Papierloses Büro: So setzen Sie es um

Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel effizienter und nachhaltiger Ihr Arbeitsalltag sein könnte, wenn Sie auf die Verwendung von Papier verzichten würden? Welche Vorteile bringt die Vermeidung von Papier am Arbeitsplatz? In diesem Beitrag verraten wir Ihnen, was für ein papierloses Büro spricht und wie es sich Schritt für Schritt umsetzen lässt.

Papierloses Büro: das Wichtigste in Kürze

• Ein papierloses Büro bezeichnet eine Arbeitsumgebung, in der Papierdokumente durch digitale Unterlagen und Prozesse ersetzt werden.
• Papierloses Arbeiten bietet viele Vorteile. Es ist umweltfreundlich, reduziert Kosten und erhöht die Datensicherheit.
• Beim Umstieg auf ein digitales Büro ist es wichtig, dass Sie vorher eine klare Strategie für die Umsetzung entwickeln. 
• Für die Digitalisierung im Büroalltag gibt es viele unverzichtbare Tools, wie z. B. die E-Signatur.

Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, der komplett ohne Papier auskommt. Was bedeutet das aber ganz konkret? Ganz einfach: Alle Dokumente, die Sie bisher z. B. in Aktenschränken oder auf Ihrem Schreibtisch aufbewahrt haben, sind nun digitalisiert.

Anstatt also jeden Tag mit Bergen von Papier konfrontiert zu sein, nutzen Sie digitale Lösungen, um Ihre Dokumente zu speichern, zu verwalten, zu bearbeiten und mit Ihrem Team zu teilen.

Ob Bewerbungsunterlagen, Lieferscheine, Rechnungen oder persönliche Notizen in Meetings: In einem digitalen Büro finden Sie diese Unterlagen nur noch in digitaler Form.

Ein grosser Vorteil von digitalen Lösungen wie der E-Signatur ist die Kostenersparnis (Quelle: Skribble)

Hinweis: Laut § 147 AO müssen manche Originaldokumente wie z. B. Jahresabschlüsse, Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform aufbewahrt werden, um ihre rechtliche Gültigkeit zu bewahren. Bevor Sie Ihre Dokumente also digitalisieren, sollten Sie sich mit den relevanten Gesetzestexten vertraut machen. So stellen Sie sicher, dass Ihr papierloses Büro alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Digitalisierung im Büroalltag: Vor– und Nachteile

Die Studie “Digital Office – Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen?” der Bitkom vom Mai 2023 hat ergeben, dass jedes achte Unternehmen in Deutschland bereits papierlos arbeitet. 40 % der befragten Unternehmen arbeiten dabei überwiegend papierlos, 25 % hingegen überwiegend papierbasiert.

Die Entscheidung für ein papierloses Büro sollten Sie nicht von heute auf morgen treffen. Nehmen Sie sich genügend Zeit, um die Vor- und Nachteile einer digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen abzuwägen. Was für und gegen das papierlose Büro spricht, erfahren Sie im Folgenden.

Was spricht für das digitale Büro?

Ein Arbeitsplatz ohne Papier bietet diese Vorteile:

• Kostenersparnis: Sie sparen Kosten für Druckmaterialien, Papier, Lagerung und Archivierung der Dokumente in Papierformat.
• Effizienzsteigerung: Im Gegensatz zu physischen Unterlagen sind digitale Dokumente schneller zu finden, zu bearbeiten und zu teilen. Sie und Ihre Mitarbeitenden profitieren von beschleunigten Arbeitsprozessen und arbeiten somit effizienter.
• Datensicherheit: Mit digitalen Lösungen können Sie wichtige Dokumente verschlüsseln und vor Diebstahl schützen. 
• Ressourcenschonung: Für die Papierproduktion werden jede Menge Wasser und Holz verbraucht. Wenn Sie auf Unterlagen in Papierformat verzichten, sparen Sie wertvolle Ressourcen und tragen dadurch zum Umweltschutz bei.

