Eine Unterschrift ist schnell gemacht, doch manchmal reicht das nicht. Wenn es um Grundstücke, Unternehmensgründungen oder behördliche Anträge geht, reicht eine einfache Unterschrift oft nicht aus. In diesen Fällen verlangt das Gesetz oder eine zuständige Stelle den Nachweis, dass die Unterschrift tatsächlich von Ihnen stammt – dies erfolgt durch eine offizielle Beglaubigung. Wie das geht und wann das nötig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wir erklären verständlich, was eine beglaubigte Unterschrift ist, wie sie sich von der Beurkundung unterscheidet und welche Alternativen es gibt. Dabei zeigen wir auch, wann Sie mit unserer E-Signatur Zeit sparen können, ohne auf Sicherheit oder Rechtsgültigkeit zu verzichten. Denn wir decken alle gesetzlich anerkannten Signatur-Standards gemäss ZertES ab.
Bei einer beglaubigten Unterschrift bestätigt eine befugte Stelle, dass eine Person das Dokument wirklich selbst unterschrieben hat. Der Inhalt des Schriftstücks ist dabei irrelevant. Die Prüfung bezieht sich allein auf die Unterschrift. Oft ist diese Bestätigung wichtig, damit Behörden oder andere Empfänger sicher sein können, dass niemand den Namen einer anderen Person verwendet.
Vor allem bei Vollmachten oder Eintragungen in offizielle Register verhindert eine solche Beglaubigung Manipulation. Die rechtlichen Grundlagen für Beglaubigungen sind kantonal geregelt und finden sich in den jeweiligen Notariats- oder Beglaubigungsgesetzen der Kantone.
Wichtige Punkte bei einer beglaubigten Unterschrift
Eine beglaubigte Unterschrift wird immer dann verlangt, wenn der Gesetzgeber oder eine amtliche Stelle sicherstellen möchte, dass niemand die Unterschrift einer anderen Person verwendet. Typische Beispiele sind Vollmachten (etwa für Behörden oder Banken), Anträge beim Handelsregister oder Grundstücksangelegenheiten. In diesen Fällen reicht eine einfache Unterschrift nicht aus, weil die Echtheit eindeutig belegt sein muss.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Beglaubigung und Beurkundung. Bei der Beglaubigung prüft eine befugte Instanz nur die Identität der Person, die unterschreibt. Sie bestätigt also, dass diese Person tatsächlich eigenhändig unterschrieben hat. Der Inhalt des Dokuments bleibt dabei unberührt. Bei einer Beurkundung hingegen wird das gesamte Schriftstück überprüft und rechtlich in Form gebracht, was vor allem bei Kaufverträgen von Immobilien oder Grundpfandrechten sehr wichtig ist.
Manche Vorgänge schreiben ausdrücklich eine beglaubigte Unterschrift vor, wohingegen in anderen Fällen eine einfache Signatur ausreicht. Wer unsicher ist, ob eine Beglaubigung Pflicht ist, sollte im Vorfeld bei der zuständigen Behörde oder einem Notariat nachfragen.
Häufige Fälle für eine beglaubigte Unterschrift
Für eine beglaubigte Unterschrift gibt es verschiedene öffentliche Stellen, die darauf spezialisiert sind. Meist müssen Sie persönlich erscheinen und Ihren Personalausweis oder Reisepass vorlegen. Die zuständige Stelle prüft Ihre Identität anhand eines gültigen Ausweises und bestätigt, dass Sie die Unterschrift im Beisein geleistet oder als Ihre eigene anerkannt haben.
Mögliche Anlaufstellen:
Achten Sie stets darauf, welche Behörde für Ihr Anliegen zuständig ist. Nicht jede Stelle darf jede Art von Dokument beglaubigen. Im Zweifel sollten Sie sich vorab telefonisch oder per E-Mail vergewissern, dass der geplante Ort die gewünschte Beglaubigung tatsächlich durchführen kann.
Zunächst sollten Sie einen Termin mit der zuständigen Stelle vereinbaren, damit keine langen Wartezeiten entstehen. In der Regel benötigen Sie Ihren Ausweis (Pass oder Identitätskarte) sowie das Dokument, auf dem Ihre Unterschrift beglaubigt werden soll. Achten Sie darauf, dass diese Unterlagen griffbereit sind, um Verzögerungen zu vermeiden.
Bei Ihrem Termin müssen Sie persönlich erscheinen. In vielen Fällen unterschreiben Sie direkt vor Ort im Beisein einer befugten Person – zum Beispiel einer Beamtin, einem Beamten oder einem Notar. Alternativ können Sie eine bereits geleistete Unterschrift als Ihre eigene anerkennen. Die prüfende Stelle gleicht daraufhin Ihre Identität ab und bestätigt, dass die Unterschrift von Ihnen stammt.
