So signiert die Flensburger Arbeiter-Bauverein eG (FAB) Mietverträge effizienter denn je

Schluss mit langwierigen und ineffizienten Signaturprozessen: Seit der Einführung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) von Skribble ist die Unterzeichnung von Mietverträgen der Flensburger Arbeiter-Bauverein eG (FAB) innerhalb weniger Minuten erledigt. Davor dauerte dieser Prozess mehrere Tage. Die FAB ist vom Potenzial der benutzerfreundlichen E-Signatur in der Wohnungswirtschaft überzeugt.

Wie FAB zu Skribble fand

Weg von Medienbrüchen und hin zu komplett digitalisierten Prozessen

Die Flensburger Arbeiter-Bauverein eG (FAB) mit Sitz in der deutschen Stadt Flensburg führt bereits seit Jahren kein Papierarchiv mehr und archiviert Mietverträge elektronisch. Damit war die FAB vielen europäischen Wohnbaugenossenschaften einen Schritt voraus. Verträge auszudrucken, zu unterschreiben und anschließend einzuscannen, um sie elektronisch abzulegen, war jedoch zeitaufwändig.      

Im Durchschnitt dauerte es mehrere Tage, bis die FAB-Mitarbeitenden einen unterschriebenen Mietvertrag archivieren konnten. Das Team um den FAB-Prokuristen Ulf Momsen hatte deshalb schon länger vor, auf die E-Signatur umzustellen und dadurch den Signaturprozess effizienter zu gestalten.

Insider-Tipp: Durch effizientere Prozesse und geringere Direktkosten senken Sie Ihre Ausgaben mit E-Signing um 90% oder 34 EUR pro Vertrag. Der Return on Investment beginnt direkt mit der 1. Signatur.

Ulf Momsen und sein Team erkannten die Vorteile von E-Signaturen früh und suchten «nur noch» nach einem starken Partner für die Umsetzung. Mit dem bei der FAB eingesetzten ERP-Software (kurz für: Enterprise-Resource-Planning) gab es noch keinen Lösungsansatz für diesen Bereich. Darum war man auf der Suche nach einer externen Lösung zur schnellen und unkomplizierten Realisierung des E-Signatur-Projektes.

Von einer E-Signatur-Lösung erwartete das FAB-Team, dass sie…     

• benutzerfreundlich ist, damit Mitarbeitende sie ohne grosse Vorkenntnisse oder Einarbeitungsphase nutzen können.
• das Signieren mit Externen vereinfacht und damit den Zeitaufwand für die Mieter senkt.
• innert kürzester Zeit implementiert werden kann.
• die hohen Datenschutzstandards der FAB erfüllt.

Wie FAB die E-Signatur einsetzt

Die E-Signatur-Lösung von Skribble war innert Kürze startklar. Nach dem Kennenlern-Meeting mit einem von Skribble's E-Signatur-Experten und der kostenlosen Testphase beschloss die FAB die Einführung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) für Mietverträge. FAB-Mitarbeitende konnten ganz ohne Einarbeitungsphase direkt loslegen.

Aktuell nutzen acht FAB-Mitarbeitende die FES von Skribble. Aufgrund der großen Beliebtheit der E-Signaturen und auch durch die Abwicklung anderer Unternehmensprozesse mit der elektronischen Signatur erreichten sie die in ihrem Paket enthaltenen 600 Unterschriften bereits im Herbst 2022 statt zum Jahresende. Die Konsequenz daraus: «Nächstes Jahr lassen wir uns ein grösseres Signaturpaket schnüren.»

4 von 5 Mietverträge werden mit FES von Skribble signiert

Mit der FES von Skribble ist das Unterzeichnen von Mietverträgen innerhalb von Minuten erledigt. Neben den FAB-Mitarbeitenden kommt diese Effizienzsteigerung auch den Mietern zugute. Ein Großteil der Mieter profitiert von der Möglichkeit, Mietverträge elektronisch und – damit einfacher und schneller – zu signieren.

Der FAB-Prokurist verfolgt die Entwicklung von Skribble aufmerksam mit, da laufend neue Funktionen hinzukommen. Für Ulf Momsen bedeutet Innovation, Neues auszuprobieren.

Mit der offenen Einstellung und der Partnerschaft mit Skribble konnten die FAB und das Team um Ulf Momsen …

• den Signaturprozess von Mietverträgen signifikant vereinfachen.
• die Digitalisierung vorantreiben.
• bereits 600-mal den Umweg über Drucker, Papier und Post vermeiden.
• eine Vorreiterrolle in der Immobilienbranche einnehmen.

FAB x Skribble: Nächste Schritte

E-Signatur als wichtiger Meilenstein der Digitalisierung

Auch andere Marktteilnehmende der Immobilienbranche scheinen sich nicht mehr mit Medienbrüchen und teilweise digitalisierten Prozessen herumschlagen zu wollen: So erhielt Ulf Momsen nicht nur FAB-intern, sondern auch von anderen Baugenossenschaften und Immobilienfirmen Anfragen bezüglich der E-Signatur.      

Viele Unternehmen waren beeindruckt, wie schnell der FAB das Signieren von Mietverträgen komplett digitalisieren konnte. Ulf Momsen ist überzeugt, dass die Wohnungswirtschaft von der weiteren Verbreitung von E-Signaturen profitieren könnte. 

Über Ulf Momsen

Ulf Momsen ist Prokurist und diplomierter Immobilienwirt bei der Flensburger Arbeiter-Bauverein eG (FAB) und unter anderem auch mit der IT betraut. Ulf Momsen möchte bei der FAB das Potenzial der Digitalisierung vermehrt ausschöpfen und so Prozesse verschlanken. Die erfolgreiche Einführung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur von Skribble zur einfacheren und schnelleren Signierung von Mietverträgen ist dabei ein wichtiger Meilenstein.

Ulf Momsen, Prokurist bei der FAB

Über die Flensburger Arbeiter-Bauverein eG (FAB)

Die Flensburger Arbeiter-Bauverein eG (FAB) mit Sitz in der deutschen Stadt Flensburg ist eine 1878 gegründete Wohnbaugenossenschaft mit rund 3800 Mitgliedern. Aktuell verwaltet der FAB gut 2500 eigene Wohnungen und hat über 2500 Wohnungen in Fremdverwaltung.