Skribble
easyJet Switzerland digitalisiert den Prozess für das Einholen von monatlich 900 Unterschriften in nur 10 Tagen
easyJet Switzerland sah sich mit der enormen Herausforderung konfrontiert, in kürzester Zeit mehr als 900 Unterschriften von Piloten und Kabinenpersonal einzuholen. Zusammen mit dox42 und Skribble gelang es, den manuellen Unterschriftsprozess in eine digitale und automatisierte Lösung umzusetzen.
Covid-19 stellt seit dem Frühjahr 2020 viele Fluggesellschaften vor grosse Herausforderungen. Ganze Flotten blieben wochenlang am Boden. Glücklicherweise gibt es in der Schweiz das System der Kurzarbeit, das Unternehmen, die einen vorübergehenden Rückgang ihrer Produktivität verzeichnen, finanziell unterstützt.
easyJet Switzerland nahm dieses Kurzarbeits-Programm in Anspruch. Dabei profitierte die Fluggesellschaft vom vereinfachten Verfahren, das die Schweizer Regierung bis Juli 2020 zuliess und ein unkompliziertes Beantragen ermöglichte.
Unregelmässige Arbeitsstunden des fliegenden Personals erschwert manuellen Unterschriftsprozess
Die Herausforderung für easyJet kam im Juli, als die Behörden ankündigten, dass aufgrund zurückgehender Ansprüche ab August wieder das normale Verfahren eingeführt würde.
Dafür muss jeder Mitarbeitende die geleisteten Arbeitsstunden schriftlich bestätigen und unterzeichnen, bevor das Unternehmen den Antrag auf Kurzarbeit stellen kann. Keine einfache Aufgabe für eine Airline wie easyJet, wo Piloten und Kabinenpersonal sehr unregelmässig arbeiten.
Umso wichtiger war es daher, eine einfache, effiziente und handhabbare Lösung zur Validierung der Arbeitsstunden zu finden. Doch wie das innerhalb so kurzer Zeit auf die Beine stellen?
Im Webinar mit easyJet, Dox42 und Skribble mehr zur Erfolgsgeschichte.
easyJet HR mit Skribble bereits vertraut
Das HR von easyJet Switzerland signiert bereits seit 2019 mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) von Skribble. Damit war die Fluggesellschaft einer der ersten Grosskunden im HR-Bereich, wie unser bestehender Use Case mit easyJet Switzerland beschreibt. Bisher war das E-Signing allerdings auf 4 für QES befähigte Mitarbeitende limitiert.
Folgende Frage lag also auf der Hand: Kann die elektronische Signatur von Skribble auf alle Mitarbeitende ausgeweitet werden, ohne über 900 zusätzliche Konten anlegen zu müssen?
Mitarbeitende signieren ohne Skribble-Konto
Die Antwort ist: Ja. Skribble bietet die Möglichkeit, dass auch Externe ohne Konto problemlos mit einer einfachen (EES) oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) unterschreiben können.
Die Herausforderung für easyJet war es also, rund 900 individuelle Dokumente mit unterschiedlichen, personalisierten Informationen hochzuladen und direkt an die Mitarbeitenden zu verschicken.
Hier kommt das Automatisierungs-Tool dox42 ins Spiel: Die HR-Abteilung speist die Daten der Mitarbeitenden wie Pensum und geleistete Arbeitsstunden einfach über eine Excel-Datei in dox42 ein.
Das Tool generiert daraus 900 personalisierte Dokumente, die dann direkt an die entsprechenden Mitarbeitenden zum Signieren verschickt werden.
Sarah Jackson, Country HR Manager, easyJet SwitzerlandDie gesamte Umsetzung, von der Idee bis hin zur Erstellung und dem Versand der 900 personalisierten Dokumente, fand in lediglich 10 Tagen statt. Die Zusammenarbeit mit Skribble und dox42 war schnell und vorausschauend und bot uns eine einfache, effiziente und effektive Lösung.
Einbindung von Skribble in dox42 ermöglicht automatisierten Prozess
Durch eine Verknüpfung von Dox42 mit der E-Signing-Plattform von Skribble können diese individuell ausgestellten Dokumente von den Mitarbeitenden direkt signiert werden. easyJet verwendet hierfür die einfache elektronische Signatur, für die Mitarbeitende kein Konto erstellen müssen.
Die Mitarbeitenden validieren ihre Stunden und unterschreiben ihre Dokumente direkt auf dem Smartphone oder via Browser über den Link, der ihnen von Skribble zugeschickt wird. Das Dokument geht dann in das Skribble-Konto von easyJet, wo es am Ende des Prozesses von HR abgeholt werden kann.
Über dox42
Die Software-Firma aus Österreich generiert automatisierte und individualisierte Dokumente mithilfe von Daten, die aus einer Quelle wie Excel eingespeist werden. So können Sie beispielsweise standardisierte Verträge oder Berichte für eine Vielzahl von Personen automatisiert ausgestellt werden.
