API-Integration der elektronischen Signatur von Skribble mit Zapier

KMU, die direkt aus ihrer bestehenden Software heraus signieren wollen, können eine E-Signatur-Lösung an die organisationsinterne Softwareumgebung anbinden. Mitarbeitende können so direkt aus den gewohnten Tools heraus signieren. Für das Anbinden bietet sich eine moderne API-Schnittstelle wie jene von Skribble an. Zur vollständigen Automatisierung interner Prozesse inklusive E-Signatur kann die Zwischenschaltung einer Integrator-Applikation wie Zapier oder Microsoft Power Automate hilfreich sein.

Die Stiftung Battenberg hat diesen Schritt mit Skribble und Zapier vollzogen und ist zurzeit in einer produktiven Testphase, die sehr erfolgversprechend aussieht. Wir haben Daniel Lochmatter, CIO der Stiftung, dazu befragt. 

Herr Lochmatter, können Sie etwas zur Stiftung Battenberg sagen?

Unser primäres Ziel ist es, Menschen mit besonderen Bedürfnissen in den ersten Arbeitsmarkt zu führen. Dabei arbeiten wir eng mit potenziellen Arbeitgebern und den zuweisenden Sozialversicherungen – insbesondere der IV – zusammen. Unsere Stiftung ist eine selbst finanzierte Non-Profit-Organisation im Bereich der beruflichen Integration und Bildung mit rund 120 Mitarbeitenden und 200 versicherten Personen bzw. Klienten. Weiter beschäftigen wir ca. 90 Rentner in Teilzeit-Pensen. 

Wofür nutzen Sie die elektronische Signatur?

Zurzeit verwenden wir die E-Signatur für die Berichterstattung mit der IV über das geschützte Netzwerk für Patientendaten der Health Info Net AG (HIN). Jährlich signieren unsere Mitarbeitenden rund 1000 solcher Berichte. Bisher verwendeten wird die qualifizierte elektronische Signatur (QES) der SuisseID. Seit April nutzen wir stattdessen die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) von Skribble. Eine Analyse zeigte, dass die Beweiskraft einer FES für unsere Anwendung ausreicht.

«Da die SuisseID mit USB-Stick demnächst ausläuft, haben wir uns nach Alternativen umgeschaut. Skribble hat uns insbesondere mit der Einfachheit und der Auswahl unterschiedlicher E-Signatur-Standards überzeugt. Wir waren uns gar nicht bewusst, dass es eine vertrauenswürdige Alternative zur QES gibt.»

Welche Vorteile hat die API-Integration im Vergleich zum Signieren via Browser?

Wir konnten unseren internen Prozess durch die Anbindung an die bestehende IT-Umgebung deutlich vereinfachen. Statt dass der Mitarbeitende sich auf der E-Signatur-Plattform einloggt, passiert alles automatisiert in der vertrauten Umgebung. Die Signatur ist lediglich ein kleiner – wenn aber auch entscheidender Schritt – in diesem Prozess. Dazu nutzen wir das CRM von Zoho, das Dokumenten-Generierungs-Tool Formstack Documents (ehemals WebMerge) und den Integrator Zapier. Letzteren setzen wir für die Verknüpfung verschiedener Applikationen und die Automatisierung des Workflows ein. Der Workflow lädt beispielsweise die zu signierenden Dokumente automatisch auf die E-Signatur-Plattform hoch und benachrichtigt die für die Unterschrift zuständigen Personen.

Wie genau sieht der Signatur-Workflow von Skribble via Zapier bei Ihnen aus?

Ich habe für die Integration via Zapier zwei Funktionen der API von Skribble genutzt: “Signature Request” und “Callback”. Via Formstack wird aus dem CRM mit den Grunddaten eines Klienten ein Word-Dokument generiert, das dann an den zuständigen Case Manager geht. Dieser hat die Möglichkeit, das Dokument mit zusätzlichen Informationen anzureichern und am Ende freizugeben. Bei der Freigabe wird ein PDF generiert und via Zapier auf OneDrive hochgeladen, damit das PDF eine Public URL erhält. Mit dieser URL wird die API-Funktion “Signature Request” ausgelöst, so dass die zwei für die Unterschrift zuständigen Personen je eine Signatur-Einladung per E-Mail erhalten. Sobald beide Signaturen gesetzt sind, geht der Workflow via der API-Funktion “Callback” zurück ins CRM, wo er abgeschlossen wird. Die Archivierung und der Versand ist noch manuell, so dass der zuständige Case Manager den signierten Bericht am Ende ablegen und via HIN an die IV übermitteln muss.

Wie lange dauerte die Integration von Skribble via Zapier? 

«Obwohl ich kein Experte auf dem Gebiet bin, konnte ich die Integration in einem Tag vornehmen: davon wendete ich je einen halben Tag für exploratives Lernen und einen weiteren für das Anbinden und Testen auf.»

Die API-Dokumentation von Skribble empfand ich als sehr hilfreich, so dass ich gut vorankam. Ich habe lediglich nach einem konkreten Beispiel einer bereits erfolgten API-Integration beim Support nachgefragt, um mir das Ganze besser vorstellen zu können. 

Wo sehen Sie die Stärken von Skribble im Vergleich zu alternativen Signatur-Lösungen? 

Bisher kannte ich nur SuisseID von SwissSign, die allerdings nur noch bis Ende Jahr unterstützt wird. Den Signing Service von QuoVadis habe ich mir ebenso angeschaut: Diese verlangt die Installation von Zertifikaten, was sehr umständlich ist und für jedes Endgerät durchgeführt werden muss. Auch konnte ich der dürftigen Installationsanleitung wenig abgewinnen. Die E-Signatur-Plattform von Skribble war auf Anhieb verständlich und erforderte keine Installationen. Es war auch nicht notwendig, Skribble intern ausführlich zu erklären. Der Pilot-Workflow mit Zapier ist inzwischen seit ein paar Wochen im Einsatz und scheint sehr intuitiv zu sein. Wir sind bisher sehr zufrieden mit Skribble und ich glaube, dass wir nach Abschluss der Pilotphase die definitive Inbetriebnahme beschliessen werden. 

Wie könnten Ihnen Skribble das Leben noch leichter machen? 

Die Integration in Zapier wäre natürlich noch einfacher, wenn Skribble ein entsprechendes Plug-in zur Verfügung stellen würde. Zudem sollten die auf Skribble hochgeladenen Dokumente automatisch gelöscht werden können, damit man sich die regelmässige, manuelle Löschung der Daten sparen kann. Ansonsten lässt die Lösung zurzeit keine Wünsche offen: besonders das Front End mit der Wahl der unterschiedlichen E-Signatur-Standards vor jeder Unterschrift bietet einen tollen Mehrwert.

Anmerkung der Redaktion: die automatische Löschung alter Dokumente nach einem Monat ist mittlerweile implementiert. 

Über Daniel

Daniel Lochmatter ist Manager und Digitalisierer auf Zeit. Im Rahmen seines Angebots lochmatter-auf-zeit.ch leitet er im Auftrag seiner Kunden mittlere und grössere IT-Organisationen und unterstützt KMUs in ihrer (digitalen) Geschäftsentwicklung.