So sparen KMU mit der elektronischen Signatur Zeit und Geld

In KMU dominiert Papier trotz rechtlicher Gleichstellung der elektronischen Signatur

Von der elektronischen Signatur profitieren nicht nur Grossunternehmen – auch in den meisten KMU schafft sie einen Wettbewerbsvorteil. KMU sparen viel Zeit, Geld und Platz, sobald alle Prozesse komplett digital ablaufen. Und das in allen Abteilungen, in denen der Papiertiger noch wütet – vom Ein- und Verkauf über HR bis hin zur Abwicklung interner Prozesse und der Archivierung.

Sowohl in der Schweiz wie in der EU hat das Gesetz bereits vor Jahren den Weg zur Digitalisierung der handschriftlichen Unterschrift geebnet.  Trotzdem dominiert speziell in KMU weiterhin der Papierweg: egal ob Offerten, Kauf-, Liefer- oder Arbeitsverträge. Lösungen für die elektronische Signatur gibt es zwar seit geraumer Zeit, doch scheiterten sie bisher an ungenügender Rechtsgültigkeit oder umständlicher Handhabung – Gründe, weshalb sich Papier so hartnäckig hält. 

Zukunftsweisende E-Signatur-Lösungen kommen ohne Hard- und Software aus

Schon heute gibt es Lösungen für die elektronische Signatur, die es auch KMU ermöglichen, in der Digitalisierung ihrer Prozesse die letzte Meile zu gehen. Skribble hat eine E-Signatur-Plattform geschaffen, auf der von jedem Browser und Gerät aus rechtsgültig signiert werden kann – und das ohne irgendetwas installieren oder an der internen Software-Umgebung schrauben zu müssen.
Skribble liefert für jede Art von Vertrag die rechtlich passende elektronische Signatur – auch dann, wenn das Gesetz eine handschriftliche Unterschrift verlangt. Dabei geht die Sicherheit nicht auf Kosten von Einfachheit: Jedes KMU, unabhängig von Grösse und Technologieaffinität, soll von den Vorteilen der digitalen Transformation profitieren können. Deshalb soll die elektronische Signatur auch ganz ohne IT-Wissen und -Ressourcen sicher eingesetzt werden. 

Allen Mitarbeitenden auf einmal die elektronische Signatur ermöglichen

KMU sind auf schlanke und unbürokratische Abläufe angewiesen – trotzdem wird das Einholen relevanter Unterschriften auf dem Papierweg noch immer zum zeitraubenden Ressourcen-Verschleiss. Mit der elektronischen Signatur funktioniert dasselbe schneller und zu jeder Zeit von überall her. Und ebenso einfach ist es, allen Mitarbeitenden auf einen Schlag Zugang zur digitalen Signatur zu verschaffen. Das Produkt “FES für Business” ermöglicht es, eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) auf Basis einer geprüften E-Mail-Adresse auszustellen. Auf diese Weise unterschreibt die gesamte Belegschaft vom einen Tag auf den nächsten mit einer FES – und das europaweit. 

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) für KMU ausreichend

Die FES ist für die meisten KMU-relevanten Anwendungen völlig ausreichend: mit ihr können interne Dokumente, Offerten, Kauf-, Miet- und Hypothekenverträge sowie Steuererklärungen rechtsgültig signiert werden – sogar für die meisten Arbeitsverträge genügt eine FES. Benötigen einzelne Mitarbeitende dennoch eine höhere Beweiskraft – etwa für Verträge mit Schriftlichkeitserfordernis oder hohe Compliance-Anforderungen – so steht ihnen ein Upgrade auf die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zur Verfügung. Dazu durchlaufen sie lediglich einen kurzen Identifikationsprozess, in dem sie über Video oder im persönlichen Kontakt identifiziert und für die QES freigeschaltet werden.

Mit einer zeitgenössischen Lösung für die elektronische Signatur digitalisieren KMU im Nu alle Prozesse, die bisher papierbasiert waren. Im Folgenden ein paar konkrete Beispiele aus den Bereichen HR, Einkauf und Sales:  

E-Signatur ermöglicht papierloses HR im KMU

Nach einer Änderung im Personalreglement müssen alle Arbeitsverträge neu ausgestellt und unterschrieben werden. Dank der Stapelsignatur signieren die Linienverantwortlichen mit nur einem Klick alle revidierten Arbeitsverträge auf einmal. Die HR-Verantwortliche nimmt neue Kandidaten schneller unter Vertrag und muss dem Management nie wieder wegen Unterschriften hinterherrennen – sie fordert diese direkt per E-Mail ein und bleibt dank automatischer Benachrichtigungen über den Signatur-Status jederzeit auf dem Laufenden.

Dank E-Signatur zu schnelleren Vertragsabschlüssen

Der Einkauf handelt einen Rahmenvertrag mit einem Lieferanten aus – dieser muss intern abgesegnet werden. Der Einkäufer holt alle erforderlichen internen Signaturen auf dem digitalen Weg ein – egal, ob beim zuständigen Business Owner vor Ort oder einer Tochtergesellschaft im Ausland – und schickt den unterzeichneten Vertrag per E-Mail an den Lieferanten. Auf ähnliche Weise beschleunigt die digitale Signatur den Verkaufsprozess: komplexe Offerten, die intern abgestimmt und schriftlich abgesegnet werden müssen, landen nun schneller auf dem Tisch eines potenziellen Kunden – und das kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.
Sie brauchen nicht länger zu warten – die Zukunft ist heute: digitalisieren Sie die letzten 10% aller analogen Prozesse und hieven Sie Ihr KMU ins digitale Zeitalter.

HINWEIS: Die Wahl des E-Signatur-Standards ist von geltenden Formvorschriften und internen Richtlinien abhängig und kann von den aufgeführten Beispielen abweichen. Konsultieren Sie eine Rechtsberatung für Ihren konkreten Fall.