Aus der Not zur Tugend: E-Signing mit Skribble als Standardlösung bei der SBB

Was im August 2020 als Pandemie-Notlösung implementiert wurde, steht heute in vielen Abteilungen bei der Schweizerischen Bundesbahnen AG (kurz: SBB) rege im Einsatz. Von den über 3000 Skribble Nutzenden der SBB arbeiten die aktivsten Skribblerinnen und Skribbler für die Division Infrastruktur. Bei der SBB stehen alle drei E-Signatur-Standards (EES, FES und QES) im Einsatz – mehr als 3500 Mal pro Monat, mit steigender Tendenz.

Wie SBB zu Skribble fand

Kickstart für die elektronische Unterschrift

Die Corona-Pandemie drängte im August 2020 die SBB vom Kugelschreiber auf die E-Signatur umzusteigen. Der Haupttreiber war die Notwendigkeit für ortsunabhängiges Arbeiten.

SBB suchte nach einer E-Signing-Lösung, mit der…

• auch Verträge signiert werden können, bei denen das Gesetz oder interne Richtlinien die Schriftlichkeit verlangt. Sie musste also über die qualifizierte elektronische Signatur (QES) verfügen.
• die Teams schnell loslegen können.
• ihre hohen Sicherheitsansprüche erfüllt werden konnten. 

Die SBB hat sich für Skribble Business, das Angebot für KMUs und Teams, entschieden und legte direkt los. 

Selbstlaufende Verbreitung innerhalb des Konzerns

Skribble verbreitete sich in Windeseile – seit der Einführung im August 2020 mit einer Wachstumsrate von über 20% – und etablierte sich schnell als konzernweite Standardlösung.

Etwas mehr als zwei Jahre nachdem das erste Team mit Skribble startete, unterschreiben bereits mehr als 3000 SBB-Mitarbeitende aus allen Geschäftsbereichen und diversen Teams mit Skribble. Die SBB blickt auf über 20’000 gemachte Signaturen zurück. Aktuell unterschreiben alle SBB Mitarbeitenden zusammen über 3500 mal pro Monat mit Skribble.

Wie SBB die E-Signatur einsetzt

Alle E-Signatur-Standards im Einsatz

Im Einsatz stehen alle drei E-Signatur-Standards: Die qualifizierte (QES), die fortgeschrittene (FES) und die einfache elektronische Signatur (EES). Welcher Standard wann zum Einsatz kommt, hängt von rechtlichen und internen Anforderungen an das zu signierende Dokument ab.

Das grösste Wachstum verzeichnet SBB aktuell bei der QES. Dabei wird sowohl mit QES nach Schweizer Recht (ZertES) wie auch nach EU-Recht (eIDAS) signiert, wobei die QES nach Schweizer Recht klar dominiert.

Aktivste Skribbler in der Division Infrastruktur 

In der Division Infrastruktur wird bei SBB Stand heute am meisten geskribblet. Grund dafür ist der intensive Austausch mit Behörden wie dem Bundesamt für Verkehr (BAV), welche in vielen Fällen die QES erfordert. 

E-Signing-Universallösung für alle Anwendungsfälle

Die rasante Verbreitung und kontinuierlich wachsende Nutzung bewegte den Konzern dazu, Skribble als eine SBB-weite Standardlösung für elektronisches Unterschreiben zu wählen. Dabei war die Verfügbarkeit aller drei E-Signatur-Standards ein entscheidendes Argument für den Service von Skribble. Des Weiteren schätzen die Mitarbeitenden der SBB die Benutzerfreundlichkeit der Komplettlösung von Skribble.

Neben Skribble wird auch DocuSign innerhalb der SBB genutzt. Die Anwendung von DocuSign ist auf die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und aktuell auf einen ausgewählten Benutzerkreis beschränkt, weshalb die Ergänzung mit Skribble eine SBB Universallösung für alle denkbaren Geschäftsfälle und Benutzerkreise darstellt 

Skribble überzeugt ausserdem mit…  

• universeller Rechtsgültigkeit: Signieren nach Schweizer Recht (ZertES) und EU-Recht (eIDAS) ist möglich. 
• höchstem Sicherheitsstandard: Swisscom als starke Partnerin im Rücken, Hosting in der Schweiz, DSGVO-Konformität, ISO 9001 & 27001 Zertifizierung 
• Möglichkeit von Integration in bestehende Systeme: SBB integriert Skribble in Microsoft Anwendungen wie “One Drive” oder “SharePoint”

Leistungsausbau: Von Skribble Business zu Skribble Entreprise 

Anfang 2022 steigt SBB auf Skribble Enterprise um und kann so nicht nur viel mehr e-Signieren, sondern profitiert zudem von allen Enterprise-Features wie zum Beispiel: 

• Single-Sign-On (SSO): automatisches Anmelden im Hintergrund   
• Persönlich für Sie da: persönlicher Customer Success Manager inkl. Priority Zugang zum technischen Support
• Company Branding: Branding der Signatur-Plattform mit eigenem Logo 

SBB x Skribble: Nächste Schritte

Unterstützung bei weiterer Verbreitung

Während der Corona-Pandemie war die Möglichkeit nach ortsunabhängiger Arbeit der Haupttreiber für den Umstieg auf die E-Signatur. Nun kommt verstärkt das Bedürfnis nach Effizienzsteigerung hinzu. Skribble soll zukünftig in ausgewählte Workflows integriert werden. 

Überführung in eine reguläre Betriebsorganisation

Die Nutzung und Einführung von Skribble geschah bisher „bottom-up“. Im Rahmen der weiteren Etablierung als Standardlösung wird Skribble in die reguläre Betriebsorganisation überführt und ein neuer Schwerpunkt auf Use Case Entwicklung und Beratung zur digitalen Geschäftsfähigkeit „E-Signing“ entstehen.

Über Marcel Samstag

Marcel Samstag, Senior Advisor Digital Transformation & Strategy übernimmt bei der SBB mehrere Rollen mit dem Ziel die digitale Transformation in der Organisation zu gestalten, vertreten und voranzubringen. Eine Hauptaufgabe von ihm besteht aktuell darin, die digitale Geschäftsfähigkeit «Elektronisches Unterschreiben» SBB-weit zu verankern.

Über die SBB – Schweizerische Bundesbahnen AG

Das Unternehmen «Schweizerische Bundesbahnen SBB» ist eine spezialgesetzliche Aktiengesellschaft mit Sitz in Bern. Zu ihren Service-Public-Leistungen gehören der Personenverkehr und die Schieneninfrastruktur. Sie bringt täglich über 0,88 Millionen Reisende und 185 000 Tonnen Güter ans Ziel. 33 900 Mitarbeitende setzen sich mit Leidenschaft für ihre Kund:innen ein, damit diese sicher, pünktlich und klimafreundlich ankommen.