Paraphieren – Alles, was Sie wissen müssen

Jeden Tag werden unzählige Dokumente unterzeichnet – und oft stellt sich die Frage: Genügt eine einfache Paraphe oder ist eine vollständige Unterschrift notwendig? Paraphierungen erfüllen wichtige Funktionen, aber sie ersetzen keine rechtssichere Signatur. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum elektronische Signaturen in puncto Sicherheit und Effizienz überlegen sind.

In diesem Beitrag erklären wir, was Paraphierungen ausmacht, wo sie sinnvoll sind und welche rechtlichen Einschränkungen sie haben. Erfahren Sie, wie Skribble den gesamten Signaturprozess vereinfacht und Ihnen maximale Sicherheit und Rechtsgültigkeit bietet.

Paraphieren: Das Wichtigste in Kürze

• Paraphieren ist das Anbringen eines Kürzels oder einer Initiale, das die Prüfung eines Dokuments bestätigt. Es ist weniger formell als eine Unterschrift und dient häufig zur Sicherung einzelner Seiten.
• Eine Paraphe ist nicht rechtlich bindend, wohingegen eine Unterschrift die Identität und Zustimmung des Unterzeichnenden eindeutig dokumentiert.
• Elektronische Signaturen mit Skribble erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und schützen vor Manipulationen. Sie sind ortsunabhängig, sicher und dokumentieren automatisch die Authentizität.

Was bedeutet Paraphieren?

Das Paraphieren beschreibt die Praxis, ein Kürzel oder eine Initiale neben einem Text oder auf jeder Seite eines Dokuments anzubringen. Diese Paraphe bestätigt, dass der Unterzeichnende die jeweilige Seite gelesen und akzeptiert hat. Im Gegensatz zur Unterschrift ist die Paraphe weniger formal und dient eher als Ergänzung zu dieser.

In einigen Ländern wie Frankreich oder der Schweiz sind Paraphen in bestimmten Kontexten gängige Praxis und können rechtlich relevant sein. In Deutschland hingegen sind Paraphen meist informeller Natur und dienen primär als Beleg für die Durchsicht eines Dokuments. Rechtsverbindlich ist jedoch in der Regel nur die Unterschrift. Typische Anwendungsfälle im geschäftlichen Kontext sind zum Beispiel:

• Verträge: Paraphen werden genutzt, um Änderungen in Vertragsdokumenten zu bestätigen, bevor diese endgültig unterschrieben werden.
• Rechnungen: In einigen Unternehmen dienen Paraphen der internen Genehmigung von Rechnungen oder Angeboten.
• Dokumentenfreigabe: Paraphen können zur internen Abstimmung in Teams verwendet werden, etwa um einzelne Abschnitte zu genehmigen.

Eine Paraphe ist eine individuell gestaltete Kennzeichnung, die in der Regel aus den Initialen oder einem stilisierten Kürzel des Namens besteht. Die Gestaltung einer Paraphe ist nicht standardisiert, wodurch sie sich von Person zu Person unterscheidet. Durch kreative Elemente wie Linien, Punkte oder stilisierte Buchstaben kann sie zusätzlich personalisiert werden.

Wie können Sie richtig paraphieren?

Die Paraphierung ist ein einfacher Prozess, um die Integrität eines Dokuments zu sichern und sicherzustellen, dass alle Seiten von den Beteiligten geprüft wurden. Damit die Paraphierung im Vertrag korrekt erfolgt, sind einige Schritte und Grundsätze zu beachten. Folgende Aspekte sollten Sie beachten, wenn Sie paraphieren:

• Wer darf paraphieren: Jede Vertragspartei hat das Recht, die einzelnen Seiten eines Dokuments zu paraphieren. Auch fachlich zuständige Personen können stellvertretend für die Unterzeichnenden paraphieren.
• Wo wird die Paraphe gesetzt: Die Paraphe wird üblicherweise in der rechten unteren Ecke jeder Seite platziert. Alternativ kann sie auch an einer anderen vorgegebenen Stelle positioniert werden, solange sie gut sichtbar ist.
• Wie wird paraphiert: Sie können die Paraphe entweder manuell mit einem Stift setzen, indem Sie Ihre Initialen oder ein vereinbartes Kürzel auf jede Seite des Dokuments schreiben. Alternativ können Sie einen Stempel mit Ihrem Kürzel verwenden, um schneller zu sein.

