Wann ist eine Unterschrift ungültig?

In diesem Blogbeitrag werden wir uns anschauen, welche Bedingungen eine rechtsgültige Unterschrift zu erfüllen hat und besprechen außerdem die folgende Frage: Wann ist eine Unterschrift ungültig? Dabei werden wir auf unterschiedliche Aspekte einer handschriftlichen Unterschrift wie Name und Lesbarkeit eingehen und auch ihr digitales Pendant – die rechtsgültige elektronische Signatur – unter die Lupe nehmen.

Die Funktion von Unterschriften

In unserem Rechtssystem dient eine Unterschrift als Nachweis dafür, etwas zu bestätigen und sein Einverständnis auszudrücken. Für zahlreiche Geschäfte ist sie rechtlich erforderlich. Ohne entsprechende Schriftstücke mit gültiger Unterschrift sind diese Geschäfte nicht rechtswirksam.

Unterschrift – Diese Regeln gibt es

Eine rechtsgültige Unterschrift muss folgende Regeln einhalten:

1. Eigenhändig und mit vollem Familiennamen unterzeichnet.
2. Individuelle und charakteristische Merkmale enthalten, die eine Nachahmung erschweren.
3. Als Wiedergabe eines Namens erkennbar sein, auch wenn sie nicht vollständig lesbar ist.

Rechtsgültig vs. beweiskräftig: Was ist der Unterschied?

Ein Vertrag gilt dann als rechtsgültig, wenn er sich an die Vorgaben der geltenden Gesetzgebung hält – dazu gehört auch die Art und Weise, wie er unterschrieben wird. Das Recht gewährt relativ grossen Spielraum und folglich gibt es viele Formen von Unterschriften, die als rechtsgültig gelten können. 

Allerdings hat nicht jede rechtsgültige Unterschrift denselben Aussagewert vor Gericht, sollte es zu einem Rechtsstreit kommen. Je genauer eine Unterschrift das Gericht von der Wahrheit oder Unwahrheit einer Behauptung überzeugen kann, desto höher ist ihre Beweiskraft. Eine hohe Beweiskraft ergibt sich mitunter dann, wenn die Identität des Unterschreibenden einwandfrei nachweisbar ist und aus dem Dokument hervorgeht, dass es seit der Unterschrift nicht mehr verändert wurde.

Rechtsgültige Unterschrift auf Papier

Eine rechtsgültige Unterschrift soll generell sicherstellen, dass der Unterzeichnende dem Inhalt des Dokuments zustimmt. Weiter soll sie mit vernünftiger Sicherheit Rückschluss auf die Identität des Unterzeichnenden geben. 

Ein paar Kreuze oder eine Zeichnung reichen daher nicht aus, sollte das gezeichnete Dokument jemals als Beweis vor Gericht standhalten. Leserlichkeit ist allerdings eine Bedingung, die nicht unbedingt erfüllt sein muss. Grundsätzlich ist es allerdings ratsam, immer die gleiche Unterschrift zu nutzen. Diese sollte aus dem vollständigen Familiennamen bestehen und die Buchstaben wenigstens ansatzweise erkennbar machen.

Wann ist eine Unterschrift ungültig? Formale Anforderungen in Deutschland

In Deutschland legt der Bundesgerichtshof fest, was eine Unterschrift, die das Prädikat rechtsgültig verdient, auszeichnet. So muss sie:

• aus einem individuellen und charakteristischen Schriftzug bestehen, der einmalig ist,
• klaren Rückschluss auf einen Namen erlauben, 
• zumindest einzelne klar erkennbare Buchstaben beinhalten, 
• die Identität des Unterschreibenden adäquat kennzeichnen und
• die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lassen.

Die formalen Anforderungen für eine gültige Unterschrift sind landesabhängig.

Wann ist eine Unterschrift ungültig? Formale Anforderungen in der Schweiz

In der Schweiz ist es das Obligationenrecht (OR), das festlegt, wie eine rechtsgültige Unterschrift daherzukommen hat. Das OR präzisiert folgende Anforderungen an eine rechtsgültige handschriftliche Unterschrift. Sie muss:

• entweder eigenhändig geschrieben sein 
• oder – in Ausnahmefällen – eine Nachbildung der eigenhändigen Schrift sein, beispielsweise in Form einer Kopie. 

Zweiteres wird aber nur dort als genügend anerkannt, wo dieses Vorgehen üblich ist und viele Exemplare herausgegeben werden wie zum Beispiel die Unterschrift auf Wertpapieren. 

Allgemein gelten außerdem folgende Einschränkungen: 

• Für Blinde ist eine Unterschrift nur dann verbindlich, wenn sie beglaubigt ist oder wenn die blinde Person zum Zeitpunkt der Unterzeichnung nachweislich über den Inhalt des Dokuments informiert war.
• Für Personen, die nicht unterschreiben können, kann ein beglaubigtes Handzeichen oder eine öffentliche Beurkundung die Unterschrift ersetzen.

