Hybrides Arbeitsmodell an der Universität Zürich

Die Universität Zürich (UZH) passt sich erfolgreich dem Wandel zur hybriden Arbeitsweise an. Durch den Umstieg ermöglicht die Universität ihren Mitarbeitenden ein flexibleres und effizienteres Arbeiten, während wichtige Teamarbeit und Austausch weiterhin gefördert werden. Im Interview mit Roberto Mazzoni, er leitet bei der Zentralen Informatik der UZH die Abteilung Applikationen und Datenbanken und betreut mit seiner Abteilung die Nutzung von Skribble, erfahren wir, wie die UZH die Umstellung vorangetrieben hat.

Herr Mazzoni, Sie sind an der Universität Zürich tätig, einer Institution, die sowohl für ihr lebendiges Campusleben als auch für ihre Innovationskraft bekannt ist.

Wie balancieren Sie die Bedürfnisse einer Präsenzuniversität mit den Möglichkeiten der Digitalisierung, insbesondere im Hinblick auf hybrides Arbeiten?

Die Universität Zürich sieht sich als Ort der Innovation, an dem das Potenzial der Digitalisierung genutzt wird. Bei der Ausgestaltung des mobilen Arbeitens tragen wir dem Spannungsfeld zwischen den gemeinsamen Interessen und Erwartungen und der individuellen Arbeitsoptimierung Rechnung. Während ein reger Austausch unter den Forschenden auch ausserhalb des angestammten Arbeitsplatzes bereits vor der Corona-Krise unabdingbar war, konnte die Corona-Krise dank rasch zur Verfügung gestellter Werkzeuge für mobiles Arbeiten in Lehre, Forschung und Administration erfolgreich bewältigt werden. Folgerichtig ermöglicht die Universität Zürich allen Mitarbeitenden hybrides Arbeiten, soweit es die betrieblichen Bedürfnisse und die Aufgaben der Mitarbeitenden zulässt.

Können Sie uns mehr darüber erzählen, wie die Universität Zürich den Hybrid-Work-Ansatz umsetzt?

Noch im Jahr 2020 bestand ein Arbeitsplatz in der Administration der UZH vielerorts aus einem Desktop-Computer mit Bildschirm und Telefonapparat. Spätestens der erste Lockdown während der Corona-Krise hat verdeutlicht, dass eine solche Ausrüstung unflexibel ist. Die Umstellung auf mobile Geräte (Laptops) und Telefonie mit Softphone Lösungen war an der UZH 2019 in Vorbereitung und wurde durch Corona beschleunigt umgesetzt. Heute ist die Ausrüstung des persönlichen Arbeitsplatzes mit Laptop und Softphone in der Administration selbstverständlich. 

Besonders zur Digitalisierung am Arbeitsplatz beigetragen haben:

1. Umstieg auf digitale Unterschriftsprozesse: Unterschriftsberechtigte Mitarbeitende mussten zum Unterschreiben von Verträgen bis zur Einführung der E-Signatur entweder extra ins Büro fahren oder bekamen diese jeweils nach Hause geschickt. Man muss kein Experte sein, um zu sehen, dass das langfristig keine effiziente Lösung ist.
2. Einführung von MS Teams: Nicht nur rascher Austausch unter den Mitarbeitenden via Videocall, auch die schnelle Einholung von Informationen via Chat hat die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg effizienter gestalten lassen.
3. Flächendeckendes WLAN: Mobiles Arbeiten ist auch dank flächendeckendem WLAN, auf dem gesamten Campus der UZH, an allen Standorten der UZH selbstverständlich.

Wie hat die Universität Zürich das mobile Arbeiten organisiert, insbesondere angesichts der Grösse und Vielfalt der Institution?

Die Universität Zürich ist die grösste und vielfältigste Volluniversität der Schweiz mit sieben Fakultäten und über 150 Instituten. Sie strebt ein hohes Mass an Selbstverwaltung und Mitverantwortung an und unsere Leitung gründet auf den Prinzipien der Subsidiarität, der Partizipation, der Transparenz und des Interessenausgleichs. Diese Vielfalt erfordert auch für mobiles Arbeiten unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten. So sind nur die generellen Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten festgesetzt, die Ausgestaltung und die für Mitarbeitende und UZH optimalen Lösungen werden dezentral festgelegt. Mobiles Arbeiten bleibt für Mitarbeitende also freiwillig.