Nachdem alles überprüft wurde, erhalten Sie einen Beglaubigungsvermerk. Darin stehen unter anderem Ort und Datum sowie das Siegel oder die Unterschrift der zuständigen Stelle. Dieses Vermerkfeld wird meist ans Dokument angefügt oder daraufgestempelt. So lässt sich später eindeutig nachweisen, wann und wo die Beglaubigung stattgefunden hat.
Unsere Tipps:
Mit diesem Vorgehen haben Sie Ihre Unterschrift amtlich bestätigen lassen. Das Dokument ist nun mit einem rechtswirksamen Nachweis versehen, der belegt, dass tatsächlich Sie unterschrieben haben.
Die Kosten für eine Unterschriftsbeglaubigung können je nach Anbieter und Art der Beglaubigung variieren. In der Regel müssen Sie mit folgenden Kosten rechnen:
Es ist wichtig, auch Zusatzkosten zu beachten, die oft nicht direkt in der Gebühr enthalten sind. Dazu gehören beispielsweise:
Die Beglaubigung der Unterschrift im Sinne einer notariellen Bestätigung lässt sich auch online durchführen. Hier muss aber ebenfalls ein Identitätsnachweis, beispielsweise per Video-Prüfung erfolgen. Ohne Identitätsprüfung kann eine Unterschrift nicht beglaubigt werden.
Auch eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ersetzt eine öffentliche Beurkundung oder gesetzlich vorgeschriebene Unterschriftsbeglaubigung nicht, wenn diese ausdrücklich in Papierform durch eine Urkundsperson verlangt wird. Eine Urkundsperson – etwa eine Notarin, ein Notar oder eine befugte Verwaltungsstelle – muss persönlich bestätigen, dass Sie die Unterschrift eigenhändig geleistet oder als Ihre eigene anerkannt haben.
Trotzdem bleiben viele Unterlagen, die Sie bequem online unterschreiben können. Das betrifft vor allem Schriftstücke, die keine öffentliche Beglaubigung verlangen. Dort hilft die elektronische Signatur, weil sie Zeit und Papier einspart. Wir decken mit unserer Plattform alles ab: von einfachen bis hin zu qualifizierten elektronischen Signaturen. So behalten Sie maximale Sicherheit, ohne jedes Mal zum Amt oder ins Notariat zu gehen.
Bitte beachten Sie: Ob eine Beglaubigung vorgeschrieben ist, ergibt sich aus den jeweils geltenden Vorschriften oder Vertragsbedingungen. Falls Sie unsicher sind, fragen Sie am besten bei den zuständigen Stellen nach.
Wenn Ihre Unterlagen keine notarielle Bestätigung brauchen, können Sie sie mit unserer E-Signatur unterschreiben. Auf diese Weise lassen sich viele Verträge sicher und rechtlich anerkannt unterzeichnen.
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Ob eine beglaubigte Unterschrift oder eine E-Signatur passend ist, hängt vom Dokument und den gesetzlichen Vorgaben ab. Für rechtlich besonders geschützte Vorgänge – etwa bei Einträgen ins Grundbuch oder im Handelsregister – ist eine Unterschriftsbeglaubigung oder in bestimmten Fällen eine öffentliche Beurkundung durch eine Urkundsperson gesetzlich vorgeschrieben. Diese kann nicht durch eine digitale Signatur ersetzt werden, auch nicht mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur.
Anders sieht es bei vielen alltäglichen Vereinbarungen und Verträgen aus. Hier gilt oft Formfreiheit. Das bedeutet: Sie dürfen diese Dokumente auch elektronisch unterzeichnen. Mit einer E-Signatur sparen Sie sich Wege, Wartezeiten und Papierkram – und sind trotzdem auf der sicheren Seite. Die Auswahl des passenden Signatur-Standards – einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – hängt davon ab, wie hoch das rechtliche Risiko des Dokuments ist.
Wir bieten alle Signatur-Standards auf einer Plattform. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihre Unterschrift zur jeweiligen Form passt – und zwar ohne Medienbrüche oder zusätzliche Software.
Fast alle Dokumente, bei denen keine notarielle Beglaubigung vorgeschrieben ist, können online unterschrieben werden. Dazu zählen unter anderem Verträge, interne Freigaben oder Vollmachten – wir unterstützen Sie dabei mit allen gesetzlich anerkannten Signatur-Standards.
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