Unternehmen, die auf die elektronische Signatur umgestiegen sind, konnten im Jahr 2022 ganze 3,25 Millionen Blatt Papier einsparen (Quelle: Skribble)

Was spricht gegen das papierlose Büro?

Nicht alle Unternehmen setzen auf ein papierloses Büro. Die Studie “Digital Office – Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen?” hat gezeigt, welche die grössten Hürden für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind.

In jedem Fall sollten Sie alle Gründe, die gegen einen Arbeitsplatz ohne Papier sprechen, gründlich abwägen, um sicherzustellen, dass Sie davon profitieren. Diese Nachteile sind erwähnenswert:

• Langwieriger Prozess: Die Umstellung auf ein papierloses Büro kann mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden sein – je nachdem, wie viele Dokumente digitalisiert werden müssen. Ausserdem müssen digitale Lösungen und neue Workflows eingeführt werden.
• Technische Schwierigkeiten: Wenn das Internet an Ihrem Arbeitsplatz Probleme bereitet, der Strom plötzlich ausfällt oder es zu anderen technischen Gebrechen – z. B. Probleme mit dem Computer – kommt, sind Sie gezwungen, Ihre Arbeit zu pausieren.
• Produktivitätsverlust: Die Umstellung von gewohnten, papierbasierten Prozessen auf digitale Abläufe ist eine grosse Veränderung für Ihr Unternehmen. Bei manchen Mitarbeitenden kann es sein, dass sich dies negativ auf ihre Produktivität auswirkt – zumindest anfangs.

Wie kann ich ein papierloses Büro in 5 Schritten umsetzen?

Der Umstieg auf ein papierloses Büro bedeutet eine große Veränderung für jedes Unternehmen. Zudem handelt es sich um einen Prozess, der einiges an Planung, Engagement und Zeit erfordert.

Doch wie digitalisiert man ein Büro überhaupt? Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen.

Eines vorweg: Selbst wenn Sie Ihr papierloses Büro erfolgreich umgesetzt haben, kommt es höchstwahrscheinlich immer wieder zu Situationen, in denen Sie lieber auf Papier zurückgreifen würden. Die Gefahr ist also groß, dass man in alltäglichen Arbeitsprozessen in alte Gewohnheiten verfällt. Seien Sie sich diesem Risiko bewusst und bleiben Sie konsequent, indem Sie auf Papier verzichten.

Schritt 1: Papierloses Büro planen

Wenn Sie sich entschieden haben, dass Sie Ihr Unternehmen papierlos gestalten möchten, müssen Sie diese Veränderung umfassend planen. Das machen Sie, indem Sie sich einen Überblick über den derzeitigen Papierverbrauch verschaffen. Mit anderen Worten: In welchen Bereichen wird aktuell Papier verwendet?

Nachdem Sie diese Frage beantwortet haben, überlegen Sie sich, welche Dokumente digitalisiert, in physischer Form aufbewahrt und aussortiert werden müssen.

Schritt 2: Dokumente digitalisieren

Je nachdem, wie gross die Datenmenge ist, die Sie digitalisieren müssen, können Sie dies entweder selbst in die Hand nehmen oder einen eigenen Dienstleister damit beauftragen.

Scannen Sie alle Dokumente und legen Sie diese direkt im Anschluss mit einer sinnvollen Ordnerstruktur ab. So wissen Sie und Ihre Mitarbeitenden auch später noch, wo die jeweiligen Unterlagen zu finden sind.

Gut zu wissen: Um Ihre Briefpost – z. B. Rechnungen, Lieferscheine oder Buchungsbelege – zu digitalisieren, gibt es Dienstleister, die dies für Sie übernehmen. Dazu müssen Sie einen Nachsendeauftrag an den ausgewählten Dienstleister einrichten. Dieser öffnet Ihre Post und scannt die Dokumente ein. Im Anschluss erhalten Sie per E-Mail oder App eine Benachrichtigung, dass Sie Post erhalten haben. Diese können Sie nun in Ihrem digitalen Briefkasten online einsehen, bevor sie archiviert wird.