Wann ist eine Unterschrift ungültig? Formale Anforderungen in Österreich

In Österreich ist es wie in Deutschland der Bundesgerichtshof, der seit 1979 festhält, was eine rechtsgültige Unterschrift auszeichnet. Er definiert die Unterschrift als ein Gebilde aus Buchstaben einer üblichen Schrift, aus der ein dem Unterzeichnenden bekannten Dritter noch mit genügend Sicherheit dessen Namen herauslesen kann. 

Die Unterschrift muss weiter:

• den vollen Familiennamen enthalten – wird nur mit dem Vornamen unterschrieben, so ist sie nicht gültig –,
• einen Schriftzug wiedergeben, der klar als Name erkennbar ist, und
• für die Identität des Unterschreibenden ausreichend individuell und kennzeichnend sein.

Beispiele: Wann ist eine Unterschrift ungültig?

Die folgenden Beispiele sollen noch einmal konkret deutlich machen, wann eine Unterschrift ungültig ist. Bitte beachten Sie aber, dass diese Vereinfachungen darstellen, die keine Rechtsberatung ersetzen. Es ist im konkreten Fall immer abhängig von der Gesetzgebung des jeweiligen Landes und im Ermessen des zuständigen Gerichts und, ob eine Unterschrift gültig ist oder eben nicht.

Die Unterschrift muss den vollen Namen enthalten und erkennbar sein.

Handzeichen, Kreuze oder Abkürzungen

Handzeichen, Kreuze oder Gekritzel von einzelnen Buchstaben, die auf eine bewusste Abkürzung des Namens hindeuten, sind Umstände, wann eine Unterschrift als ungültig erachtet werden könnte. Das äussere Erscheinungsbild soll den vollen Namen der Unterzeichnerin erkennen lassen.

Eine Ausnahme von dieser Regel betrifft Personen, die nicht lesen oder schreiben können: auch diese Menschen müssen die Möglichkeit haben, rechtsgültig zu unterschreiben. Solange sie also irgendein Zeichen zu Papier bringen, wird sich dieses kaum als ungültige Unterschrift beanstanden lassen.

Fehlende Individualität

Eine Unterschrift ist dann ungültig, wenn sie keinen ausreichend individuellen Charakter hat. Ein Strich auf dem Papier genügt insoweit nicht. Auch der blosse Aufdruck des Namens in Druckbuchstaben beinhaltet nichts Individuelles. Dasselbe gilt für Malzeichen oder Smileys.

Erkennbarkeit des Namens

Der Name der Person muss erkennbar sein, mindestens andeutungsweise von den Buchstaben her. Bei lediglich einem erkennbaren Buchstaben wird das schwierig. 

Unter Zwang, Bestechung oder Drohung

Eine Unterschrift, die nachweislich unter Zwang, Bestechung oder Androhung von Gewalt angebracht wurde – auch Coactus feci genannt – ist nicht rechtsgültig. Allerdings trägt der Unterzeichnende die Beweislast. Das heisst, jemand der behauptet, er habe unter Zwang unterschrieben, muss das beweisen können.

Bei Kreuzen oder Gekritzel kann eine Unterschrift als ungültig erachtet werden

Aus Witz oder Schabernack

Falls Sie aus Spass ein Zeichen aufs Papier setzen, das mit Ihrer eigentlichen Unterschrift nichts zu tun hat, ist die Unterschrift ungültig. Das Gesetz erachtet Ihre Zustimmung in diesem Fall als nicht ernst gemeint und spricht von einer Scherzerklärung (§ 118 BGB).

Rechtsgültige Unterschrift auf elektronischem Weg 

In Zeiten fortschreitender Digitalisierung stellen sich immer mehr Unternehmen die Frage, wie sie aufwändige Unterschriftsprozesse ohne Papier und Kugelschreiber abbilden und damit viel Zeit und Geld einsparen können. Rechtsgültige Lösungen – in der Regel als elektronische Signaturen bezeichnet – sind bereits seit geraumer Zeit auf dem Markt.  

Im Folgenden erklären wir, welche Formen der elektronischen Unterschrift es gibt und wann eine Unterschrift ungültig ist, wenn sie elektronisch unterschreiben.

Was ist eine elektronische Unterschrift?

Eine elektronische Unterschrift oder Signatur ist eine rechtsgültige technische Methode, dem Inhalt eines Dokuments oder Vertrages auf dem digitalen Weg zuzustimmen respektive sein Einverständnis zu geben. Sie ist somit das digitale Abbild der handschriftlichen Unterschrift, welche sie in nahezu allen Anwendungsfällen ersetzen kann. Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen unterschiedlichen Sicherheitsstandards, die über mehr oder weniger Beweiskraft verfügen.

