Skribble
Minuten statt Tage: Wie das KinderRechteForum mit der E-Signatur Vertragsabschlüsse international beschleunigt
NGOs sind auf eine schlanke Administration angewiesen. Jeder Euro, der nicht in das eigentliche Anliegen investiert wird, ist einer zu viel. Die rechtsgültige elektronische Signatur kann hier einen grossen Dienst erweisen, indem sie das aufwändige Vertragssystem digitalisiert und vergünstigt. Diese Erfahrung hat auch das KinderRechteForum (KRF) gemacht. Im Interview erzählt uns Geschäftsführer Üwen Ergün, warum sich das KRF für Skribble entschieden hat und welche Erfahrungen es bisher mit der digitalen Signatur gemacht hat.
Herr Ergün, herzlichen Dank, dass Sie sich heute die Zeit für uns nehmen. Können Sie in Ihren eigenen Worten kurz sagen, wofür das KRF steht?
Das KinderRechteForum (KRF) ist eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Köln und setzt sich seit 2014 für die Verwirklichung von Kinderrechten ein. Individuelle Hilfe, Lobbyarbeit und Förderung von Engagement sind dabei die drei Grundpfeiler der Tätigkeit. Im Rahmen unserer deutschlandweiten Ombudsstelle zur Umsetzung der UN-Kinderrechtskonvention unterstützt das KRF Kinder, Jugendliche, Familien und Bezugspersonen bei Fragen, Beschwerden und in Notlagen. Ausserdem arbeiten wir in nationalen, europaweiten und internationalen Gremien und Netzwerken mit und führen auch Projekte über die Landesgrenzen hinaus durch.
Warum haben Sie auf die elektronische Signatur umgestellt?
Auch in NGOs ist das Digitalisieren von Prozessen zur Effizienzsteigerung ein grosses Thema. Wir schliessen jeden Tag eine Handvoll Verträge mit Geldgebern, neuen Mitarbeitenden und Partnern ab – und das oft über Landesgrenzen hinweg und unter Zeichnungsberechtigten, die von zu Hause aus arbeiten.
Das Hin- und Herschicken auf dem Postweg verschlingt wertvolle monetäre und zeitliche Ressourcen, die wir uns nicht leisten können – schliesslich soll jeder Cent den Kindern zu Gute kommen. Aus diesem Grund sahen wir uns schon seit längerem nach einer geeigneten digitalen Lösung um.
Haben Sie sich auch andere Anbieter angeschaut und falls ja, weshalb haben Sie sich für Skribble entschieden?
Ich habe eine ausführliche Analyse der existierenden Anbieter auf dem Markt durchgeführt. Die Top-Anforderungen aus unserer Sicht waren internationale Rechtssicherheit im EU-Raum sowie Kosteneffizienz.
Relativ bald wurde mir klar, dass es kaum Alternativen zu Skribble gibt. Die grossen Anbieter DocuSign und Adobe waren überteuert und die rechtliche Grundlage zu ungewiss. Da wir vorwiegend mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) arbeiten, hätten wir bei diesen Anbietern zusätzlich einen Vetrauensdienste-Anbieter (VDA) hinzuziehen und anbinden müssen. Das kam für uns nicht infrage. Bei Skribble gab es alles aus einer Hand und das zum besten Preis. Für uns ein No-Brainer.
Sie sagten, Sie signieren vorwiegend mit der QES. Für welche Art von Verträgen verwenden Sie diese?
Das sind zum einen die Förderverträge, die wir sowohl mit den Geldgebern und Ämtern als auch mit den Partnern vor Ort für unsere Projekte abschliessen. So zum Beispiel bei unserem Partnerprojekt zur Umsetzung von Beschwerdemöglichkeiten in der Türkei. Diese Verträge mussten bisher immer im Doppel ausgedruckt und zum Gegenzeichnen verschickt werden. Bei internationalen Projekten ist das ein Albtraum, der bisher zu grossen Verzögerungen führte. Mit Skribble können wir da wertvolle Zeit gewinnen und uns Papier und Porto sparen.
Gibt es weitere Anwendungsfälle, wo Ihnen die digitale Signatur das Leben erleichtert?
Seit wir Skribble nutzen, signieren und verschicken wir alle Arbeitsverträge ausschliesslich auf dem elektronischen Weg. Da wir neben den regulären Mitarbeitenden auch Ehrenamtliche und Praktikanten beschäftigen und dies vertraglich festhalten, erspart uns Skribble viel administrative Personalarbeit.
Es ist sogar schon mehrmals vorgekommen, dass Praktikanten sich im letzten Moment umentschieden und den Papier-Vertrag nicht retournierten, ohne uns zu informieren. Dies bemerkten wir natürlich nicht sofort und waren so erstaunt, als diese nicht zum vereinbarten ersten Arbeitstag erschienen.
Mit Skribble bleibt uns dieser Ärger erspart: das Gegenzeichnen eines digitalen Arbeitsvertrags kann innerhalb von Minuten erfolgen und der Status der erfolgten und noch ausstehenden Signaturen jederzeit überprüft werden.
Die QES ist der höchste E-Signatur-Standard mit maximaler Beweiskraft. Allerdings erfordert er eine einmalige Identitätsprüfung der Signierenden mit amtlichem Ausweis. Wie machen Sie das mit Externen und neuen Mitarbeitenden, die zum ersten Mal unterschreiben und noch nicht identifiziert sind?
Skribble bietet die Identifikation für den EU-Raum via Video an. So kann sich jeder bequem von zu Hause aus identifizieren.
Wir schicken Externen eine kurze Anleitung per E-Mail und erklären, wie sie vorgehen und sich identifizieren müssen, damit sie nicht völlig überrascht sind. Das hat bisher meist tadellos geklappt und das Feedback ist sehr positiv. Zum Glück ist Skribble so intuitiv, dass wir wenig Rückfragen haben.
Das ist eine erfreuliche Rückmeldung. Könnte Skribble denn noch besser werden?
Bei den Ämtern ist es manchmal von der IT-Infrastruktur her etwas schwierig, da diese im Nutzen von Applikationen sehr eingeschränkt sind – aber da kann Skribble ja nichts dafür.
Bei internationalen Verträgen war mir bisher nicht immer klar, in welcher Sprache der Gegenzeichner von Skribble angesprochen wird. Wenn ich das Dokument auf Deutsch unterzeichne erhält mein Gegenüber, der noch kein Konto bei Skribble hat, die Signatur-Einladung ebenfalls auf Deutsch und muss erst die Sprache umstellen. Aber das ist ja ein Detail.
Vielen Dank an Herrn Ergün für das aufschlussreiche Interview.
