UMB, ein führender Schweizer IT-Dienstleister, beschleunigt ihre internen Abläufe mit der E-Signatur von Skribble. Bereits einen Monat nach der Einführung wird sie unternehmensweit in HR, Einkauf und Verkauf eingesetzt. Jährlich signiert UMB über 6000 mal elektronisch und am häufigsten genutzt wird die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Neben Zeit- und Kosteneinsparungen profitiert UMB auch von einer Stärkung der internen IT und zur Förderung des Employer Brandings durch eine moderne und digitale Arbeitsumgebung.

Skribble bei UMB: Das Wichtigste in Kürze

• Branche: IT-Dienstleister
• Einsatz der E-Signatur: alle Abteilungen, Fokus: HR, Ein- und Verkauf
• Signaturen pro Jahr: 6300+
• Eingesetzte Signatur-Standards: EES, FES, QES
• Wachstumsrate seit Einführung (2020): +57 %

Wieso UMB auf die E-Signatur setzt

Mit dem Beginn der Pandemie und der Zunahme von Homeoffice-Arbeit wurde es für UMB zur Herausforderung, Unterschriften zeitnah einzuholen, denn vor der Pandemie war die Präsenz in den Büros stark ausgeprägt, und Unterschriften wurden physisch im Büro eingeholt. UMB brauchte also schnell eine Lösung, die es ihnen ermöglichte, Dokumente einfach und schnell von überall zu unterschreiben. 

Weitere Anforderungen an die E-Signatur-Lösung waren:

• Benutzerfreundlichkeit: Einfache Anwendung und schnelle Einführung.
• Integration in bestehende Systeme: Single Sign-On (SSO) und Kompatibilität mit SharePoint.
• Datenhaltung in der Schweiz: Ein zentrales Kriterium aufgrund der strengen Datenschutzanforderungen.

Wieso Skribble und kein anderer E-Signatur-Anbieter? 

Nach der Evaluierung verschiedener Anbieter fiel die Wahl sehr schnell auf Skribble. Die Lösung überzeugte durch ihre Einfachheit und die Möglichkeit, einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nach Schweizer und EU-Recht zu nutzen. 

Weitere Entscheidungsgründe für Skribble im Überblick:

• Einfache und intuitive Nutzung: Die E-Signatur-Lösung von Skribble ist sofort einsatzbereit, ohne dass eine Installation oder das Herunterladen zusätzlicher Software erforderlich ist. Mitarbeitende können von jedem Gerät aus direkt starten und Dokumente elektronisch unterschreiben. Langwierige Schulungen sind nicht nötig. 
• Swiss Hosting: Skribble gewährleistet höchste Sicherheit bei der Verarbeitung sensibler Daten, da alle Daten in der Schweiz auf Banken-Level gehostet werden. Dies war für UMB besonders entscheidend, um die strengen Datenschutzvorgaben einzuhalten.
• Nahtlose Integration: Skribble lässt sich problemlos in bestehende Systeme integrieren, was die E-Signatur nahtlos in den bestehenden Arbeitsablauf einbindet.
• Lokaler Support mit E-Signing-Expertise: Skribble bietet massgeschneiderten Support durch lokale Teams in der Schweiz und Deutschland. Mit fundiertem Praxiswissen und direkter Betreuung per Telefon oder E-Mail wird der Roll-out der Lösung schnell und unkompliziert begleitet.

Wie UMB die E-Signatur einsetzt

Seit der Einführung im Jahr 2020 wird Skribble in verschiedenen Abteilungen und für unterschiedliche Dokumente eingesetzt. Besonders im HR-Bereich, im Einkauf und Sales spielt die E-Signatur eine zentrale Rolle.

Abteilungen und Dokumente, die elektronisch signiert werden:

• HR: Ausbildungsvereinbarungen, NDA-Verträge, interne Vereinbarungen.
• Einkauf: Lieferantenverträge und Bestellungen.
• Sales: Kundenverträge und Angebote.

Über 60 % aller Dokumente bei UMB werden mittlerweile elektronisch über Skribble signiert, mit steigender Tendenz.

Eingesetzte E-Signatur-Standards:

• Einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur (EES und FES): Diese werden häufig für interne Vereinbarungen wie Mitarbeitendengespräche, Ausbildungsvereinbarungen, NDAs (Verschwiegenheitsvereinbarungen) und ähnliche Verträge verwendet.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES wird bisher nur vereinzelt eingesetzt, vor allem bei wichtigen Verträgen wie Arbeitszeugnissen und Verträgen mit Behörden oder ähnlichen offiziellen Dokumenten.