Kann ich meine Unterschrift einfach einscannen?

Eine eingescannte handschriftliche Unterschrift kann juristisch als einfache elektronische Signatur gelten und ist damit zu einem gewissen Grad rechtsgültig. Da sie aber lediglich eine Kopie des Originals ist, verfügt sie über wenig Beweiskraft vor Gericht. Um auf Nummer sicher zu gehen, ist auf eine elektronische Signatur mit Kryptografie und Zertifikat eines Vertrauensdienste-Anbieters zurückzugreifen.

Arten der elektronischen Unterschrift

Das Gesetz unterscheidet je nach Vertragsform und Beweiskraft zwischen drei E-Signatur-Standards, nämlich der

• einfachen elektronischen Signatur (EES),
• fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und
• qualifizierten elektronischen Signatur (QES).

Skribble ist die einfachste Lösung für rechtsgültige Signaturen

Dabei variieren die rechtlichen Anforderungen an die technologische Umsetzung der einzelnen Standards. Während es für die einfache elektronische Signatur, welche die eIDAS-Verordnung der EU lediglich als “elektronische Signatur” bezeichnet, kaum Vorgaben gibt, definiert die Verordnung für die beiden höheren Standards FES und QES deutliche Anforderungen. 

Die meisten fortgeschrittenen und alle qualifizierten elektronische Signaturen sind kryptografisch verschlüsselt und werden mit Hilfe eines Zertifikats bestätigt. Dieses Zertifikat muss von einem sogenannten Vertrauensdienste-Anbieter (VDA) stammen – also einem von der Regierung zertifizierten Anbieter wie Swisscom oder GlobalSign. Das Zertifikat des VDA gibt Aufschluss über die Echtheit der Signatur, die Identität des Unterzeichnenden und die Integrität des signierten Dokuments.

Das digitale Zertifikat garantiert also, dass das Dokument seit der Signatur nicht mehr verändert wurde und lässt mit hoher Sicherheit (im Fall von FES) und absoluter Sicherheit (im Fall von QES) auf die Identität des Signierenden schliessen. Die beiden höchsten E-Signatur-Standards werden daher auch als echte digitale Signaturen bezeichnet. 

Wann ist welche elektronische Unterschrift rechtsgültig?

Alle drei gesetzlich definierten E-Signatur-Standards sind grundsätzlich rechtsgültig, solange das Gesetz nicht ausdrücklich die Schriftform verlangt. Bei Verträgen mit Schriftformerfordernis ist lediglich die qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig.

Zur Risikominimierung einen höheren Standard wählen?

Für Unternehmen kann es in vielen Fällen Sinn machen, aus Risikoerwägungen auf einen höheren E-Signatur-Standard zurückzugreifen, als jener, der rechtlich erforderlich ist. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Arbeitsvertrag: Obwohl das Gesetz hier nicht die Schriftform verlangt – selbst eine mündliche Vereinbarung ist rechtsgültig – greifen die meisten Arbeitgeber aus Gründen der Beweiskraft auf die handschriftliche Unterschrift oder die QES zurück.

Die einfache elektronische Signatur (EES) verfügt über mittlere Beweiskraft und eignet sich daher für Dokumente interner oder informeller Natur und Verträge ohne Formvorschrift mit geringem Haftungsrisiko wie zum Beispiel: 

• Lieferanten-Offerten
• Bestellungen/Aufträge
• Organisationsinterne Dokumente
• Bekanntmachungen

Das Gesetz unterscheidet zwischen drei E-Signaturstandards

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) empfiehlt sich dann, wenn es um Verträge mit substanziellem Haftungsrisiko geht, aber nicht die Schriftform erforderlich ist. So zum Beispiel bei:

• Mietverträge
• Kaufverträge
• Einfache Arbeitsverträge
• Kontoeröffnungen

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist immer dann ein Muss, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt oder interne Unternehmensrichtlinien höchste Sicherheitsstandards erfordern. Dies ist zum Beispiel in folgenden Fällen der Fall: 

• Konsumkreditverträge
• Leiharbeitsverträge 
• Kader-Arbeitsverträge
• Revisionsberichte
• Behördendokumente

Rechtsgültig unterschreiben: handschriftlich oder elektronisch

Selbst im digitalen Zeitalter wird noch oft auf Papier unterschrieben. Dabei ist das Unterschreiben jeder Art von Verträgen problemlos auf dem elektronischen Weg möglich. Beide Wege bestätigen die Einwilligung des Unterzeichnenden zum Inhalt des signierten Dokuments und können – je nach Art des Dokuments – rechtsgültig sein. Die Vorteile der elektronischen Unterschrift liegen in der zeitlichen und materiellen Einsparung von Ressourcen sowie der ortsunabhängigen Anwendung.

Wann ist eine Unterschrift ungültig: häufige Fragen

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