Unterschrift.