Wie UMB von der E-Signatur profitiert 

Die Einführung der E-Signatur bei UMB brachte zahlreiche Vorteile mit sich. Vor allem die Effizienzsteigerung und die Flexibilität, ortsunabhängig zu arbeiten, waren entscheidend.

1. Zeit- und Kosteneinsparungen
   Die Einführung der E-Signatur hat UMB geholfen, manuelle Prozesse wie Drucken, Unterschreiben und Scannen zu eliminieren. Über 60 % der Verträge werden heute bereits elektronisch unterschrieben. Für UMB, deren Slogan "creating time" lautet, passt Skribble perfekt: Die Lösung spart Zeit und Ressourcen, sodass sich das Unternehmen auf wesentliche Aufgaben konzentrieren kann.
2. Schnelle Implementierung und einfache Nutzung
   Die Einführung von Skribble dauerte weniger als einen Monat. Da keine zusätzliche Software erforderlich war und die Nutzung intuitiv gestaltet ist, konnten die UMB-Mitarbeitenden sofort loslegen. Die schnelle Implementierung und einfache Nutzung trugen zudem dazu bei, dass Skribble rasch im gesamten Unternehmen akzeptiert wurde.
3. Nahtlose Integration und Flexibilität
   Skribble integriert sich problemlos in die bestehenden Tools von UMB, darunter auch SharePoint. Dies ermöglicht eine reibungslose Nutzung, ohne die gewohnten Arbeitsprozesse zu stören. Die E-Signatur fügt sich nahtlos in den Arbeitsalltag ein und steigert die Effizienz.
4. Stärkung der internen IT und Employer Branding
   Die Einführung von Skribble hat nicht nur die IT-Prozesse modernisiert, sondern auch die interne IT-Abteilung gestärkt. Die Digitalisierung der Signaturprozesse verbessert das Employer Branding von UMB, da moderne, digitale Arbeitsweisen ein positives Bild sowohl intern als auch extern vermitteln.

UMB x Skribble: Nächste Schritte

UMB plant, den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) weiter auszubauen, insbesondere im HR-Bereich, wo sie für Arbeitszeugnisse und offizielle Dokumente verstärkt zum Einsatz kommen soll. Ein wichtiger nächster Schritt ist der Aufbau einer internen RA-Agentur (Registration Authority), um die Identifizierung der Mitarbeitende für die Nutzung der qualifizierten Signatur effizienter zu gestalten. UMB möchte so sicherstellen, dass Mitarbeitende sich direkt im Unternehmen für die QES registrieren lassen können, anstatt externe Registrierungsstellen wie Swisscom-Shops aufsuchen zu müssen. Dies wird die Nutzung der QES noch weiter vereinfachen und die digitale Transformation des Unternehmens weiter vorantreiben.

Über UMB 

Mit intelligenten Lösungen kreiert UMB Zeit. Zeit für_ mutige Ideen und Innovationen, um Wohlstand, Gesundheit, Weiterentwicklung und Umwelt im Gleichgewicht zu halten.. Über 900 begeisterte Kolleginnen und Kollegen bieten den Kunden fundierte Kompetenz. UMB ist Expertin für die Digitalisierung und beschleunigt den Unternehmensfortschritt. Mit Leading Edge Kompetenzen in den Bereichen Business Advisor, AI & Data Scientist, Network Connector, Platform Builder, Security Angel, Cloud Master, New Work Genius, Communication Champ und SAP Wizard begegnet UMB ihren n Kunden inspirierend, einfach und begeisternd.. 

UMB wurde vom Great Place to Work Institut mehrfach als beste Arbeitgeberin der Schweiz ausgezeichnet.

Über Simon Lanz 

Simon Lanz ist Team Leader innerhalb der Corporate ICT der UMB AG. In seiner Rolle trägt er die Verantwortung für die Planung, den Aufbau und den Betrieb der Corporate ICT Services in den Bereichen Cloud, Workplace, Netzwerk und Sicherheit. Mit seiner strategischen und operativen Expertise sorgt er für einen reibungslosen Ablauf und die Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur, um den höchsten Anforderungen in einem dynamischen Unternehmensumfeld gerecht zu werden.