Für eine rechtskonforme Bearbeitung können digitale Paraphen eingesetzt werden. Skribble ermöglicht nicht nur Paraphierungen, sondern bietet rechtsgültige Signaturen, die den gesamten Prozess vereinfachen und absichern.

Paraphieren und Unterschrift – Die Unterschiede

Paraphieren und Unterschreiben sind zwei unterschiedliche Methoden, um Dokumente zu kennzeichnen oder zu bestätigen. Während die Paraphe eine informelle Ergänzung darstellt, hat die Unterschrift eine rechtlich bindende Funktion. Beide Methoden haben ihre eigenen Einsatzbereiche und erfüllen unterschiedliche Zwecke.

Auch wenn Paraphen keine rechtliche Bindung haben, finden sie dennoch in verschiedenen Szenarien Anwendung, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen:

• Vertragsentwürfe: Paraphen können genutzt werden, um Änderungen oder Ergänzungen zu bestätigen, bevor der finale Vertrag unterschrieben wird.
• Seitenprüfung: Jede Seite eines Vertragsdokuments wird durch eine Paraphe gekennzeichnet, um Manipulationen vorzubeugen.
• Interne Abstimmungen: In Unternehmen werden Paraphen oft verwendet, um die Freigabe von Dokumenten zu dokumentieren.

Stellt das Paraphieren eine rechtsgültige Signatur dar?

Das Paraphieren erfüllt wichtige Funktionen, vor allem in Vertragsdokumenten. Es dient jedoch primär der Absicherung und nicht der rechtlichen Bindung. Um ein Dokument rechtsgültig zu unterzeichnen, ist eine vollständige Unterschrift erforderlich. Eine Paraphe dient in erster Linie dazu:

• Zustimmung zu bestimmten Seiten oder Abschnitten eines Dokuments dokumentieren
• Manipulationen an Vertragsdokumenten vorbeugen, indem jede Seite gekennzeichnet wird

Jedoch reicht die Paraphe allein nicht aus, um die rechtlichen Anforderungen an eine Signatur zu erfüllen. Sie bestätigt lediglich, dass der Inhalt einer Seite gelesen wurde, ohne den Unterzeichnenden eindeutig zu identifizieren.

Elektronische Signaturen erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben und bieten zusätzlich Schutz vor Fälschungen und Manipulationen. Sie dokumentieren eindeutig die Identität und Willenserklärung der Unterzeichnenden. 

Elektronische Signaturen können für Vertragsabschlüsse, Einwilligungen oder andere rechtlich relevante Dokumente genutzt werden und ermöglichen eine durchgängig digitale Abwicklung. Das sind die Vorteile elektronischer Signaturen:

• Rechtssicher gemäß eIDAS & ZertES (EES, FES, QES)
• Zeitsparend und jederzeit verfügbar
• Schutz vor Fälschung und Manipulation
• Ortsunabhängige Unterzeichnung, ideal für mobile Arbeitsmodelle
• Automatische Dokumentation von Zeitstempeln und Authentizität
• Reduzierung des Verwaltungsaufwands und durch digitale Prozesse

Rechtsgültig signieren mit Skribble: Schneller und sicherer als Paraphieren

Das Paraphieren kann in bestimmten Kontexten sinnvoll sein, beispielsweise zur Kennzeichnung einzelner Seiten oder zur Dokumentation von Änderungen in Entwürfen. Allerdings erfüllt es nicht die rechtlichen Anforderungen an eine verbindliche Signatur und schützt Dokumente nicht vor Manipulationen. Elektronische Signaturen bieten hier eine rechtlich sichere und zugleich zeitsparende Alternative.

Mit Skribble haben Sie Zugriff auf alle Signaturstandards (EES, FES, QES), die den höchsten rechtlichen Anforderungen entsprechen. Die Plattform ermöglicht es, Signaturen sicher durchzuführen – ortsunabhängig und zu jeder Zeit. Zudem profitieren Sie von vollumfänglichen Schutz vor Fälschungen und Manipulationen sowie einer automatisierten Dokumentation, die Nachvollziehbarkeit garantiert.

Lesen Sie gerne unser Customer Story mit WALO, einem Schweizer Bauunternehmen, was durch unsere E-Signing-Plattform vom lästigen Paraphieren losgekommen ist.

Paraphieren – Häufige Fragen und Antworten

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