Schritt 3: Mitarbeitende sensibilisieren

Wissen Sie, welcher der Top-Grund ist, warum 55 % der europäischen Unternehmen die elektronische Signatur noch nicht in ihren Arbeitsalltag integriert haben? Mangelnde Akzeptanz. Das hat eine unserer LinkedIn-Umfragen ergeben.

Sie sehen also: Wer den Ist-Zustand infrage stellt und verändern möchte, stösst öfters auf Widerstand. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in den Umstieg auf das papierlose Büro einbinden.

Indem Sie die Vorteile des digitalen Büros betonen und Schulungen im Umgang mit digitalen Lösungen organisieren, motivieren Sie Ihr Team und bereiten es bestens auf das papierlose Büro vor.

Hinweis: Nehmen Sie die Sorgen Ihrer Mitarbeitenden hinsichtlich des Umstiegs auf das papierlose Büro ernst und versuchen Sie, diese zu entkräften.

Schritt 4: Digitale Lösungen einführen

Damit sich ein papierloses Büro erfolgreich umsetzen lässt, sind digitale Lösungen unverzichtbar. Diese Werkzeuge erleichtern Ihnen nicht nur Ihre tägliche Arbeit, sondern sie transformieren auch die Art und Weise, wie Informationen zukünftig gespeichert, geteilt und bearbeitet werden.

1) Elektronische Signatur

Die elektronisch erstellte bzw. dargestellte Unterschrift ersetzt Unterschriften mit Stift auf Papier. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist dabei die höchste Stufe, der drei E-Signatur-Standards und ist auf fast allen Dokumenten rechtsgültig. Heute können sich ganze 70 % von 228 Nutzern ihren Arbeitsalltag ohne die E-Signatur nicht mehr vorstellen.

Das ist nicht verwunderlich, da die elektronische Signatur am Arbeitsplatz doch viele Vorteile bietet: Sie bringt mehr Effizienz im Arbeitsalltag, reduziert Kosten und spart – im Vergleich zur handschriftlichen Signatur – wertvolle Zeit:

Die elektronische Signatur bietet Zeitersparnis im papierlosen Büro (Quelle: Skribble)

2) Dokumentenverwaltung

Während Sie früher sämtliche Dokumente am Arbeitsplatz in z. B. verschiedenen Ordnern verwahrt haben, sieht die Aufbewahrung im papierlosen Büro völlig anders aus. Um den Überblick zu behalten und immer zu wissen, wo welche Dokumente gespeichert sind, ist eine entsprechende Software für die Dokumentenverwaltung unverzichtbar.

Entscheiden Sie sich z. B. für Google Drive, um Dokumente zu speichern, online zu erstellen, zu bearbeiten und in Echtzeit mit anderen zu teilen. Auch Dropbox Business oder Adobe Document Cloud sind empfehlenswerte Tools für eine effiziente Dokumentenverwaltung im papierlosen Büro.

Gut zu wissen: Skribble können Sie übrigens in viele verschiedene Softwares integrieren. Skribble Integrationen sind z. B. mit OneDrive, Google Drive und SharePoint Online möglich.

3) Projektmanagement

In einem traditionellen, papierbasierten Büro ist das Projektmanagement stark von physischen Dokumenten, manuellen Arbeitsprozessen und Face-to-Face-Kommunikation geprägt.

Mit dem Übergang zu einem papierlosen Büro hat sich das Projektmanagement deutlich modernisiert. Digitale Tools und Plattformen spielen hier eine bedeutende Rolle, um die Zusammenarbeit im Team und die Arbeitseffizienz zu verbessern.

Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder JIRA bieten umfassende digitale Lösungen für das Aufgabenmanagement, die Projektplanung und die Zusammenarbeit in Teams.

4) Kommunikation

Um die Kommunikation in Ihrem papierlosen Büro zu erleichtern, sind Kommunikationstools ein unverzichtbares Werkzeug. Besonders bei Abstimmungen mit mehreren Mitarbeitenden oder dem Teilen von wichtigen Dokumenten erleichtern Kommunikationstools die täglichen Arbeitsprozesse.

