Skribble
Faktoren einer erfolgreichen Digitalisierung: elektronische Signaturen als Beispiel
Die digitale Transformation ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Geschäftslebens. Sie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, und bietet zahlreiche Vorteile, von Kosteneinsparungen bis hin zu erhöhter Effizienz. Aber was muss gegeben sein, damit die Einführung eines digitalen Prozesses erfolgreich ist? Ein hervorragendes Beispiel einer erfolgreichen digitalen Transformation ist die Einführung rechtsgültiger elektronischer Signaturen. Diese Technologie ermöglicht es, Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken, den Komfort zu erhöhen und dabei sogar noch bei der Einfachheit zu punkten.
4 Schlüsselbereiche der Digitalisierung
Um die Digitalisierung eines Prozesses erfolgreich zu gestalten, müssen mehrere Aspekte verbessert werden: Kosten, Geschwindigkeit, Komfort und Einfachheit. Elektronische Signaturen bieten hier ein praktisches Beispiel, wie eine optimale Digitalisierung in all diesen Bereichen Vorteile bringen kann.
1 – Kostenreduktion
Einer der offensichtlichsten Vorteile der Digitalisierung ist die Reduktion von Kosten. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen.
- Wegfall von Papierkosten: Papier, Drucker und Toner, Scanner sowie physische Archivierung gehören der Vergangenheit an.
- Keine Versandkosten: Da Dokumente digital verschickt werden, entfallen Porto- und Kurierkosten.
- Minimierung administrativer Aufwände: Die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten sowie das Einholen der Signaturen werden durch vollständig digitale Prozesse effizienter gestaltet.
Bruno Studer, SBB Infrastruktur, PGV Super UserBei herkömmlichen Kosten von zwischen hunderten bis zu mehreren tausend Franken je Dossier ist es für die SBB auch monetär interessant, auf digitale Verfahren umzusteigen und die Anzahl der Papierdossiers zu reduzieren.
SBB-Mitarbeitende nutzen die E-Signatur von Skribble tausende Mal pro Monat.
2 – Erhöhte Geschwindigkeit
Digitale Prozesse beschleunigen den Workflow erheblich. Elektronische Signaturen tragen massgeblich dazu bei, da sie die Zeit verkürzen, die für die Zustellung, die Unterzeichnung und den Rückversand von Dokumenten benötigt wird.
- Sofortige Übermittlung: Dokumente können in Echtzeit übermittelt und unterzeichnet werden, ohne auf den Postweg angewiesen zu sein.
- Automatisierte Prozesse: Durch die Integration in bestehende Softwarelösungen können Dokumente automatisch versendet und nach Unterzeichnung archiviert werden.
Martin Frei, Chief Digital Officer von VERIT ImmobilienWas vorher Tage dauerte, ist heute in Minuten erledigt – auch, wenn drei, vier oder mehr Parteien unterschreiben.
3 – Verbesserter Komfort
Damit die Digitalisierung eine hohe Akzeptanz erreicht und somit auch genutzt wird, muss der digitale Prozess einen hohen Komfort für alle Beteiligten bieten. Elektronische Signaturen sind hier ein Paradebeispiel, wie digitale Lösungen das Leben erleichtern.
- Zeit- und Ortsunabhängigkeit: Dokumente können jederzeit und von überall auf der Welt unterzeichnet werden, solange ein Internetzugang besteht.
- Keine Medienbrüche: Prozesse können voll digital bleiben und müssen nicht mehr wegen einer Unterschrift auf den Papierweg ausweichen.
- Verringerter Aufwand: Kein Toner Nachbestellen, kein Papierstau, kein Scannen und kein Gang zum Briefkasten oder zur Poststelle.
Sarah Jackson, Country HR & Administration Manager easyJetDank Skribble können mein Team und ich nun Unterschriften anfordern, unterschreiben lassen und erhalten – egal wo sich der Unterzeichnende gerade befindet.
4 – Einfache Anwendung
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Digitalisierung ist die Einfachheit der Anwendung. Moderne elektronische Signatur-Tools wie Skribble sind intuitiv und unkompliziert, was die Akzeptanz und Nutzung durch die Benutzer fördert.
- Intuitive Benutzeroberflächen: Gute Tools für elektronische Signaturen bieten benutzerfreundliche Oberflächen, einfache Prozesse und klare Anweisungen.
- Integration in bestehende Systeme: Wenn das elektronische Signatur-Tool eine API bietet, kann es nahtlos in bestehende Geschäftsanwendungen integriert werden, was die Handhabung erleichtert.
- Webbasierte Tools: Viele elektronische Signaturlösungen sind heutzutage webbasiert. Somit können Sie von jedem Gerät aus – unabhängig ob Desktop, Laptop oder Mobiltelefon – genutzt werden, welches einen Webbrowser hat.
Markus Schneider, Vice President Purchasing bei SEG AutomotiveWir haben den Mitarbeitenden eine Schulung angeboten – dank der intuitiven Nutzung von Skribble ist eine detaillierte Einführung aber gar nicht notwendig und User erkennen den Mehrwert sofort.
SEG Automotive im Interview
Faktoren einer erfolgreichen Digitalisierung – Fazit
Damit die Einführung eines digitalen Prozesses erfolgreich und nachhaltig ist, muss dieser von allen Beteiligten verstanden, akzeptiert und eingesetzt werden. Die Chancen hierfür stehen am besten, wenn der Prozess Verbesserungen in vier Schlüsselbereichen bietet: Kosten, Geschwindigkeit, Komfort und Einfachheit. Die ersten beiden Bereiche sind dabei meist die ursprünglichen Treiber, warum ein Prozess digitalisiert wird. Wenn dabei aber die beiden letzteren Punkte ausser Acht gelassen werden, ist die Akzeptanz und damit der Einsatz des digitale Prozesses gefährdet.
Rechtsgültige elektronische Signaturen sind ein Paradebeispiel dafür, wie eine Technologie gleichzeitig in allen vier Bereichen starke Verbesserungen gegenüber ihrem nicht-digitalen Pendant aufweist, wenn das eingesetzte Tool einen starken Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit setzt.
Über den Autor: Roni Oeschger
Roni Oeschger ist Mitgründer und CEO von Skribble. Er hat seine erste Firma im Jahr 1998, mit 16 Jahren, gegründet und schloss 9 Jahre später seinen Master in Computer Science an der ETH Zürich ab. In der Freizeit findet man ihn in den Bergen beim Mountainbiken oder Freeriden oder daheim beim Lesen von Büchern oder Zusammenbauen von Lego-Star-Wars-Modellen.