Welche Werkzeuge ermöglichen ein hybrides Arbeitsmodell an der UZH?

Wir haben eine Reihe von Tools, die mobiles Arbeiten unterstützen. Dazu gehören Softphone-Telefonie, ein Learning Management System zur Unterstützung der Lehre (OLAT), File Sharing Lösungen wie SWITCHdrive oder sicherer Dokumentenaustausch via SWITCHfilesender, Bereitstellung von Video-Aufzeichnungen mit SWITCHcast und vieles mehr.

Für Auftragsabwicklungen mussten wir jedoch eine neue Lösung evaluieren und pilotieren, um die aufwändige papierene Vertragsabwicklung effizienter, rechtssicherer und mobiler zu gestalten. Bei der Evaluation der Lösung hat sich Skribble durchgesetzt.

Können Sie uns mehr über die Implementierung von Skribble erzählen?

Die benutzerfreundliche, intuitive und einfach zu bedienende, browserbasierte Lösung hat dank der Einbindung mit Single-Sign-On (SSO) der UZH die Einführung enorm vereinfacht und den Support minimiert. 

Nach der erfolgreichen Pilotierung im Jahr 2020 hat die UZH 2021 den Einsatz von Skribble in allen Abteilungen ausgerollt. Alle Mitarbeitenden können unter Einhaltung der Vorgaben gemäss Finanzhandbuch der UZH seither elektronisch und somit immer und von wo sie wollen rechtsgültig signieren. Wir mussten eigentlich nur die Einsatzszenarien für die UZH abbilden. Alles andere hat Skribble übernommen.

Gab es Hürden bei der Implementierung von Skribble?

Neue Lösungen und dadurch Ablösung gewohnter Abläufe stellen immer eine Herausforderung dar. Bei der Einführung von Skribble waren sie aber überblickbar. 

Sensitiv war nur die Notwendigkeit, die mobile Telefonnummer für Vertragsunterzeichnungen preisgeben zu müssen. Transparente Information und Erläuterung, weshalb das erforderlich ist, konnten die Bedenken jedoch ausräumen. Hilfreich war sicherlich auch, dass wir für die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) mit der Swisscom einen RA Agenturvertrag angeschlossen haben und so in der Lage sind, neue Mitarbeitende der Universität Zürich Inhouse identifizieren zu können.

Und heute, 4 Jahre nach der Implementierung, liegen Papier und Stift immer noch im Schrank? 

Ha, allerdings! Wir würden die E-Signatur nicht mehr missen wollen. Das lässt sich auch an den Zahlen erkennen: 2023 hat die UZH 3’591 Dokumente elektronisch signiert und damit 25’785 Blatt Papier eingespart. Mit der E-Signatur sind wir also nicht nur mobiler, sondern auch viel nachhaltiger unterwegs.

Vielen Dank, Herr Mazzoni, für Ihre Einblicke in die Arbeitsweise der Universität Zürich und die Rolle von Hybrid Work. 

Über Roberto Mazzoni

Roberto Mazzoni ist in Davos aufgewachsen und hat an der Universität Zürich und ETH Zürich Geografie und Atmosphärenphysik studiert. Er leitet bei der Zentralen Informatik der UZH die Abteilung Applikationen und Datenbanken. Als Webmaster der UZH hat er an der ersten WWW Konferenz am CERN in Genf („La Republica“ bezeichnete diese in einem Artikel als „Woodstock del world wide web“) teilgenommen und war u.a. Projektleiter für die Einführung des Open Access Repositories der UZH (ZORA) und der Einführung einer Groupware Lösung. Nach der Pilotierung von Skribble unter Leitung von Michel Bucher ist er mit seiner Abteilung Service Owner für Skribble an der UZH. Er ist IBM Lifetime Champion und HCL Lifetime Ambassador.