Der Instant-Messaging-Dienst Slack bietet sogenannte Channels für Teams, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern. Auch Microsoft Teams ist ein effizientes Kommunikationstool im papierlosen Büro, das Chat, Videokonferenzen und Dateifreigaben kombiniert.

5) Sonstige Software

Je nach Branche sind noch weitere digitale Lösungen im papierlosen Büro unverzichtbar:

• Buchhaltungs- und Finanzsoftware, um z. B. Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und Berichte zu generieren (z. B. FreshBooks)
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM), um z. B. Kundenbeziehungen zu verwalten, Verkäufe zu steigern und Marketingkampagnen zu optimieren (z. B. Salesforce)

Schritt 5: Papierloses Büro überprüfen

Sobald Sie Ihr papierloses Büro umgesetzt haben, sollten Sie regelmässig überprüfen, wie die vorgenommenen Änderungen funktionieren. So können Sie herausfinden, inwiefern die Umstellung auf das digitale Büro zur Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und Verbesserung der Umweltbilanz beigetragen hat.

Zudem kann eine regelmässige Überprüfung Bereiche aufdecken, in denen die Umsetzung noch nicht optimal funktioniert. So können Sie entsprechende Anpassungen vornehmen und Ihr papierloses Büro fortlaufend verbessern.

Hinweis: Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die regelmässigen Überprüfungen mit ein. Schliesslich machen sich potenzielle Schwachstellen in den täglichen Arbeitsprozessen bemerkbar. Mitarbeitende können Ihnen daher aus erster Hand davon berichten.

Tipps für das papierlose Büro zuhause

Auch im Homeoffice häuft sich im Laufe der Zeit viel Papier an. Deshalb ist ein papierloses Büro zuhause ebenfalls sinnvoll.

Anfangs kann die Hürde zum Umstieg auf einen digitalen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden jedoch gross sein. Schliesslich müssen sämtliche Dokumente in Papierform erst eingescannt werden. Zudem erfordert das papierlose Büro viel Selbstdisziplin.

Damit Ihnen der Umstieg auf das Homeoffice ohne Papier trotzdem gelingt, haben wir nachfolgend ein paar Tipps für Sie zusammengestellt:

• Papierloses Büro zuhause einrichten: Stellen Sie sicher, dass Ihnen ein zuverlässiger PC oder Laptop, eine sichere Internetverbindung, ein guter Scanner und bestenfalls ein praktisches Tablet im Homeoffice zur Verfügung stehen. Falls Sie bislang einen Drucker hatten, wird es Zeit, sich davon zu verabschieden.
• Dokumente speichern: Nachdem Sie alle Ihre Dokumente gescannt haben, können Sie diese entweder lokal oder in einer Cloud (z. B. Google Drive, OneDrive) abspeichern.
• Backups erstellen: Um keinen Datenverlust zu riskieren, sollten Sie regelmässig alle Ihre Daten in der Cloud an einem separaten Speicherort ablegen (z. B. auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick).

Gut zu wissen: Falls Sie sich keinen Scanner zulegen möchten, können Sie alternativ Ihr Smartphone zum Digitalisieren Ihrer Dokumente verwenden. Inzwischen gibt es eine Reihe von ausgezeichneten Apps für das Einscannen (z. B. QuickScan für iPhones).

Papierloses Büro als Schritt in Richtung Digitalisierung

Ein papierloses Büro bietet viele Vorteile – von Kosteneinsparungen über Produktivitätssteigerung bis hin zu einer erhöhten Umweltfreundlichkeit am Arbeitsplatz. Bei der Umsetzung sind jedoch ein paar wichtige Punkte zu beachten.

Unter anderem ist die Nutzung von digitalen Tools wie elektronischen Signaturen am Arbeitsplatz ohne Papier unverzichtbar. Mit Skribble ist das digitale Unterzeichnen aller wichtiger Dokumente in Ihrem Arbeitsalltag ganz einfach möglich.

Papierloses Büro: häufige Fragen

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